费用管理制度

费用管理制度一、总则1.目的为了加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在公司经营活动中发生的各类费用报销。3.费用管理原则预算控制原则：各项费用支出应纳入公司年度预算管理，严格按照预算额度控制使用，确保费用支出不超出预算范围。合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规及公司相关规定，严禁报销不符合规定的费用。真实性原则：报销人员应确保所报销费用真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。审批流程规范原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行审批职责，确保费用支出合理、合规。二、费用报销分类及标准（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要，到公司常驻办公地点以外的地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用飞机票：根据实际出差情况，优先选择经济舱出行。如因工作需要乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。火车票：按照规定等级乘坐相应座席，特殊情况需乘坐软卧或一等座的，需经上级领导批准。长途汽车票：根据实际行程购买相应车票，报销金额以票面金额为准。市内交通费：出差期间市内交通费用实报实销，原则上每人每天不超过[X]元。如因特殊情况需要乘坐出租车的，需注明原因并经部门负责人签字确认。住宿费用根据不同地区和职级设定住宿标准，具体如下：一线城市：部门经理及以上人员住宿标准为每人每天不超过[X]元；其他人员住宿标准为每人每天不超过[X]元。二线城市：部门经理及以上人员住宿标准为每人每天不超过[X]元；其他人员住宿标准为每人每天不超过[X]元。三线及以下城市：部门经理及以上人员住宿标准为每人每天不超过[X]元；其他人员住宿标准为每人每天不超过[X]元。实际发生的住宿费用低于上述标准的，按实际金额报销；高于标准的，超出部分由个人承担。餐饮费用出差期间餐饮补贴按照自然天数计算，每人每天补贴标准为：一线城市：[X]元。二线城市：[X]元。三线及以下城市：[X]元。已享受公司出差地招待餐食的，不再享受餐饮补贴。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动需要，用于招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。2.报销标准业务招待费应严格控制在预算范围内，原则上全年业务招待费支出不得超过公司年度销售收入的[X]%。招待客户应根据实际情况合理安排，避免铺张浪费。单次招待费用超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计金额等，经部门负责人审核、分管领导审批后方可进行。业务招待过程中发生的餐饮费用，人均标准不得超过[X]元。如需安排住宿，应按照公司规定的住宿标准执行。赠送礼品应符合公司规定，礼品费用每次不得超过[X]元，且每年累计礼品费用不得超过公司年度业务招待费预算的[X]%。礼品应具有一定的纪念意义和宣传价值，不得赠送现金、有价证券等。（三）办公用品费1.定义办公用品费是指公司因办公需要购买的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等各类办公耗材及办公设备。2.报销标准办公用品采购应按照公司制定的办公用品清单进行，原则上不得采购清单以外的物品。如因特殊工作需要确需采购清单以外的办公用品，需经部门负责人批准。办公用品采购实行集中采购与分散采购相结合的方式。对于常用的办公用品，由行政部门统一采购；对于特殊规格或定制的办公用品，可由使用部门自行采购，但需报行政部门备案。办公用品报销时，应提供正规发票，并附详细的物品清单，注明物品名称、规格、数量、单价等信息。发票金额应与报销金额一致，不得虚开发票。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准公司根据员工职级设定通讯费补贴标准，具体如下：部门经理及以上人员：每月通讯费补贴标准为[X]元。其他人员：每月通讯费补贴标准为[X]元。员工凭通讯费发票在补贴标准范围内实报实销。如发票金额低于补贴标准，按发票金额报销；如发票金额高于补贴标准，超出部分由个人承担。员工应确保通讯费用用于工作用途，不得将个人通讯费用混入公司报销。（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司自有车辆或租赁车辆因公务使用所发生的燃油费、过路费、停车费、车辆保险费、车辆维修保养费等。2.报销标准燃油费：根据车辆实际行驶里程和油耗标准报销，油耗标准由行政部门根据车辆型号和使用情况制定。过路费、停车费：实报实销，报销时应提供相应的发票，并注明日期、事由、起止地点等信息。车辆保险费：按照公司与保险公司签订的保险合同金额报销，每年报销一次。车辆维修保养费：车辆维修保养应提前填写《车辆维修保养申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，到指定的维修保养点进行维修保养。维修保养费用实报实销，报销时应提供维修保养清单、发票等凭证。（六）会议费1.定义会议费是指公司因召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.报销标准召开会议应提前制定会议预算，经部门负责人审核、分管领导审批后执行。会议预算应明确会议的各项费用明细，包括场地租赁费用、会议设备租赁费用、餐饮费用、住宿费用、资料印刷费用等。会议场地租赁应选择经济实惠、符合会议要求的场地，场地租赁费用不得超过预算标准。如需在酒店召开会议，应按照公司规定的住宿标准安排参会人员住宿。会议餐饮应根据会议规模和参会人员数量合理安排，原则上每人每餐标准不得超过[X]元。如需安排茶歇，茶歇费用每人每次不得超过[X]元。会议资料印刷应根据会议需要印刷，确保资料内容准确、完整。