浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1浙江盛达铁塔有限公司简介.................................................错误!未定义书签。

2浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购管理现状、所存在问题及产生原因分析

.................................................................................................................................1

2.1管理现状......................................................................错误!未定义书签。

2.2存在问题分析..............................................................错误!未定义书签。

2.2.1采购管理模式和机制不健全...........................................................2

2.2.2采购管理与财务对接不准确...........................................................2

2.2.3仓库管理人员管理能力不足...........................................................1

2.3问题产生原因分析......................................................................................1

2.3.1采购计划合理性不够........................................错误!未定义书签。

2.3.2采购管理与财务对接存在矛盾.......................................................3

2.3.3办公用品领取制度不完善...............................................................3

3浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计.........................3

3.1问题解决方案..............................................................................................3

3.1.1完善采购管理机制...........................................................................3

3.1.2提高业务财务融合...........................................................................3

3.1.3加强采购监督管理...........................................................................4

3.2业财融合流程设计......................................................................................4

3.2.1流程表设计.......................................................................................4

3.2.2流程图设计.......................................................................................5

3.3相关财务核算..............................................................................................6

3.3.1在采购和验收入库方面...................................................................6

3.3.2在办公用品管理方面.......................................................................6

4结束语.....................................................................................................................7

参考资料.......................................................................................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购业务财务

融合流程设计

1浙江盛达铁塔有限公司简介

浙江盛达铁塔有限公司成立于1978年，是中国电气设备集团有限公司下属宏

盛华源铁塔股份集团有限公司的重要组成，是一家以金属制品业为主的企业。在

管理方面，“浙江盛达”引入了零缺陷管理、5S管理等新的管理方法，提升了企业

整体档次。它率先在业内通过了ISO9001、ISO14001、OHSAS18001管理体系认证，

是中国首批开展1000千伏特高压试验铁塔、钢构架，以及新能源配置制造的企业

之一。公司以做精品质赢市场、做强管理促发展为企业精神。它的产品远销美国、

英国等75个国家和地区，广受好评。

2浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购管理现状、所存在问题及

产生原因分析

2.1管理现状

浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购主要由采购部负责。需要采购的用品有

办公设备及材料（打印机、复印机、圆珠笔、文件夹、办公簿等）、日用品（生

活用纸、一次性用品、咖啡等）。公司主要负责铁塔建设、维护与运营，办公用

品以线下采购为主。在公司办公用品的实施过程中，很多员工不关心办公用品的

具体使用情况，加上用品领取制度不完善、采购机制不健全，导致其存在浪费现

象。

2.2存在问题分析

虽然浙江盛达铁塔有限公司在采购方面有制定相应的计划，但由于计划不够

严谨，在这个过程中存在问题较多，会对公司利益造成一定的损失。

2.2.1采购管理模式和机制不健全

公司采购部门会根据使用部门的要求进行采购，主要是缺什么就买什么，没

有统一的安排。有时候甚至因为要急用安排采购人员临时去市场采购，容易

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影响后续发展。其次，供应商通常为固定的一两个，由于合同或者某些条件的

束缚，有时发生了不可预见的情况也不能从其他供应商处采购。采购管理模式

落后，信息化低，采购负责人对采购重视程度不够，随意性较大，任由操作人

员按照自己的想法实施。从采购决策到采购实施，各个环节采取逐级审批，不

能很好的利用互联网办公来提高审批效率，造成手续繁琐，效率低下。

2.2.2采购管理与财务对接不准确

在浙江盛达铁塔有限公司中采购部门占据了重要位置。虽然各部门职责相

对独立，但采购作为企业价值链中重要的业务环节，与财务管理密不可分。在

制定采购计划时，财务部门会对要购买的办公用品进行价值预估，给予相应的

货币，在采购回来后进行实报实销。而采购这部分人往往经不起诱惑，在报销

时谎报价格，从中贪污，导致公司流出资金增多，侵害了公司利益。

2.2.3仓库管理人员管理能力不足

公司仓库管理人员招聘的是40周岁以上的劳动力，他们没有经过专业的培

训，知识储备不够，无法更好的控制和管理仓库，很容易出现入库和出库数目

不对等、库存统计错误等问题。公司在仓库管理方面的用人关系上任人唯亲的

现象比较普遍，他们对物品认知不够，不能够准确识别产品规格，很容易把产

品弄混，导致出库困难。更多的是仓库管理人员在个人素质方面有所欠缺，总

有人不能认真工作，为自己的懒惰找借口，影响管理工作的效率。

2.3问题产生原因分析

2.3.1采购计划合理性不够

降低采购成本是企业采购管理的目标之一。要做到这一点，就必须保证采

购计划有充分的合理性和必要性，减少不必要的采购支出。公司没有明确的采

购计划，没有提前对采购需求进行分析，在对供应商的选择上随意性很大。公

司内部之间缺乏有效沟通，看似每个人都忙忙碌碌，实则有些人根本不知道自

己在忙什么。同时采购部门没有做详细的市场调查，缺乏了解。其次公司主要

是线下采购，没有对比性，容易投大钱赢小利。

2.3.2采购管理与财务对接存在矛盾

公司某些员工滥用职权，在采购发票或者出差报销上动手脚。由于财务监

管人员监管力度不够，有的员工甚至伙同作案，中饱私囊。财务是监督和控制

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采购的，只有规范采购行为，加强财务监督，才可以实现采购管理和财务的有

