公司销售发票管理制度

公司销售发票管理制度一、总则1.目的为了加强公司销售发票的管理，规范销售发票的开具、使用、保管等行为，确保公司发票管理工作的准确性、完整性和安全性，根据国家税收法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及销售发票的相关业务活动。3.职责分工财务部负责公司销售发票的统一管理，包括发票的领购、开具、保管、核销等工作。制定发票开具流程和操作规范，对发票开具人员进行培训和指导。定期对发票使用情况进行检查和监督，确保发票使用符合规定。负责与税务机关沟通协调，及时了解税收政策变化，办理发票相关税务事宜。销售部门负责销售业务的洽谈、合同签订等工作，确保销售业务真实、合法、有效。根据销售合同和客户需求，及时准确地向财务部提供开具发票所需的信息，如客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。协助财务部做好发票的开具、交付及客户反馈等工作，确保客户及时收到发票并确认发票信息准确无误。其他部门各部门应配合财务部和销售部门做好销售发票管理工作，在各自职责范围内对发票使用情况进行监督和检查，发现问题及时报告。二、发票的领购1.领购原则公司根据实际经营需要，按照税务机关规定的发票种类、数量和领购方式，向主管税务机关申请领购发票。领购发票时应遵循以下原则：以满足公司正常经营业务为前提，合理确定发票领购数量，避免发票积压或短缺。严格按照税务机关规定的领购程序和要求办理，确保领购发票的合法性和合规性。2.领购流程发票需求申请销售部门根据近期销售业务预计情况，填写《发票领购申请表》，详细注明所需发票的种类、数量、预计使用时间等信息，并提交至财务部。财务部对销售部门提交的申请进行审核，结合公司实际发票库存情况和业务需求，确定发票领购数量和种类，经财务负责人审批后，向主管税务机关提交领购申请。发票领购财务部安排专人持税务机关要求的相关资料，如税务登记证副本、经办人身份证明、发票领购簿等，前往主管税务机关办理发票领购手续。在领购发票时，应仔细核对发票的种类、号码、数量等信息，确保领购的发票与申请内容一致。如发现发票存在问题，应及时与税务机关沟通解决。发票入库领购回来的发票应由专人负责验收，并及时办理入库手续。验收内容包括发票的数量、号码是否连续，发票的印刷质量、防伪标识等是否符合规定。验收无误后，将发票存入专门的发票保险柜或指定的存放地点，并建立发票库存台账，详细记录发票的种类、号码、数量、入库时间、领用人等信息。三、发票的开具1.开具原则销售发票应根据真实、合法、有效的销售业务开具，确保发票内容与实际交易相符。发票开具应按照税务机关规定的格式、内容和要求进行填写，做到字迹清楚、项目齐全、内容真实、计算准确、开票日期与实际业务发生日期相符、发票联和抵扣联加盖发票专用章等。严禁开具与实际经营业务情况不符的发票，如虚开发票、开具阴阳发票、转借、转让、代开发票等违法行为。2.开具流程开票信息获取销售部门在签订销售合同后，应及时将合同中涉及的客户开票信息准确传递给财务部。客户开票信息如有变更，销售部门应及时通知财务部。财务部对销售部门提供的开票信息进行审核，确保信息准确无误。如发现信息不完整或存在疑问，应及时与销售部门沟通核实。发票开具财务部开票人员根据审核后的开票信息，通过公司的开票系统开具销售发票。开票系统应具备发票号码自动生成、开票内容自动打印、发票信息自动存储等功能，确保发票开具的准确性和效率。在开具发票时，应按照发票号码顺序依次开具，不得跳号、错号。如遇发票开具错误，应按照税务机关规定的作废发票程序进行处理，即在防伪税控系统中将相应的数据电文按"作废"处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明"作废"字样，全联次留存。发票交付发票开具完成后，财务部应及时将发票交付给销售部门或直接交付给客户。交付方式可根据实际情况选择邮寄、专人送达、客户自取等方式。在发票交付时，应要求收件人在发票签收单上签字确认，注明发票号码、发票金额、交付日期等信息。如采用邮寄方式，应留存邮寄凭证作为发票交付的依据。3.特殊情况处理红字发票开具如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照以下程序办理：由销售部门向客户收回原发票并注明"作废"字样或取得对方有效证明，同时填写《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），详细说明开具红字发票的原因、对应蓝字发票的信息等内容。销售部门将《信息表》提交给财务部，财务部审核无误后，通过开票系统上传《信息表》。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有"红字发票信息表编号"的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。财务部根据税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字发票，红字发票应与《信息表》一一对应。发票补开因客户原因导致发票丢失、毁损或其他需要补开发票的情况，销售部门应及时向客户了解具体情况，并向财务部提供相关证明材料。财务部在核实情况属实后，可根据原发票存根联或记账联复印件，为客户补开发票。