质量信息传递处理规定

质量信息传递处理规定一、目的为了确保公司质量信息能够及时、准确、有效地传递与处理，促进质量管理体系的有效运行，持续改进产品质量，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司内部各部门之间、公司与外部供应商、客户之间质量信息的传递与处理。三、职责1.质量管理部门负责质量信息管理工作的归口管理，制定和完善质量信息传递处理流程及相关制度。收集、汇总、分析各类质量信息，组织相关部门对重大质量问题进行调查、分析和处理，并跟踪处理结果。定期向上级领导汇报质量信息管理工作情况，为公司质量决策提供依据。2.各部门负责本部门质量信息的收集、整理和初步分析，并及时传递给质量管理部门或相关部门。配合质量管理部门对涉及本部门的质量问题进行调查、分析和处理，落实相关改进措施。根据质量信息反馈，对本部门的工作流程、操作规范等进行优化和改进。3.信息传递人员负责质量信息的具体传递工作，确保信息传递的及时性、准确性和完整性。对传递过程中出现的问题及时反馈给相关部门，并协助解决。四、质量信息的分类与收集1.质量信息的分类内部质量信息：包括原材料检验数据、生产过程中的质量记录、成品检验报告、质量事故报告、质量改进建议等。外部质量信息：包括供应商的质量反馈、客户的投诉与退货信息、行业质量动态、法律法规及政策变化等。2.质量信息的收集渠道内部渠道各部门日常工作中的质量记录表格、检验报告、统计报表等。质量巡检、质量审核、内部评审等活动中发现的问题及相关记录。员工的质量反馈意见、合理化建议等。外部渠道供应商提供的质量证明文件、质量异常报告等。客户的投诉电话、电子邮件、书面反馈等。市场调研、行业会议、媒体报道等获取的质量信息。五、质量信息的传递1.传递原则及时性原则：质量信息应在发现或获取后及时传递，不得延误，确保相关部门能够及时采取措施。准确性原则：传递的质量信息应真实、准确，避免模糊或歧义，确保接收方能够正确理解信息内容。完整性原则：传递的质量信息应包含必要的细节和背景资料，以便接收方能够全面了解问题情况，做出准确判断。2.传递方式书面传递：对于重要的质量信息，如质量事故报告、质量改进方案等，应采用书面形式进行传递，如文件、报告、表单等，并要求接收方签字确认。电子传递：利用公司内部网络、电子邮件等电子方式传递一般性的质量信息，如检验数据、质量报表等。电子传递应确保信息的可追溯性，并及时进行备份。口头传递：对于紧急且简单的质量信息，可采用口头方式进行传递，但传递后应及时进行书面记录，并由接收方签字确认。3.传递流程内部质量信息传递流程各部门发现质量信息后，应在[规定时间]内填写《质量信息传递单》，详细描述信息内容、发现时间、发现地点、涉及产品或过程等，并提交给本部门负责人审核。部门负责人审核后，对于属于本部门职责范围内能够自行处理的质量信息，应立即组织处理，并将处理结果反馈给质量管理部门；对于需要其他部门协同处理的质量信息，应在[规定时间]内将《质量信息传递单》及相关资料传递给质量管理部门。质量管理部门收到《质量信息传递单》后，进行汇总、分类和分析，根据问题的严重程度和影响范围，确定牵头处理部门和参与部门，并组织相关部门召开质量问题分析会。质量问题分析会后，牵头处理部门制定质量问题处理方案，明确处理措施、责任人和完成时间，并提交给质量管理部门审核。质量管理部门审核通过后，牵头处理部门组织实施处理方案，相关部门配合执行。在处理过程中，如发现问题需要调整处理方案，应及时提交质量管理部门审核。质量问题处理完成后，牵头处理部门将处理结果填写在《质量信息传递单》上，并提交给质量管理部门。质量管理部门对处理结果进行验证和评估，如处理结果符合要求，则将相关资料归档保存；如处理结果不符合要求，则要求牵头处理部门重新进行处理，直至问题得到彻底解决。外部质量信息传递流程对于来自供应商的质量信息，采购部门应在收到信息后[规定时间]内将其传递给质量管理部门。质量管理部门组织相关部门对供应商质量信息进行分析和评估，根据情况采取相应的措施，如要求供应商整改、暂停供货、退货等，并将处理结果反馈给采购部门。采购部门负责跟踪供应商的整改情况，确保供应商采取有效措施改进质量。对于来自客户的质量信息，销售部门应在收到信息后[规定时间]内填写《客户质量反馈处理单》，详细记录客户反馈的问题、产品批次、客户要求等，并提交给质量管理部门。质量管理部门组织相关部门对客户质量信息进行调查和分析，确定问题的原因和责任部门，制定处理方案。处理方案经质量管理部门审核通过后，销售部门负责与客户沟通处理结果，并跟踪客户满意度。如客户对处理结果不满意，销售部门应及时将情况反馈给质量管理部门，质量管理部门重新组织相关部门进行处理，直至客户满意为止。六、质量信息的处理1.处理原则事实求是原则：质量信息处理应基于客观事实，深入调查分析，找出问题的真正原因，避免主观臆断。原因分析彻底原则：对质量问题的原因分析应全面、深入，不仅要分析表面原因，更要挖掘深层次原因，确保制定的处理措施具有针对性和有效性。