办公用品领用制度

办公用品领用制度一、总则1.目的为了规范公司办公用品的领用流程，合理控制办公用品的消耗，确保办公用品的有效供应，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的采购、库存管理和发放工作。定期盘点办公用品库存，根据库存情况和需求预测，及时补充办公用品。制定办公用品预算，报上级领导审批后执行。对各部门办公用品的使用情况进行监督和检查。各部门负责本部门办公用品需求的统计和申报工作。合理使用办公用品，避免浪费。协助行政部门做好办公用品的盘点工作。

二、办公用品的分类及标准1.办公文具类书写工具：钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔等。纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本、信封等。文件管理用品：文件夹、档案袋、订书机、订书钉、回形针、大头针、胶水、胶棒、剪刀、裁纸刀等。桌面用品：计算器、台历、笔筒、文件架、电话机、鼠标垫等。2.办公设备类电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、音箱、键盘、鼠标等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。3.办公耗材类硒鼓、墨盒：适用于各种打印机、复印机的硒鼓和墨盒。碳粉：用于激光打印机的碳粉。色带：针式打印机使用的色带。打印纸：根据不同型号打印机使用的专用打印纸。4.其他办公用品清洁用品：扫帚、拖把、抹布、清洁剂、垃圾袋等。劳保用品：手套、口罩、安全帽等（根据工作需要发放）。饮品：茶叶、咖啡、矿泉水等（根据实际情况提供）。

三、办公用品的预算管理1.预算编制行政部门应于每年年底根据公司下一年度的工作计划和人员变动情况，结合以往办公用品的使用数据，编制下一年度办公用品预算草案。预算草案应包括办公用品的种类、数量、预计金额等内容。2.预算审批办公用品预算草案经行政部门负责人审核后，报公司财务部门和上级领导审批。审批通过后的预算作为当年办公用品采购和费用控制的依据。3.预算调整在预算执行过程中，如因业务发展、人员增加或其他特殊原因导致办公用品预算不足，行政部门应及时编制预算调整申请，说明调整原因、调整项目和调整金额，经财务部门和上级领导审批后进行调整。

四、办公用品的采购管理1.采购计划行政部门根据办公用品的库存情况、各部门的需求申报以及预算安排，每月制定办公用品采购计划。采购计划应明确采购的办公用品种类、数量、预计采购时间等内容。2.供应商选择行政部门应选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商作为办公用品的采购渠道。对新的供应商进行评估时，应考察其资质、生产能力、产品质量、售后服务等方面，并要求提供样品进行试用。3.采购实施行政部门根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。在采购过程中，行政部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度，确保办公用品按时、按质、按量供应。4.验收与入库办公用品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、型号、质量等是否与采购订单一致。验收合格后，办理入库手续，填写入库单。入库单应注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等内容。

五、办公用品的库存管理1.库存盘点行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，盘点工作由行政部门组织，各部门协助进行。盘点结束后，编制盘点报告，说明盘点情况、存在的问题及处理建议。2.库存保管行政部门应设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，并做好防潮、防火、防盗等工作。仓库应保持整洁、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。3.库存预警行政部门应根据办公用品的库存情况和使用频率，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，及时发出预警信号，提醒采购人员进行采购。

六、办公用品的领用管理1.领用申请员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、用途等内容。《办公用品领用申请表》经所在部门负责人审批后，交行政部门领取。2.领用审批行政部门对员工提交的《办公用品领用申请表》进行审核，审核内容包括领用申请是否合理、是否在预算范围内、库存是否充足等。审核通过后，予以发放办公用品，并在《办公用品领用申请表》上签字确认。3.领用方式直接领用：对于常用的、价值较低的办公用品，如笔、本子、便签纸等，员工可直接到行政部门办公用品仓库领取。批量领用：对于因工作需要一次性领用较多办公用品的情况，如复印纸、打印纸等，行政部门可根据实际情况安排批量发放。特殊领用：对于价值较高、使用频率较低的办公用品，如电脑、打印机等，员工因工作需要领用的，应填写《特殊办公用品领用申请表》，经所在部门负责人、行政部门负责人和公司领导审批后，方可领用。4.领用登记行政部门在发放办公用品时，应做好领用登记工作，记录办公用品的名称、规格、数量、领用日期、领用人等信息。领用登记可采用手工台账或电子表格的形式进行。

七、办公用品的使用规范1.节约使用员工应树立节约意识，合理使用办公用品，避免浪费。如纸张应双面使用，减少一次性用品的使用等。2.妥善保管员工领用的办公用品应妥善保管，不得随意丢弃或损坏。如发现办公用品损坏或丢失，应及时向行政部门报告，并说明原因。3.禁止私用办公用品仅供公司办公使用，严禁员工将其私自带回家或用于其他非公司业务的用途。

八、办公用品的费用控制1.费用核算财务部门应建立办公用品费用核算制度，对办公用品的采购、领用等费用进行详细核算。每月定期向行政部门提供办公用品费用报表，以便行政部门进行费用分析和控制。2.费用分析行政部门应定期对办公用品费用进行分析，找出费用控制的关键点和存在的问题，并提出改进措施。如通过分析发现某项办公用品费用过高，应及时与采购部门沟通，寻找降低成本的途径。3.费用考核公司将办公用品费用纳入部门绩效考核指标体系，对各部门办公用品费用的控制情况进行考核。如部门办公用品费用超出预算，将视情节轻重扣减部门绩效考核分数。

九、监督与检查1.内部监督行政部门负责对公司办公用品的领用和使用情况进行日常监督和检查。定期检查各部门办公用品的领用记录是否完整、使用是否合理等，发现问题及时督促整改。2.审计监督公司审计部门定期对办公用品的采购、库存、领用等情况进行审计，检查是否存在违规行为，确保办公用品管理的规范和透明。

十、违规处理1.对于违反本制度规定，浪费办公用品、将办公用品私自带回家或用于其他非公司业务用途的员工，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对于在办公用品采购、库存管理等工作中存在违规行为，如收受供应商贿赂、虚报采购价格