资料印刷费用应控制在预算范围内，报销时应提供印刷清单和发票。（七）培训费1.定义培训费是指公司为提高员工业务素质和技能水平，组织员工参加外部培训或内部培训所发生的培训费用，包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等。2.报销标准员工参加培训应提前填写《培训申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后参加培训。培训申请表应注明培训名称、培训时间、培训地点、培训费用预算等信息。参加外部培训的费用按照培训合同约定的金额报销，报销时应提供培训合同、发票、培训证书等凭证。参加内部培训的教材费、讲师课酬等费用，由培训组织部门按照预算标准报销。内部培训如需安排场地租赁、设备租赁等费用，按照会议费的报销标准执行。员工参加培训期间的住宿费、交通费等，按照差旅费的报销标准执行。三、费用报销流程（一）费用申请1.员工因公务需要发生费用支出前，应根据费用类型填写相应的费用申请表，如《差旅费申请表》、《业务招待费申请表》、《办公用品申请表》、《车辆维修保养申请表》、《培训申请表》等。2.费用申请表应详细填写费用事由、预计金额、费用发生时间、参与人员等信息，并按照审批流程提交相关领导审批。3.对于预算内的常规费用申请，部门负责人应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批；对于预算外或金额较大的费用申请，部门负责人应审核后提交分管领导审批，分管领导应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批。（二）费用发生与报销1.员工按照审批后的费用申请表进行费用支出，并妥善保管相关发票及凭证。发票应真实、合法、有效，发票内容应与实际发生的业务相符，包括发票抬头、日期、金额、商品或服务名称、税率等信息。2.费用发生后，员工应在规定的时间内办理报销手续。一般情况下，应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请；对于出差费用，应在出差返回后的[X]个工作日内提交报销申请。3.员工填写《费用报销单》，将费用申请表、发票及凭证等粘贴在《费用报销单》后面，并按照费用报销单上的要求填写相关信息，如报销部门、报销人、费用明细、报销金额等。（三）部门审核1.员工将填写好的《费用报销单》提交至所在部门，部门负责人应根据费用管理制度和实际情况对报销内容进行审核。审核内容包括费用的真实性、合理性、合规性，发票及凭证的完整性、有效性等。2.部门负责人审核无误后，在《费用报销单》上签字确认，并注明审核意见。如发现报销内容不符合规定，部门负责人应要求报销人补充或更正相关信息，直至审核通过。（四）财务审核1.部门审核通过后的《费用报销单》提交至财务部门，财务人员对报销内容进行财务审核。财务审核主要包括费用是否超出预算范围、报销金额计算是否准确、发票及凭证是否符合财务规定等。2.财务人员审核过程中如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其进行补充或更正。对于不符合财务规定的发票或凭证，财务人员有权拒绝报销。3.财务审核通过后，财务人员在《费用报销单》上签字确认，并注明审核意见。（五）审批1.财务审核通过后的《费用报销单》按照公司审批权限提交相关领导审批。审批权限如下：报销金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批。报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门分管领导审核后，提交总经理审批。报销金额在[X]元以上的，由部门分管领导、财务负责人、总经理共同审批。2.各级领导应认真履行审批职责，对报销内容的真实性、合理性、合规性进行全面审查。审批通过后，在《费用报销单》上签字确认。（六）报销支付1.经各级领导审批通过的《费用报销单》交回财务部门，财务人员根据审批结果进行报销支付。报销支付方式包括现金支付、银行转账等。2.对于符合报销规定的费用，财务人员应在审批通过后的[X]个工作日内完成支付。如遇特殊情况需要延期支付的，财务人员应向报销人说明原因。3.报销人收到报销款项后，应在《费用报销单》上签字确认收款情况。四、费用报销的其他规定（一）发票要求1.报销费用必须提供真实、合法、有效的发票。发票应加盖发票专用章，发票内容应完整、清晰，不得涂改、挖补。2.对于增值税专用发票，报销人应确保发票信息填写准确无误，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。如发票信息有误，应及时联系开票方进行更正。3.发票遗失的，原则上不予报销。如因特殊原因需要报销的，报销人应提供相关证明材料，如发票复印件（加盖开票方公章）、销售方记账联复印件及相关说明等，并经部门负责人、财务负责人审核，分管领导审批后方可报销。（二）费用分摊1.多人共同发生的费用，如差旅费、业务招待费等，应根据实际情况进行合理分摊，并在报销单上注明分摊情况。分摊依据应合理、充分，如人数、工作量、受益程度等。2.对于无法明确分摊的费用，由参与人员协商确定分摊方式；协商不成的，由部门负责人根据实际情况进行裁定。（三）备用金管理1.公司根据业务需要，可设立备用金制度。备用金主要用于支付临时性、小额的费用支出，如市内差旅费、办公用品采购等。2.备用金申请人应填写《备用金申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，到财务部门领取备用金。备用金金额根据实际业务需要确定，原则上不超过[X]元。3.备用金使用后，申请人应在规定的时间内办理报销手续，冲减备用金。如备用金使用完毕后仍有未报销的费用，申请人应及时补充备用金或办理报销手续。4.财务部门应定期对备用金进行清理核对，确保备用金使用合规、安全。对于长期未报销的备用金，财务部门有权从申请人工资中扣除。（四）费用报销的监督与检查1.公司财务部门负责对费用报销情况进行定期检查和不定期抽查，确保费用报销符合公司规定。检查内容包括费用报销的真实性、合理性、合规性，发票及凭证的完整性、有效性，审批流程的执行情况等