总经办管理制度

总经办管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范总经办的各项工作流程，提高工作效率，确保总经办各项工作有序、高效开展，为公司整体运营提供有力支持和保障。2.适用范围本制度适用于总经办全体成员，包括总经办主任、副主任、秘书及其他相关工作人员。3.基本原则高效协作原则：总经办成员应紧密配合，形成高效协作的团队，确保各项工作按时、高质量完成。服务至上原则：以服务公司领导、各部门及全体员工为宗旨，提供优质、高效、周到的服务。规范透明原则：各项工作流程应明确、规范，工作过程应公开、透明，接受公司内部监督。二、组织架构与职责1.组织架构总经办设主任一名，副主任若干名，下设秘书岗位及其他相关职能岗位。2.职责分工总经办主任全面负责总经办的日常管理工作，制定和完善总经办各项规章制度。组织协调公司重大会议、活动的筹备与安排，确保会议、活动顺利进行。协助公司领导制定公司发展战略、年度经营计划等重要文件，参与公司重大决策的讨论和制定。负责与政府部门、合作伙伴等外部机构的沟通与协调，维护公司良好的外部关系。对总经办成员的工作进行指导、监督和考核，确保各项工作任务的完成。总经办副主任协助主任开展工作，负责分管领域的具体工作安排和执行。组织相关人员完成公司领导交办的专项任务，及时向主任汇报工作进展情况。参与公司重要文件、报告的起草和审核工作，提出意见和建议。协调总经办内部各岗位之间的工作关系，促进工作高效开展。秘书岗位负责公司各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转的及时性和准确性。协助总经办主任安排会议日程，准备会议资料，做好会议记录，并跟进会议决议的执行情况。负责公司领导的行程安排，包括出差、会议、接待等，做好相关的协调和保障工作。起草、打印、分发公司内部文件、通知、报告等各类文档，确保文档格式规范、内容准确。协助处理公司的日常行政事务，如办公用品管理、车辆调度等。其他职能岗位根据总经办工作需要，设置其他相关职能岗位，各岗位应明确职责，按照总经办整体工作要求，认真履行职责，完成各项工作任务。三、工作流程与规范1.文件管理流程文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司政策和相关法律法规要求，表述准确、清晰。重要文件起草完成后，应经部门负责人审核签字，并提交总经办秘书进行格式调整和文字校对。文件审核总经办秘书将审核后的文件提交总经办副主任或主任进行审核。审核人应认真审查文件内容，对文件的准确性、完整性、合规性等方面提出修改意见，必要时与起草部门沟通协商。文件审核通过后，由审核人签字确认。文件签发根据文件性质和审批权限，由相应领导进行签发。一般性文件由总经办副主任签发；重要文件、涉及公司重大决策等文件由总经办主任签发，必要时报公司董事长或总经理签发。文件印发总经办秘书根据领导签发的文件进行编号、排版、打印，并加盖公司公章。文件印发后，按照文件发送范围进行分发，确保相关部门和人员及时收到文件。文件归档文件分发后，总经办秘书负责将文件原件及相关附件进行整理归档，建立电子和纸质档案，以便日后查阅。档案管理应按照公司档案管理制度要求进行分类存放，确保档案的完整性和安全性。2.会议管理流程会议筹备根据会议主题、参会人员范围等确定会议时间、地点，并提前通知参会人员。总经办秘书负责准备会议资料，如会议议程、汇报材料、发言稿等，并确保资料内容准确、完整。布置会议场地，调试会议设备，确保会议正常进行。会议组织会议开始前，安排专人负责签到、发放会议资料等工作。会议过程中，做好会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项及责任人等信息。维持会议秩序，确保会议顺利进行。会议决议跟踪会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，并经总经办主任审核后发送给参会人员及相关部门。总经办秘书负责跟踪会议决议的执行情况，定期向总经办主任汇报，确保决议事项得到有效落实。3.领导行程安排流程行程需求收集提前收集公司领导的行程需求，包括出差、会议、接待等安排。与领导沟通确认行程的具体时间、地点、事项等详细信息。行程规划制定根据领导行程需求，结合工作实际情况，制定详细的行程规划，包括交通安排、住宿预订、会议活动安排等。对行程规划进行合理性评估，确保行程紧凑、高效，避免行程冲突和延误。行程安排通知与协调将行程规划及时通知相关部门和人员，协调各方资源，确保行程安排得到有效落实。与交通、住宿等相关服务提供商沟通协调，确保各项安排准确无误。在行程执行过程中，实时关注行程动态，及时处理突发情况，确保领导行程顺利进行。4.行政事务管理流程办公用品管理定期统计办公用品库存情况，根据实际需求制定办公用品采购计划。负责办公用品的采购、验收、入库、发放等工作，确保办公用品的质量和供应及时性。建立办公用品领用台账，记录各部门及人员的领用情况，定期进行盘点。车辆调度管理建立公司车辆档案，记录车辆基本信息、维修保养情况等。根据公司用车需求，合理调度车辆，确保车辆使用安全、高效。做好车辆的维修、保养、保险等管理工作，定期对车辆进行检查，确保车辆性能良好。对驾驶员进行安全教育和培训，提高驾驶员安全意识和服务水平。四、沟通与协调机制1.内部沟通机制建立定期的工作例会制度，总经办每周组织召开工作会议，各成员汇报上周工作进展情况、本周工作计划及需要协调解决的问题。加强与公司各部门之间的沟通与协作，通过内部工作群、邮件等方式及时传递工作信息，共享工作资源。对于跨部门的工作任务，由总经办牵头组织相关部门进行协调沟通，明确各部门职责和工作流程，确保工作顺利推进。2.外部沟通机制总经办负责与政府部门、合作伙伴、客户等外部机构保持密切沟通与联系。及时了解国家政策法规变化，协调公司相关部门做好应对工作，确保公司运营符合法律法规要求。加强与合作伙伴的合作与交流，定期召开合作会议，共同商讨合作事宜，维护良好的合作关系。做好客户接待工作，展示公司良好形象，及时反馈客户需求和意见，促进公司业务发展。五、保密制度1.保密范围公司各类文件、资料、数据、会议纪要等涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等均属于保密范围。公司领导的工作安排、决策过程等内部信息也应严格保密。2.保密措施总经办成员应签订保密协议，明确保密责任和义务。对涉及保密内容的文件、资料等应进行严格的管理，设置专门的保密文件夹或存储设备，限制访问权限。在文件传递、使用过程中，应采取加密、专人传递等方式，确保保密信息的安全。禁止在非工作场合谈论公司保密信息，不得随意向无关人员透露公司机密。3.保密监督与检查定期对总经办成员的保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。对于违反保密制度的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。六、工作纪律与考核1.工作纪律遵守公司各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、浏览无关网页等。严格遵守保密制度，不得泄露公司机密信息。对待工作认真负责，积极主动，不得推诿扯皮、敷衍塞责。2.考核办法建立总经办成员工作考核制度，考核内容包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。工作业绩考核主要依据个人完成的工作任务数量、质量、工作效率等指标进行评估。工作态度考核包括责任心、敬业精神、工作积极性等方面。团队协作考核主要考察成员与其他部门及同事之间的沟通协作能力、配合默契程度等。考核方式采用定期考核与不定期考