效对接。同时采购和仓库也是一条连接线，仓管人员认知能力、掌握技术、领

导能力的不足也很容易导致仓库管理混乱，影响公司资产的确定性，从而导致

公司利润不准确。所以要严格把控仓管人员的招聘以及后续的技能培训。

2.3.3办公用品领取制度不完善

浙江盛达铁塔有限公司设置的固定办公用品领取点范围较大。有些员工连

申领都不用就直接拿取，很容易导致办公用品出入库产生差错。某些耐用的办

公用品（计算器、订书机、文件夹、剪刀等）在原则上不再增补，这就导致有

些员工多领，而其他员工急用时去领却没有了，物品消耗过快造成不必要浪费。

3浙江盛达铁塔有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

3.1问题解决方案

3.1.1完善采购管理机制

采购管理体制的完善是采购管理工作有效进行的重要保证。公司需要制定

完善的采购制度，明确每个部门的职责，加强部门之间的有效沟通，同时员工

则需要树立科学的采购管理理念，坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则。

其次，可以将采购计划分为集中采购和分散采购，集中采购重要急用的大型物

件，分散采购小型物件，采购物件时综合考虑质量价格，采取择优的方法，利

于降低采购成本。制定采购计划前需确认数目，减少成本的浪费。优化办公用

品领取制度，定期清点，及时采购，同时做好账目登记，避免出现账实不符的

情况。规范采购工作可以保障办公用品的持续供应并利于合理利用资源。

3.1.2提高业务财务融合

公司可以建立业财融合工作机制，由财务部门和业务部门共同带领，在制

定好采购计划后，可以安排相应的财务人员与采购人员一起外出采购，安排专

员记录当天所做事情，确保采购的透明性，回去后采购人员则凭借发票向出纳

报销。业务工作和财务工作要相互配合，资源配置共享，相互支持。这一方法

有效的提高了财务管理水平，便于财务人员直接有效地管理采购工作，提高了

采购与财务的融合度，将公司的价值最大化，利于公司长久健康的发展。

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3.1.3加强采购监督管理

采购价格的高低要以质量为前提去谈，质的定性与控制需要人去抓。在采

购的每一个环节实施奖惩机制，对认真负责的员工给予一定的奖励（如：200-400

元、粮食、坚果等），如果有人积极举报消极怠工或者暗箱操作的员工也可以获

得如上的奖励，而对于犯错误的员工则给予扣钱通报处理。同时可以设立一个

监察组，大概四五个人，对市面上能查到的东西行情质量做了解证实，这可以

扼杀很多大的问题的漏洞。另外，采购员要对采购工作有记录，要经常总结汇

报和分析，监察组要定期检查。这些措施提高了采购效率，加强了对采购监督

的管理。

3.2业财融合流程设计

3.2.1流程表设计

表1办公用品采购业务财务流程设计表

序号工作流程负责人工作内容

根据实际需要填写采购申请单并

1填写采购申请单采购专员

交给采购部

2审核采购申请单采购部主管批准并提交给财务部

3审核采购申请单财务部主管审核无误后批准并交给总经理

4审核采购申请单总经理批准采购申请单

选择供应商并签采购部主管采购主管签字，采购专员检查办

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订采购合同采购专员公用品是否无误

审核采购发票

6财务会计审核采购发票并填写付款申请单

填写付款申请单

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7审核付款申请单总经理审核付款申请单合理性并签字

8付款出纳根据发票和付款申请单付款

9登记入库总经理审核入库单并签字

根据归纳的原始凭证编制记账凭

10编制记账凭证财务会计

证

11审核记账凭证财务部审核记账凭证的准确性和合理性

编制明细账、日编制明细账、日记账、财务报表

12费用会计

记账、财务报表并总结

3.2.2流程图设计

采购专员填写采采购部主管审核财务部主管审核

购申请单采购申请单采购申请单

采购专员检查办采购部主管签订总经理审核采购

公用品采购合同申请单

总经理审核付款

财务会计审核采财务会计填写付

申请单

购发票款申请单

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财务会计编辑会出纳付款

总经理审核入库

计凭证

单

财务部审核会费用会计做账、

计凭证做报表

图1办公用品采购业务财务流程设计图

3.3相关财务核算

3.3.1在采购和验收入库方面

业财融合流程设计更好的加强了部门之间的交流与合作。采购部门在填写

采购申请单后一直到交予经理审核这一系列的流程，确保了采购的合理性和真

实性，同时也杜绝了办公用品的浪费，减少了采购成本。

例：2023年1月1日公司购入一批办公用品，价款1000元，共支付1170

元，并取得相应发票

（1）借：管理费用-办公费1000

应交税费-应交增值税（进项税额）170

贷：应付账款1170

（2）支付办公用品款项时

借：应付账款-浙江盛达铁塔有限公司1170

贷：银行存款1170

（3）期末结转费用时

借：本年利润1000

贷：管理费用-办公费1000

3.3.2在办公用品管理方面

本设计中，公司在购买办公用品后，每个部门依照需要数量领取后，应将

其放于专门放置办公用品处，并安排人专门保管，在员工需要时再从中拿取，

并做好登记，同时定期清理办公用品，做好结算。另外，公司可以安排相关人

员定期号召大家节约使用办公用品，减少浪费，也可以减少采购次数，降低采

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购成本。在使用价格较高的办公用品时，需要小心谨慎，防止损坏。为了避免

某些员工不遵守规章制度，公司可以对随意处置办公用品的人进行一定的处罚。

例：（1）办公用品价值较低时，如2023年1月2日购入办公用品500元，

以现金支付，则：

借：管理费用-办公费500

贷：库存现金