网络中心零星采购管理办法

网络中心零星采购管理办法一、总则1.目的为规范网络中心零星采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动的公平、公正、公开，满足网络中心日常工作及业务发展的物资需求，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于网络中心因日常办公、网络设备维护、技术支持等工作需要进行的金额较小、频次较高的零星采购活动。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规和学校相关规定开展采购活动。效益性原则：在保证质量的前提下，追求性价比最优，降低采购成本。公正性原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商机会均等。保密性原则：涉及采购活动的相关信息，未经许可不得对外泄露。二、采购范围与标准1.采购范围办公耗材：如打印纸、墨盒、硒鼓、文具等。网络设备配件：如网线、水晶头、光纤跳线、网络模块等。小型办公设备：如小型交换机、无线路由器、移动硬盘等。维修工具及材料：如螺丝刀、万用表、各类电子元件等。其他与网络中心业务相关的零星物资。2.采购标准单次采购金额在[X]元以下的物资采购，适用本办法。超过此金额的采购项目，应按照学校相关采购规定执行。对于急需且市场供应相对单一的物资，可根据实际情况适当放宽采购标准，但需经网络中心负责人批准。三、采购流程1.需求申请使用部门或个人根据工作需要填写《网络中心零星采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、预算金额、需求日期等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至网络中心采购负责人。2.采购审批网络中心采购负责人对采购申请表进行初步审核，检查申请内容是否完整、合理，预算金额是否在规定范围内。对于金额较小、需求明确的采购申请，采购负责人可直接审批；对于金额较大或情况较为复杂的申请，需提交网络中心负责人审批。经审批通过的采购申请，进入采购执行环节。3.供应商选择建立供应商库采购负责人定期收集、整理供应商信息，建立网络中心零星采购供应商库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉和产品质量保证能力。对供应商库中的供应商进行动态管理，定期评估其供货质量、价格水平、交货期等情况，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。采购方式询价采购：对于规格型号明确、市场价格相对透明的物资，采购负责人向至少三家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。定点采购：与部分长期合作且信誉良好的供应商签订定点采购协议，确定采购价格、交货期等条款。对于协议范围内的物资采购，直接从定点供应商处采购。紧急采购：对于因工作急需，无法按照正常采购流程进行采购的物资，经网络中心负责人批准后，可采取紧急采购方式。紧急采购应尽量选择信誉良好的供应商，并在采购后及时补办相关审批手续。4.合同签订（如需）对于单次采购金额较大或有特殊要求的物资采购，采购负责人应与选定的供应商签订采购合同。合同应明确物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同签订前，采购负责人应将合同草本提交网络中心法务人员或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法、合规、合理。审核通过后，由网络中心负责人签字盖章，正式签订合同。5.采购执行采购负责人按照合同约定或采购申请要求，及时与供应商沟通采购事宜，跟踪物资的生产、运输进度，确保按时、按质、按量到货。供应商交货时，采购负责人应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等是否与合同约定或采购申请一致。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决，要求供应商补货、换货或退货。6.报销付款采购完成后，采购人员应及时整理采购相关票据，包括发票、送货单、验收单等，并按照学校财务报销制度填写报销凭证。报销凭证经部门负责人审核签字后，提交至网络中心财务人员进行审核。财务人员审核无误后，按照学校财务支付流程办理付款手续。四、采购监督与管理1.内部监督网络中心设立采购监督小组，成员包括网络中心负责人、财务人员及相关业务人员。采购监督小组负责对采购活动全过程进行监督检查，确保采购程序合规、采购行为公正。采购监督小组定期对采购项目进行抽查，检查采购文件、合同签订、验收情况、付款记录等是否规范、完整。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.供应商管理建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、价格水平、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于评价为不合格的供应商，及时从供应商库中剔除，并停止与其合作。加强与供应商的沟通与协调，定期召开供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，共同解决合作过程中存在的问题。3.档案管理采购负责人负责建立采购档案，对采购活动中的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、询价单、报价单、采购合同、验收单、发票等。采购档案保存期限按照学校档案管理规定执行，确保采购活动可追溯。五、责任追究1.在采购活动中，若发现采购人员、相关审批人员或其他工作人员存在违规操作、滥用职权、谋取私利等行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理。2.因供应商原因导致采购物资出现质量问题或交货延迟等情况，给网络中心造成损失的，采购人员应及时与供应商协商解决赔偿事宜；如协商不成，可通过法律途径追究供应商的责任。3.对于在采购监督检查中发现的问题，相关责任人应按照要求及时整改。