输电工程档案管理实施细则

输电工程档案管理实施细则一、总则（一）目的为加强输电工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规及公司相关规定，结合输电工程实际情况，制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于公司所属输电工程从项目前期策划、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则公司档案管理部门统一领导输电工程档案管理工作，各相关部门和参建单位按照职责分工，负责本部门或本单位所形成档案的收集、整理、归档和保管工作。2.全过程管理原则档案管理贯穿输电工程建设全过程，与工程建设同步进行，确保档案的形成、积累、整理与工程建设进度相适应。3.质量第一原则严格把控档案质量，确保档案内容真实、准确、完整，书写规范、字迹清晰、图像清晰，载体及装具符合要求。4.便于利用原则档案整理应便于保管和利用，按照一定的分类标准和编号规则进行整理，建立完善的检索系统，方便快速查找和调阅档案。二、管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家和上级有关档案管理的法律法规、方针政策，制定和完善公司输电工程档案管理规章制度。2.负责指导、监督和检查输电工程各参建单位的档案管理工作。3.组织对输电工程档案的验收工作，对档案的完整性、准确性、系统性进行审查。4.接收、保管和提供利用输电工程档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。（二）项目管理部门职责1.负责组织、协调输电工程建设过程中的档案管理工作，明确各参建单位的档案管理职责。2.将档案管理工作纳入工程建设管理程序，与工程建设同步部署、同步检查、同步考核。3.参与工程档案的整理、审核和验收工作，对档案的质量和完整性负责。（三）设计单位职责1.按照国家和行业有关规定及工程档案管理要求，负责收集、整理和归档工程设计阶段形成的各类档案，包括设计基础资料、设计文件、图纸会审记录、设计变更等。2.对设计文件的准确性、完整性负责，确保设计文件符合工程建设要求，并及时向项目管理部门和施工单位提供准确的设计资料。3.配合项目管理部门和施工单位做好工程档案的整理、审核和验收工作。（四）施工单位职责1.建立健全项目档案管理制度，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位在施工过程中形成的档案收集、整理、归档工作。2.按照工程建设合同要求和档案管理规定，及时收集、整理施工过程中的各类文件资料，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程变更通知等，确保档案真实、准确、完整。3.对施工过程中形成的档案进行分类整理，编制档案目录，定期向项目管理部门移交档案，并配合做好工程档案的审核和验收工作。（五）监理单位职责1.负责对施工单位的档案管理工作进行监督检查，审核施工单位报送的档案资料，确保档案资料的真实性、准确性和完整性。2.收集、整理监理过程中形成的档案，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理通知单、工程质量评估报告等，并及时向项目管理部门移交。3.协助项目管理部门做好工程档案的整理、审核和验收工作，对工程档案的质量进行全程监督。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.设计文件设计基础资料、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程变更通知、施工总结等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理通知单、工程质量评估报告等。5.设备文件设备采购合同、设备安装调试记录、设备质量证明文件、设备说明书等。6.竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、工程决算文件等。7.其他文件与工程建设有关的会议纪要、协议、来往信函、声像资料等。（二）收集要求1.各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围和时间要求，及时收集本单位在工程建设过程中形成的各类文件资料。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对归档的电子文件，应确保其内容完整、系统，格式规范，能够长期有效读取，并与其纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照分类标准和编号规则进行整理，做到分类科学、编号统一、排列有序、目录清晰。（四）整理方法1.分类输电工程档案一般分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等六大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.编号采用分类编号法，按照档案类别和形成时间顺序进行编号。例如，工程前期文件编号为"QT年份序号"，设计文件编号为"SJ年份序号"等。3.组卷根据文件的数量和内容，将相关文件组成一卷或多卷。卷内文件应按照重要程度和时间顺序排列，编写页号。4.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。同时，编制案卷目录，包括案卷编号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。四、档案归档（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项批复后及时归档。2.设计文件应在设计完成并经审核后归档。3.施工文件应随工程进度同步归档，工程竣工后一个月内完成全部归档工作。4.监理文件应在监理工作结束后及时归档。5.设备文件应在设备到货验收合格后或设备安装调试完成后归档。6.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.施工单位、监理单位等参建单位在完成档案整理后，向项目管理部门提交档案移交清单，申请档案移交。2.项目管理部门对参建单位提交的档案进行审核，审核合格后办理档案移交手续。3.公司档案管理部门接收项目管理部门移交的档案，对档案进行再次审核，审核无误后办理入库手续。五、档案保管（一）保管场所公司应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限输电工程档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件、工程竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。2.长期保存的档案保存期限为30年，主要包括设计文件、施工文件、监理文件、设备文件等。3.短期保存的档案保存期限为10年，如工程变更通知、施工日志、监理月报等。（三）保管要求1.档案应按照类别和保管期限分别存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损或褪色的档案，应及时进行修复或复制。六、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要可查阅输电工程档案，涉及对外提供档案利用的，应按照国家有关规定和公司相关程序办理审批手续。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助和服务。2.借阅档案因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立输电工程档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为清晰、完整、可长期保存的PDF或TIFF格式。（三）数据录入将档案目录信息和数字化扫描图像录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。（四）系统功能档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、报表生成等功能，实现档案信息的自动化管理和共享利用。（五）安全管理加强档案信息化系统的安全管理，采取数据备份、访问控制、防火墙、防病毒等措施，确保档案信息的安全可靠。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门、项目管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限和重要程度，按照国家有关规定和公司相关标准进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定小组组长签字后，报公司主管领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。九、监督与考核（一）监督检查公司档案管理部门定期对输电工程各参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保