发票挂账管理制度

发票挂账管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范发票挂账行为，确保公司财务信息的准确、完整，防范财务风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经济业务活动中涉及的发票挂账管理。3.基本原则合法性原则：发票挂账行为必须符合国家法律法规及财务制度的规定。真实性原则：挂账的经济业务必须真实发生，发票内容与实际交易相符。及时性原则：应及时处理发票挂账事项，确保财务数据的时效性。准确性原则：挂账信息应准确记录，避免错误和遗漏。

二、发票挂账的定义及范围1.定义发票挂账是指在经济业务发生后，因款项尚未支付或结算，而将取得的发票暂时挂记在相关会计科目，待款项结算时再进行相应账务处理的行为。2.范围采购货物或接受劳务未付款项对应的发票。销售商品或提供劳务已开具发票但尚未收到款项的情况。其他因业务往来产生的应付款项或应收款项对应的发票。

三、发票挂账的流程1.业务发生公司各部门在开展经济业务活动时，应按照合同约定或业务流程进行操作，确保取得合法有效的发票。业务人员负责收集与业务相关的原始凭证，包括发票、合同、送货单、验收单等，并对其真实性、完整性进行初步审核。2.发票审核财务部门收到业务人员提交的发票及相关资料后，应进行严格审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性等。审核发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或劳务名称、金额、税率、税额等是否与实际业务相符。检查发票的印章是否齐全、清晰，是否符合规定的格式和要求。核对发票与合同、送货单、验收单等原始凭证的一致性，确保业务内容真实、准确。对于不符合要求的发票，财务部门应及时通知业务人员退回开票方重新开具或补充相关资料。3.挂账处理经审核无误的发票，财务人员根据发票内容及相关业务性质，按照公司会计制度的规定进行挂账处理。采购业务挂账时，借记相关成本、费用科目，贷记"应付账款"等科目；销售业务挂账时，借记"应收账款"等科目，贷记相关收入、成本科目。财务人员应在财务系统中准确记录发票挂账的日期、凭证号码、金额、摘要等信息，确保挂账记录清晰、可查。4.款项结算当挂账款项需要结算时，业务人员应及时通知财务部门。财务人员根据款项结算情况进行相应的账务处理。支付款项时，借记"应付账款"等科目，贷记"银行存款"等科目；收到款项时，借记"银行存款"等科目，贷记"应收账款"等科目。财务人员在结算款项后，应及时更新财务系统中的挂账记录，确保账实相符。5.定期核对财务部门应定期与业务部门核对挂账情况，确保双方记录一致。核对内容包括挂账金额、发票号码、业务内容、结算情况等。每月末，财务人员应编制挂账余额明细表，发送给相关业务部门进行核对。业务部门核对无误后，签字确认并反馈给财务部门。对于核对中发现的差异，双方应及时沟通、查找原因，并进行调整。如因业务问题导致的差异，应及时协调解决；如因财务处理错误导致的差异，应及时进行账务调整。

四、发票挂账的审批权限1.一般挂账审批对于金额较小的发票挂账（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由财务部门负责人审批后即可进行挂账处理。财务部门负责人应审核发票的审核情况及挂账处理的准确性，确保符合公司财务制度的规定。2.重大挂账审批对于金额较大的发票挂账（超过一般挂账金额标准）或涉及重要业务的挂账，需经公司主管领导审批后才能进行挂账处理。公司主管领导应综合考虑业务情况、财务风险等因素，对挂账事项进行全面评估，并做出审批决定。3.特殊挂账审批对于一些特殊业务或存在特殊情况的发票挂账，如涉及关联交易、重大合同变更等，应按照公司相关规定进行专项审批。专项审批可能涉及多个部门的审核和公司高层的决策，确保挂账事项符合公司整体利益和相关规定。

五、发票挂账的账务处理规范1.会计科目设置公司应根据发票挂账的业务性质，合理设置会计科目。常用的会计科目包括"应收账款"、"应付账款"、"其他应收款"、"其他应付款"等。在设置会计科目时，应遵循会计制度的规定，确保科目设置准确、规范，能够清晰反映经济业务的内容和性质。2.记账凭证编制财务人员根据发票挂账情况编制记账凭证。记账凭证应包含日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等要素。摘要应简洁明了，准确反映经济业务的内容；会计科目应使用正确的代码和名称，确保记账凭证的准确性。记账凭证的金额应与发票金额及相关业务数据一致，附件应齐全，包括发票、合同、送货单等原始凭证。3.账簿登记财务人员应按照记账凭证及时登记账簿。账簿登记应做到字迹清晰、数字准确、摘要完整、登记及时、不漏记、不错记、不重记。对于应收账款、应付账款等往来科目，应按照客户或供应商设置明细账户，详细记录每一笔挂账及结算情况。定期对账簿进行结账和核对，确保账簿记录与记账凭证一致，账账相符。

六、发票挂账的风险控制1.发票风险确保取得的发票真实、合法、有效。加强对发票的审核，防止取得虚假发票或不符合规定的发票，避免因发票问题导致公司遭受税务风险或经济损失。对于可疑发票，应及时通过税务机关网站等渠道进行查验，核实发票的真实性。2.挂账风险严格控制发票挂账的期限，避免长期挂账导致财务数据失真和财务风险增加。对于超过一定期限的挂账款项，应及时督促业务部门进行结算。加强对往来账款的管理，定期对挂账情况进行清理和分析，及时发现并解决潜在的风险问题。如发现存在坏账风险的挂账款项，应及时采取措施进行催收或计提坏账准备。3.内部控制风险完善发票挂账的内部控制制度，明确各部门的职责和权限，确保发票挂账流程的规范执行。加强对财务人员和业务人员的培训，提高其风险意识和业务水平。定期对发票挂账管理制度的执行情况进行内部审计和监督检查，发现问题及时整改，确保制度的有效运行。

七、发票挂账的档案管理1.档案内容发票挂账涉及的档案资料包括发票、合同、送货单、验收单、记账凭证、账簿记录等相关文件。档案资料应按照业务发生的时间顺序进行整理和归档，确保资料的完整性和可查性。2.档案保管公司应指定专人负责发票挂账档案的保管工作，确保档案存放安全、有序。档案保管期限应符合国家法律法规及公司相关规定的要求。一般情况下，会计档案的保管期限为[具体期限]，期满后按照规定进行销毁或移交。3.档案查阅因工作需要查阅发票挂账档案时，应按照公司档案管理制度的规定办理查阅手续。查阅人员应填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅档案。查阅档案时，应在指定