补开发票时应在备注栏注明"补开XX年XX月XX日XX号发票"字样，并将相关证明材料留存备查。四、发票的保管1.保管要求公司应设立专门的发票保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门、防盗窗等，确保发票存放安全。发票应按照种类、号码顺序进行存放，不得随意堆放或混放。同时，应建立发票保管台账，详细记录发票的出入库情况，包括发票种类、号码、数量、领用日期、归还日期、保管人等信息，以便于查询和核对。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，不得擅自损毁。如有特殊情况需要提前销毁的，应报经税务机关批准。2.日常保管措施财务部应指定专人负责发票的日常保管工作，保管人员应具备较强的责任心和保密意识，严格遵守发票保管制度。发票保管人员应定期对发票进行盘点，核对发票的实际数量与保管台账记录是否一致，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。在发票保管期间，应注意防潮、防虫、防火、防盗等，确保发票不受损坏。如发现发票存在霉变、虫蛀、丢失等情况，应及时报告财务负责人，并采取相应的补救措施。3.电子发票保管对于电子发票，财务部应建立电子发票存储系统，对电子发票进行分类存储和管理。电子发票存储系统应具备数据备份、数据加密、数据检索等功能，确保电子发票数据的安全性和完整性。电子发票存储系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，应对电子发票数据进行加密处理，防止数据泄露。在需要查询和使用电子发票时，应通过电子发票存储系统进行操作，确保查询和使用的电子发票真实、有效。五、发票的核销1.核销原则发票核销应遵循真实性、准确性、完整性的原则，确保发票的开具、使用和保管情况与实际业务相符。2.核销流程定期核对财务部每月末应对发票的开具、使用和库存情况进行核对，确保发票开具金额与销售收入相符，发票领用、开具、作废、红字发票开具等情况记录准确无误。在核对过程中，如发现发票开具金额与销售收入不符、发票号码跳号或错号、发票作废手续不全等问题，应及时查明原因并进行调整。税务申报与核销财务部在次月纳税申报期内，将上月开具发票的相关信息（包括发票种类、号码、开具金额、税额等）如实填报至纳税申报表中，并按照税务机关要求进行纳税申报。纳税申报完成后，财务部根据税务机关反馈的申报信息，对已开具发票进行核销。核销时，应将已开具发票的存根联与税务机关系统中的开票信息进行比对，确保两者一致。如比对相符，税务机关将对已开具发票进行电子核销；如比对不符，应及时查明原因并向税务机关说明情况，进行相应的处理。年度终了核销在年度终了后，财务部应对全年发票的开具、使用、保管等情况进行全面清理和总结，对已开具发票的存根联和发票登记簿进行整理归档，并按照税务机关规定的期限保存。同时，财务部应将全年发票的核销情况进行统计分析，形成年度发票核销报告，报财务负责人审核后存档。六、监督与检查1.内部监督财务部应定期对发票的开具、使用、保管等情况进行内部检查，检查内容包括发票开具是否符合规定、发票使用是否真实合理、发票保管是否安全等。内部检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，检查结果应形成检查报告，并及时反馈给相关部门和人员。对于检查中发现的问题，应责令相关责任人限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。公司审计部门应定期对财务部的发票管理工作进行审计监督，检查发票管理制度的执行情况、发票管理流程的合规性、发票使用和保管的安全性等方面的内容。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出审计意见和建议，督促公司加强发票管理工作。2.税务机关检查公司应积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供发票领购、开具、使用、保管等相关资料和信息。如税务机关在检查过程中发现公司存在发票违法行为，公司应按照税务机关的要求及时进行整改，并接受税务机关的处罚。同时，公司应认真分析问题产生的原因，采取有效措施加以防范，避免类似问题再次发生。七、罚则1.对于违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予相应处罚：未按照规定领购发票的，责令限期改正，并处以罚款；情节严重的，依法追究刑事责任。未按照规定开具发票的，由税务机关责令改正，可以处1万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。未按照规定保管发票的，由税务机关责令改正，可以处1万元以下的罚款；情节严重的，处1万元以上3万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。虚开发票的，由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下的，可以并处5万元以下的罚款；虚开金额超过1万元的，并处5万元以上50万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。转借、转让、代开发票的，由税务机关