新奥集团科技档案管理制度

新奥集团科技档案管理制度一、总则1.目的为加强新奥集团科技档案的科学管理，充分发挥科技档案在企业科技创新、生产经营、技术管理等方面的作用，根据国家有关档案管理的法律法规和集团实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于新奥集团总部及所属各单位在科技活动中形成的具有保存价值的各类科技档案的管理。3.定义科技档案是指在科学研究、技术开发、工程建设、生产运行等科技活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。4.管理原则科技档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、确保安全、便于利用的原则。二、管理职责1.集团档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和集团档案管理制度，制定和完善集团科技档案管理办法。负责集团科技档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。集中保管集团重要科技档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。组织开展集团科技档案管理业务培训和考核工作。2.各单位档案管理部门职责负责本单位科技档案工作的组织实施和日常管理。制定本单位科技档案管理细则，明确岗位职责，确保科技档案工作规范有序。收集、整理、归档本单位在科技活动中形成的各类档案，定期向集团档案管理部门移交应归档的科技档案。负责本单位科技档案的保管、统计、利用等工作，配合集团档案管理部门开展相关工作。3.科技项目（课题）负责人职责负责组织本项目（课题）文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的完整、准确、系统。按照档案管理要求，及时向本单位档案管理部门移交项目（课题）档案。对归档的项目（课题）档案进行审核，确保档案质量符合要求。三、科技档案的形成与收集1.形成要求科技文件材料的形成应与科技活动同步进行，确保文件材料真实反映科技活动的全过程。科技文件材料应字迹清晰、图表准确、签署完备，采用耐久性强的书写材料和载体。科技文件材料应使用规范的格式和编号，便于识别和管理。2.收集范围科研项目档案：包括项目立项申报文件、研究计划、实验记录、研究报告、成果鉴定材料、专利申请文件等。技术开发档案：如技术方案、设计图纸、工艺流程、技术总结、技术转让合同等。工程建设档案：涵盖项目前期文件、工程设计文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。生产运行档案：包括操作规程、设备维护记录、生产报表、质量检测报告、技术改造文件等。其他科技活动中形成的具有保存价值的文件材料，如学术交流材料、技术引进文件、科技奖励申报材料等。3.收集渠道各部门和项目负责人应及时将本部门或本项目形成的科技文件材料收集齐全，并移交至本单位档案管理部门。档案管理部门应定期对各部门和项目进行档案收集情况的检查，确保科技文件材料不遗漏。对于外单位移交的与本单位科技活动相关的文件材料，应及时进行收集和整理。四、科技档案的整理1.整理原则遵循科技文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法采用年度项目保管期限分类法。即先按年度分开，再按项目分类，最后按保管期限（永久、长期、短期）排列。项目分类可根据项目的性质、阶段、专业等因素进行进一步细分，确保同一项目的文件材料集中在一起。3.编号规则科技档案编号由全宗号、年度号、项目号、案卷号、件号组成。全宗号：由集团档案管理部门统一编制，代表集团整体档案体系。年度号：采用公元纪年，如"20XX"。项目号：按照集团项目管理的编号规则确定，确保项目编号的唯一性。案卷号：每个项目下按顺序编制，用于标识不同的案卷。件号：每本案卷内按文件排列顺序编制，用于标识单个文件。4.整理步骤装订：对破损的文件材料进行修复，去除金属物，按一定顺序装订成册。编页号：在文件材料的右上角或右下角编写页号，单面书写的文件材料在右下角编写，双面书写的文件材料正面在右上角、背面在右下角编写。编目：填写卷内文件目录，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目。装盒：将整理好的案卷装入档案盒，并在盒脊上填写全宗号、年度号、项目号、案卷号等信息。五、科技档案的鉴定1.鉴定组织成立由档案管理部门、科技管理部门、相关业务部门人员组成的科技档案鉴定小组，负责科技档案的鉴定工作。2.鉴定标准根据科技档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。对反映企业核心技术、重大科研成果、重要工程建设、关键生产运行等方面的档案，应列为重点保管对象。对于已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，按照规定程序进行销毁。3.鉴定程序定期开展科技档案鉴定工作，一般每[X]年进行一次全面鉴定。档案管理部门对库存科技档案进行清查，提出初步鉴定意见，填写科技档案鉴定表。鉴定小组对档案管理部门提交的鉴定表进行审核，对有疑问的档案进行实地查看和研究，形成最终鉴定结论。根据鉴定结论，对保管期限已满且无保存价值的档案进行销毁处理；对保管期限需要调整的档案，及时进行调整。六、科技档案的保管1.保管条件设立专门的科技档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃，相对湿度控制在[X]%[X]%。配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全。对电子科技档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并建立异地容灾备份机制，防止数据丢失。2.保管期限科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括集团重大科研成果、重要工程建设项目档案、核心技术档案等。长期保管的档案保管期限为[X]年，一般包括科研项目档案、技术开发档案、重要生产运行档案等。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要是一般性的科技文件材料。3.库房管理建立严格的库房管理制度，档案管理人员应定期对库房进行检查，确保档案无损坏、丢失、霉变等情况。对进出库房的档案进行详细登记，严格履行借阅、归还手续。按照档案保管期限和类别，对档案进行有序排列存放，便于查找和利用。七、科技档案的统计1.统计内容科技档案的数量统计，包括档案的种类、数量、保管期限等。档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况统计。档案库房设施设备运行情况统计。2.统计方法档案管理部门应建立科技档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。采用手工统计和电子统计相结合的方式，确保统计数据的准确性和及时性。3.统计报表定期向上级主管部门和集团领导报送科技档案统计报表，报表内容应包括档案数量变化情况、利用情况分析等。对统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。八、科技档案的利用1.利用原则遵循保密规定，确保科技档案在利用过程中的安全，防止档案信息泄露。坚持方便利用、服务企业的原则，积极为企业的科技创新、生产经营、技术管理等工作提供支持。2.利用方式借阅：内部人员因工作需要借阅科技档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。查阅：因工作需要查阅科技档案的人员，可到档案管理部门指定地点进行查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场提供服务，确保档案安全和查阅秩序。复制：根据利用者的需求，可提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，复制件应加盖"与原件核对无误"章。3.利用登记对科技档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息。定期对利用登记情况进行统计分析，了解档案利用的热点和趋势，为档案管理工作提供参考。九、保密与安全1.保密制度明确科技档案的保密范围，对涉及企业核心技术、商业秘密、未公开的科研成果等档案信息严格保密。加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，防止档案管理人员泄露档案信息。对利用科技档案的人员进行保密提醒，要求其严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露档案内容。2.安全措施加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。对电子科技档案采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发安全事件的能力，确保档案安全。十、奖励与处罚1.奖励对在科技档案管理工作中表现突出的单位和个人，集团给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、