成品发货管理制度

成品发货管理制度一、总则1.目的为了规范公司成品发货流程，确保货物准确、及时、安全地发送给客户，提高客户满意度，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有成品的发货管理，包括但不限于国内销售发货、出口发货等。3.职责分工销售部门：负责接收客户订单，审核订单信息，与客户沟通发货细节，下达发货指令，并跟踪发货过程。仓库部门：负责按照发货指令准备货物，确保货物数量准确、质量合格、包装完好，办理货物出库手续，并安排运输车辆或物流渠道进行发货。物流部门：负责选择合适的运输方式和物流公司，安排运输计划，跟踪货物运输状态，及时处理运输过程中的异常情况。质量部门：负责对发货成品进行质量抽检，确保发货产品符合质量标准。财务部门：负责审核发货单据，办理货款结算手续，与销售部门核对销售数据。

二、订单接收与审核1.订单接收销售部门应及时接收客户订单，订单可以通过书面形式、电子邮件、传真或电子订单系统等方式下达。订单内容应包括但不限于客户名称、产品规格型号、数量、交货地点、交货时间、付款方式等。2.订单审核销售部门收到订单后，应立即对订单信息进行审核。审核内容包括客户信息的准确性、产品规格型号的完整性、数量的合理性、交货时间的可行性、付款方式的明确性等。如发现订单信息存在疑问或不完整，销售部门应及时与客户沟通，澄清订单内容，确保订单信息准确无误。对于特殊要求的订单，如定制产品、加急订单等，销售部门应组织相关部门进行评审，确保公司能够满足客户需求，并制定相应的发货计划和措施。

三、发货指令下达1.发货指令生成销售部门审核订单无误后，应根据订单信息生成发货指令。发货指令应明确发货产品的名称、规格型号、数量、交货地点、交货时间、运输方式、物流公司等信息。2.发货指令审批发货指令生成后，应按照公司规定的审批流程进行审批。审批人应根据订单情况和公司发货能力，对发货指令进行审核，确保发货指令的合理性和可行性。3.发货指令下达发货指令经审批通过后，销售部门应及时将发货指令下达给仓库部门和物流部门。仓库部门和物流部门应根据发货指令，做好发货准备工作。

四、货物准备1.备货计划制定仓库部门收到发货指令后，应根据发货指令制定备货计划。备货计划应明确货物的存储位置、备货时间、备货数量等信息，并安排专人负责备货工作。2.货物核对备货人员应按照备货计划，对货物进行核对。核对内容包括货物的名称、规格型号、数量、质量、包装等信息，确保货物与发货指令一致。如发现货物存在质量问题或包装损坏等情况，备货人员应及时通知质量部门和生产部门进行处理，确保货物质量合格、包装完好。3.货物包装对于需要包装的货物，备货人员应按照公司规定的包装标准进行包装。包装应牢固、防潮、防震、防破损，确保货物在运输过程中不受损坏。在包装过程中，应在货物外包装上标明客户名称、产品名称、规格型号、数量、发货日期等信息，以便于识别和跟踪。4.货物标识仓库部门应对备货完成的货物进行标识，标识应清晰、准确、完整。标识内容应包括货物的名称、规格型号、批次号、生产日期、保质期等信息。通过货物标识，便于对货物进行追溯和管理，确保产品质量安全。

五、货物出库1.出库单开具仓库部门在货物准备完成后，应开具出库单。出库单应按照发货指令填写，内容包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、发货日期、运输方式、物流公司等信息。2.出库单审核出库单开具后，应提交给相关部门进行审核。审核内容包括出库单信息的准确性、货物数量的一致性、发货指令的合规性等。财务部门应审核出库单与销售订单的一致性，确保货款结算的准确性。质量部门应审核发货产品是否符合质量标准，如有质量问题应及时通知仓库部门进行处理。3.货物出库经审核无误后，仓库部门应按照出库单安排货物出库。货物出库时，应办理相关手续，确保货物的交接清楚、责任明确。仓库管理人员应在出库单上签字确认，注明货物实际出库时间，并将出库单分别交给销售部门、物流部门和财务部门。

六、运输安排1.运输方式选择物流部门应根据发货指令和货物特点，选择合适的运输方式。运输方式包括公路运输、铁路运输、航空运输、海运等。对于短途、小批量的货物，可选择公路运输，具有灵活性强、运输速度快的特点。对于长途、大批量的货物，可选择铁路运输或海运，具有成本低、运量大的优势。对于紧急、时效性要求高的货物，可选择航空运输，能够快速送达目的地。2.物流公司选择物流部门应选择具有良好信誉、资质齐全、服务质量高的物流公司进行合作。在选择物流公司时，应综合考虑物流公司的运输能力、运输价格、运输时效、服务质量等因素，进行多家比较，选择最优的合作伙伴。3.运输计划制定物流部门根据发货指令和运输方式，制定运输计划。运输计划应明确货物的起运时间、到达时间、运输路线、运输车辆或航班号等信息。在制定运输计划时，应充分考虑运输过程中的各种因素，如天气、路况、交通管制等，合理安排运输时间，确保货物按时、安全送达目的地。4.运输合同签订物流部门应与选定的物流公司签订运输合同。运输合同应明确双方的权利和义务，包括货物的运输要求、运输价格、运输时效、货物保险、违约责任等内容。通过签订运输合同，规范双方的行为，保障货物运输过程中的权益。

