某地产公司ERP使用管理规定

某地产公司ERP使用管理规定一、总则1.目的为规范公司ERP系统的使用，提高工作效率，加强信息管理，确保ERP系统在公司的稳定运行，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及各项目公司、分公司所有使用ERP系统的部门和员工。3.职责分工信息管理部门负责ERP系统的日常维护、技术支持和安全管理，确保系统的稳定运行。制定和完善ERP系统的相关管理制度和操作流程，并监督执行。组织ERP系统的培训工作，提高员工的系统操作技能。各业务部门负责本部门ERP系统相关业务数据的录入、审核和维护，确保数据的准确性、及时性和完整性。配合信息管理部门做好ERP系统的推广应用和优化工作，提出改进建议。按照规定的操作流程使用ERP系统，不得擅自更改系统设置和数据。二、系统登录与账号管理1.登录要求员工应使用公司统一分配的账号和密码登录ERP系统，不得将账号和密码泄露给他人。登录系统后，应及时修改初始密码，并妥善保管，定期更换密码，确保账号安全。严禁使用他人账号登录系统进行操作，如有特殊情况需要使用他人账号，必须经过账号所有者和上级领导的批准，并在操作完成后及时退出系统。2.账号申请与审批新员工入职或因工作需要新增ERP系统账号时，由所在部门负责人填写《ERP系统账号申请表》，注明申请账号的用途、权限等信息，提交至信息管理部门。信息管理部门对申请表进行审核，根据岗位需求和系统权限设置原则，为申请人分配相应的账号和初始密码，并在申请表上签字确认。申请人收到账号和密码后，应及时登录系统修改初始密码，并按照规定的操作流程进行业务操作。3.账号停用与删除员工离职、岗位调动或不再需要使用ERP系统账号时，所在部门负责人应及时通知信息管理部门停用或删除该账号。信息管理部门在接到通知后，应立即对账号进行停用或删除操作，并做好相关记录。对于因工作需要暂时停用的账号，在账号停用期间，信息管理部门应定期检查账号状态，确保账号安全。三、系统操作规范1.数据录入规范业务部门应按照ERP系统设定的格式和要求录入数据，确保数据的准确性和完整性。录入的数据应及时进行审核，审核通过后的数据不得随意修改。如确需修改，应按照规定的审批流程进行操作，并在系统中记录修改的原因和时间。对于重要数据的录入，应实行双人录入核对制度，确保数据的准确性。2.业务流程操作规范员工应严格按照公司规定的业务流程在ERP系统中进行操作，不得擅自跳过或简化流程。在业务流程执行过程中，如发现系统提示错误或异常情况，应及时停止操作，并向信息管理部门报告。信息管理部门应及时进行排查和处理，确保业务流程的正常运行。对于涉及多个部门的业务流程，各部门应密切配合，及时传递相关信息，确保流程的顺畅衔接。3.系统查询与报表生成规范员工可根据工作需要在ERP系统中查询相关业务数据，但应遵守公司的保密规定，不得随意泄露查询到的敏感信息。如需生成报表，应按照系统设定的报表格式和查询条件进行操作，确保报表数据的准确性和及时性。对于生成的重要报表，应进行审核和分析，为公司决策提供有力支持。四、数据管理1.数据备份信息管理部门应定期对ERP系统中的数据进行备份，备份周期根据数据重要性和业务需求确定，一般为每天或每周备份一次。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。2.数据安全严格限制对ERP系统数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关数据。加强对系统用户账号的管理，定期清理长期未使用的账号，防止账号被盗用。采取有效的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵系统，保障数据安全。对涉及公司机密的数据，应进行加密处理，并严格控制数据的传输和共享。3.数据质量监控信息管理部门应定期对ERP系统中的数据质量进行监控，检查数据的准确性、完整性和一致性。对于发现的数据质量问题，应及时通知相关业务部门进行整改，并跟踪整改情况，确保数据质量得到有效提升。建立数据质量考核机制，将数据质量指标纳入部门和员工的绩效考核体系，激励各部门提高数据管理水平。五、系统培训与支持1.培训计划信息管理部门应根据公司业务发展和员工需求，制定年度ERP系统培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训计划应涵盖ERP系统的基础知识、操作技能、业务流程等方面，确保员工能够熟练使用系统开展工作。2.培训实施根据培训计划，信息管理部门组织开展ERP系统培训工作，培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式。在培训过程中，应注重理论与实践相结合，通过实际案例分析和操作演示，帮助员工更好地理解和掌握系统的使用方法。培训结束后，应对员工进行考核，考核合格后方可正式上岗操作ERP系统。3.技术支持信息管理部门设立专门的技术支持热线或邮箱，及时解答员工在使用ERP系统过程中遇到的问题。对于员工提出的技术问题，应在规定的时间内给予回复和解决，确保员工的工作不受影响。定期收集员工对ERP系统的意见和建议，对系统进行优化和完善，提高系统的易用性和稳定性。六、系统维护与升级1.日常维护信息管理部门安排专人负责ERP系统的日常维护工作，包括服务器维护、数据库管理、系统监控等。定期检查系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况，确保系统的稳定运行。对系统中的数据进行定期清理和优化，提高系统的运行效率。2.升级管理信息管理部门应及时关注ERP系统供应商发布的系统升级信息，根据公司业务需求和系统运行情况，制定系统升级计划。在系统升级前，应进行充分的测试和评估，确保升级后的系统能够正常运行，并满足公司业务发展的需要。系统升级过程中，应做好数据备份和风险防范措施，确保数据安全和业务的连续性。系统升级完成后，组织相关人员进行培训和测试，确保员工能够熟练使用升级后的系统。七、监督与考核1.监督检查信息管理部门定期对各部门ERP系统的使用情况进行监督检查，检查内容包括账号管理、数据录入、业务流程操作、系统维护等方面。对于检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。建立ERP系统使用情况通报制度，定期对各部门的系统使用情况进行通报，表扬先进，督促落后。2.考核评价将ERP系统的使用情况纳入部门和员工的绩效考核体系，设定相应的考核指标和权重。考核指标包括数据准确性、业务流程执行情况、系统操作熟练度、问题反馈与解决及时性等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和员工进行表彰和奖励，对未达标的部门和员工进行批评