措施有效原则：针对质量问题制定的处理措施应切实可行，能够有效解决问题，防止问题再次发生。持续改进原则：通过对质量信息的处理，总结经验教训，对质量管理体系、工作流程、操作规范等进行持续改进，不断提高产品质量和管理水平。2.处理流程质量问题分析质量管理部门组织相关部门召开质量问题分析会，由发现问题的部门介绍质量问题的基本情况，包括问题发生的时间、地点、现象、涉及产品或过程等。参会人员对质量问题进行讨论，从人员、设备、材料、方法、环境等方面进行全面分析，找出可能导致问题发生的原因。采用适当的工具和方法，如因果图、排列图、鱼骨图等，对分析出的原因进行整理和归类，确定主要原因。处理方案制定针对主要原因，由牵头处理部门制定具体的处理方案，明确处理措施、责任人和完成时间。处理措施应具有可操作性和可验证性，能够有效解决质量问题。处理方案应包括对已发生问题的纠正措施和对潜在问题的预防措施，确保问题得到彻底解决，并防止类似问题再次发生。处理方案制定完成后，提交给质量管理部门审核。质量管理部门组织相关部门对处理方案进行评审，评估其合理性、有效性和可行性。如评审通过，则批准实施；如评审不通过，则要求牵头处理部门重新修改处理方案，直至评审通过为止。处理方案实施牵头处理部门按照批准的处理方案组织实施，相关部门配合执行。在实施过程中，如发现问题需要调整处理方案，应及时提交质量管理部门审核。质量管理人员对处理方案的实施过程进行跟踪和监督，确保各项措施得到有效执行。如发现执行过程中存在偏差，应及时督促责任部门进行纠正，确保处理方案能够按时、按质完成。处理结果验证处理方案实施完成后，牵头处理部门对处理结果进行验证，确保质量问题得到彻底解决。验证方式可包括检验、试验、数据分析、现场观察等。牵头处理部门将验证结果填写在《质量信息传递单》上，并提交给质量管理部门。质量管理部门组织相关部门对处理结果进行审核和评估，如处理结果符合要求，则对质量信息进行归档保存；如处理结果不符合要求，则要求牵头处理部门重新进行处理，直至问题得到彻底解决为止。预防措施制定与实施质量管理部门组织相关部门对质量问题进行总结和分析，找出问题产生的根本原因和管理漏洞，制定相应的预防措施。预防措施应具有前瞻性和系统性，能够从源头上防止类似质量问题再次发生。预防措施制定完成后，由相关部门负责组织实施。质量管理部门对预防措施的实施效果进行跟踪和评估，确保预防措施能够有效执行，并持续改进质量管理体系。七、质量信息的统计与分析1.统计内容各类质量信息的发生频率、分布情况，如质量事故的发生次数、不同产品的质量缺陷类型及数量等。质量信息的处理情况，包括处理时间、处理措施、处理结果等。质量信息对产品质量、生产效率、客户满意度等方面的影响程度。2.分析方法采用统计图表、数据分析软件等工具，对质量信息进行直观展示和深入分析。运用排列图、因果图、直方图、控制图等质量管理工具，找出质量问题的主要原因和发展趋势。定期对质量信息进行汇总分析，形成质量分析报告，为公司质量决策提供依据。3.统计与分析周期质量管理部门每月对质量信息进行一次统计与分析，形成月度质量分析报告。每季度对质量信息进行一次全面总结和分析，形成季度质量分析报告。每年对全年质量信息进行综合分析，形成年度质量分析报告，并对下一年度的质量管理工作提出改进建议。八、质量信息的归档与保管1.归档范围各类质量信息传递单、质量问题分析报告、处理方案及处理结果记录等。质量检验报告、试验数据、质量统计报表等质量记录。与质量信息相关的文件、资料、图片等。2.归档要求质量信息应按照类别、时间顺序进行整理和归档，确保档案的完整性和系统性。归档的质量信息应字迹清晰、内容完整、签字齐全，采用纸质或电子介质进行保存。电子档案应进行备份，并定期进行维护，确保数据的安全性和可读取性。3.保管期限质量信息的保管期限应根据相关法律法规和公司规定执行。一般情况下，质量记录的保管期限为[规定年限]，质量文件的保管期限为[规定年限]。对于涉及重大质量问题或法律纠纷的质量信息，应永久保存。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅质量信息档案的，应填写《质量信息档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到质量管理部门查阅。如需借阅质量信息档案，应填写《质量信息档案借阅申请表》，经质量管理部门负责人批准后，办理借阅手续，并在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失。九、监督与考核1.监督检查质量管理部门定期对各部门质量信息传递与处理工作进行监督检查，检查内容包括质量信息的收集、传递、处理的及时性、准确性和完整性，以及处理措施的有效性等。对于监督检查中发现的问题，质量管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.考核机制公司建立质量信息传递与处理工作考核机制，将质量信息管理工作纳入部门绩效考核体系。考核指标包