七、货物发运1.货物交接仓库部门应按照运输计划，将货物按时交付给物流公司。在货物交接时，双方应进行认真核对，确保货物的名称、规格型号、数量、包装等信息一致。仓库管理人员应向物流公司提供货物的相关资料，如产品说明书、质量检验报告、发货清单等，以便物流公司在运输过程中进行管理。2.运输单据填写物流公司在接收货物后，应填写运输单据。运输单据应包括运单、提单、装箱单等，单据内容应准确、完整。运输单据上应注明货物的详细信息、运输路线、运输方式、运输时间、预计到达时间等，以便于跟踪和查询货物运输状态。3.货物发运物流公司应按照运输计划，及时安排车辆或航班将货物发运出去。在货物发运过程中，应采取必要的措施，确保货物的安全运输，如对货物进行固定、绑扎，防止货物在运输过程中发生碰撞、损坏。物流公司应及时向销售部门反馈货物发运信息，包括车辆或航班号、出发时间、预计到达时间等，以便销售部门及时跟踪货物运输状态，向客户通报货物动态。

八、运输跟踪与异常处理1.运输跟踪物流部门应建立货物运输跟踪机制，及时跟踪货物的运输状态。通过物流公司提供的运输信息系统或其他方式，实时掌握货物的位置、运输进度、预计到达时间等情况。物流部门应定期向销售部门反馈货物运输跟踪信息，销售部门应及时将货物运输情况告知客户，提高客户满意度。2.异常情况处理在货物运输过程中，如发生异常情况，如运输延误、货物损坏、丢失等，物流部门应及时采取措施进行处理，并通知销售部门和相关部门。对于运输延误的情况，物流部门应与物流公司沟通协调，了解延误原因，争取尽快恢复运输，并向客户说明情况，取得客户的理解。对于货物损坏或丢失的情况，物流部门应及时与物流公司协商赔偿事宜，并协助客户办理理赔手续。同时，应查明原因，采取措施防止类似情况再次发生。

九、发货信息反馈1.发货通知销售部门在货物发货后，应及时向客户发送发货通知。发货通知应包括货物的名称、规格型号、数量、发货日期、运输方式、物流公司、预计到达时间等信息，以便客户及时了解货物运输情况。2.运输信息反馈物流部门应定期向销售部门反馈货物运输信息，销售部门应及时将运输信息告知客户。运输信息反馈应包括货物的运输进度、预计到达时间、是否发生异常情况等内容。3.客户签收确认货物到达目的地后，物流公司应及时通知客户提货，并要求客户在签收单上签字确认。销售部门应跟踪客户签收情况，确保客户按时签收货物。如客户对货物有任何疑问或异议，销售部门应及时与客户沟通协调，解决客户问题，提高客户满意度。

十、货款结算1.货款结算方式公司应根据与客户签订的销售合同，明确货款结算方式。货款结算方式包括现金结算、银行转账、支票结算、承兑汇票结算等。在选择货款结算方式时，应综合考虑客户信用状况、交易金额、结算风险等因素，确保货款及时、足额收回。2.货款结算流程销售部门在货物发货后，应及时将发货清单提交给财务部门。财务部门根据发货清单和销售合同，核对货款金额，办理货款结算手续。对于采用银行转账、支票结算、承兑汇票结算等方式的，财务部门应及时与银行或相关金融机构进行对接，确保货款顺利到账。对于现金结算的，财务部门应按照公司现金管理制度，及时办理现金收付手续，确保现金安全。3.货款催收财务部门应定期对客户的货款回收情况进行跟踪和分析，对于逾期未付款的客户，应及时通知销售部门进行催收。销售部门应积极与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，采取相应的措施进行催收，如发送催款函、电话催收、上门催收等，确保货款及时收回。

十一、退货管理1.退货原因客户退货的原因可能包括产品质量问题、规格型号不符、交货延迟、客户需求变更等。销售部门应及时了解客户退货原因，并将相关信息反馈给质量部门、生产部门等相关部门，以便进行分析和处理。2.退货流程客户提出退货申请后，销售部门应审核退货申请的合理性。如退货申请符合公司退货政策，销售部门应下达退货指令给仓库部门。仓库部门收到退货指令后，应安排专人接收退货货物。在接收退货货物时，应认真核对退货货物的名称、规格型号、数量、质量、包装等信息，确保退货货物与退货指令一致。质量部门应对退货货物进行质量检验，如退货货物存在质量问题，应按照公司相关规定进行处理，如换货、维修、报废等。退货货物经检验合格后，仓库部门应办理退货入库手续，并更新库存记录。财务部门应根据退货情况，办理货款结算手续，如退还货款、扣除相应费用等。3.退货处理措施对于因产品质量问题导致的退货，质量部门应组织相关人员进行分析，查找原因，采取措施改进产品质量，防止类似问题再次发生。对于因交货延迟、客户需求变更等原因导致的退货，销售部门应与客户沟通协调，争取减少退货损失，并总结经验教训，优化销售流程和发货管理。

十二、库存管理与盘点1.库存管理仓库部门应建立完善的库存管理制度，对成品库存进行科学管理。库存管理应包括货物的入库、存储、保管、出库等环节，确保库存货物数量准确、质量完好、存储安全。仓库管理人员应定期对库存货物进行盘点，核对库存数量与账目记录是否一致。如发现库存差异，应及时查明原因，进行调整处理。2.库存盘点公司应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据公司实际情况确定，如每月、每季度或每年进行一次全面盘点。库存盘点应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员、盘点时间等内容。在盘点过程中，应认真核对库存货物的名称、规格型号、数量、质量、包装等信息，确保盘点结果准确无误。盘点结束后，应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发