煤矿供应科管理制度

煤矿供应科管理制度一、总则1.目的为加强煤矿供应科的管理，规范物资采购、供应、储备等工作流程，确保煤矿生产建设所需物资的及时、足额供应，降低物资采购成本，提高物资管理水平，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于煤矿供应科全体员工及与物资采购、供应相关的各项业务活动。3.基本原则按需采购原则：根据煤矿生产计划和实际需求，合理安排物资采购，确保物资供应与生产需求相匹配。质量第一原则：严格把控物资质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合煤矿生产安全要求。成本控制原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，通过优化采购流程、合理选择供应商、批量采购等方式，降低物资采购成本。廉洁自律原则：供应科员工应严格遵守廉洁自律规定，杜绝在物资采购过程中发生违规违纪行为。二、岗位职责（一）供应科科长岗位职责1.全面负责供应科的日常管理工作，组织制定和完善本科室各项管理制度，并监督执行。2.根据煤矿生产计划，组织编制物资供应计划，确保物资供应的及时性和准确性。3.负责供应商的开发、选择、评估和管理工作，建立供应商档案，维护良好的合作关系。4.组织物资采购招标、谈判等工作，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期符合要求。5.协调解决物资供应过程中出现的问题，保障煤矿生产建设的顺利进行。6.定期对供应科的工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高物资管理水平。7.负责本科室员工的工作安排、绩效考核和培训等工作，提高员工业务素质和工作能力。8.完成领导交办的其他工作任务。（二）物资计划员岗位职责1.根据煤矿生产计划、设备检修计划等，收集、整理各部门物资需求信息，编制物资需求计划。2.对物资需求计划进行审核和平衡，确保计划的合理性和准确性。3.及时掌握物资库存动态，根据库存情况调整物资需求计划，避免物资积压或缺货。4.与生产部门、使用单位保持密切沟通，了解物资使用情况和需求变化，及时调整物资计划。5.负责物资计划的上报、下达和执行情况的跟踪反馈工作。6.协助做好物资采购合同的签订、执行和验收等工作。7.完成领导交办的其他工作任务。（三）采购员岗位职责1.根据物资采购计划，负责具体的物资采购工作。2.按照采购流程，选择合格的供应商，进行询价、比价、议价等工作，确保采购物资的性价比最优。3.负责与供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款，并跟踪合同执行情况。4.及时掌握市场物资价格波动情况，收集相关信息，为采购决策提供参考依据。5.负责采购物资的催交、到货验收等工作，对不合格物资及时办理退换货手续。6.协助做好物资库存管理工作，确保物资的合理储备。7.建立采购工作台账，记录采购物资的相关信息，定期进行统计和分析。8.严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂和不正当利益。9.完成领导交办的其他工作任务。（四）仓库管理员岗位职责1.负责物资仓库的日常管理工作，包括物资的验收入库、存储保管、发放出库等。2.严格执行物资验收制度，对入库物资的数量、质量、规格等进行认真核对，确保入库物资符合要求。3.按照物资的类别、特性、规格等进行分类存放，做好物资的标识和防护工作，确保物资的安全和完好。4.建立物资库存台账，及时记录物资的出入库情况，做到账物相符。5.根据物资发放凭证，准确、及时地发放物资，严格执行物资发放手续，杜绝无手续发放。6.定期对物资库存进行盘点，编制盘点报表，及时发现和处理物资盘盈、盘亏等问题。7.做好仓库的安全管理工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全无事故。8.协助做好物资采购计划的编制和物资成本核算等工作。9.完成领导交办的其他工作任务。（五）物资核算员岗位职责1.负责物资采购成本的核算和分析工作，对采购物资的价格、运费、税费等进行准确核算。2.建立物资成本台账，记录物资采购成本的发生情况，定期进行统计和分析，为成本控制提供依据。3.协助编制物资采购预算，对预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现偏差并提出调整建议。4.负责物资出入库的账务处理工作，确保账目清晰、准确。5.参与物资采购合同的审核工作，对合同中的价格条款、结算方式等进行审核。6.定期与财务部门核对账目，确保物资核算数据的一致性。7.完成领导交办的其他工作任务。三、物资采购管理1.采购计划编制物资计划员应根据煤矿月度生产计划、设备检修计划、安全技术措施等，结合物资库存情况，于每月[具体日期]前编制次月物资需求计划。物资需求计划应明确物资的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息，并经相关部门和领导审核批准。对于临时性、紧急性物资需求，使用部门应填写《紧急物资采购申请表》，经分管领导审批后，及时提交给物资计划员，物资计划员应优先安排采购。2.供应商选择与管理供应科应建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等进行全面记录和评估。新供应商的开发应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、邀请招标、询价、竞争性谈判等方式进行选择。选择过程中应要求供应商提供营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。与供应商签订采购合同时，应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购流程采购员根据批准的物资采购计划，选择合适的供应商进行询价、比价、议价。询价时应至少向三家以上供应商发出询价函，获取详细的报价信息。对供应商的报价进行分析和比较，选择性价比最优的供应商。必要时可组织供应商进行谈判，争取更有利的采购条件。确定供应商后，采购员应起草采购合同，并提交科长审核。审核通过后，与供应商签订采购合同。采购合同签订后，采购员应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于重要物资和关键设备，应派人到供应商处进行监造和催交。物资到货前，采购员应及时通知仓库管理员做好验收准备工作。物资到货时，仓库管理员应按照验收标准对物资的数量、质量、规格等进行严格验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商联系，办理退换货手续。四、物资验收管理1.验收标准物资验收应严格按照国家相关标准、行业标准、企业标准以及采购合同约定的质量标准进行。对于重要物资和关键设备，应要求供应商提供产品质量检验报告、合格证、使用说明书等质量证明文件。2.验收流程物资到货后，仓库管理员应及时通知物资计划员、采购员等相关人员共同参与验收。验收人员应根据验收标准，对物资的数量、质量、规格等进行逐一核对。对于数量较大的物资，可采用抽检的方式进行验收。验收过程中发现物资存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题时，验收人员应及时填写《物资验收不合格报告》，详细记录问题情况，并要求供应商在规定时间内处理。供应商对验收结果有异议的，可在接到通知后的[具体天数]内提出复检申请。供应科应组织相关人员进行复检，复检结果为最终验收结果。验收合格的物资，仓库管理员应及时办理入库手续，填写《物资入库单》，并将物资存放到指定的仓库位置。五、物资库存管理1.库存规划仓库管理员应根据煤矿生产特点、物资消耗规律、储备定额等，对物资库存进行合理规划。制定物资储备定额，明确各类物资的最高储备量、最低储备量和安全储备量。物资储备定额应根据实际情况定期进行修订和完善。按照物资的类别、特性、规格等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。2.库存盘点仓库管理员应定期对物资库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点前，仓库管理员应做好各项准备工作，包括核对账目、整理物资、准备盘点工具等。盘点过程中，应如实记录物资的实际数量、规格、质量等情况，做到账物相符。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，填写《物资盘点盈亏报告表》，并报相关领导审批。根据盘点结果，及时调整物资库存台账和财务账目，确保账实一致。对于盘亏的物资，应按照规定进行处理，追究相关人员的责任。3.库存物资保管仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资的安全存储。对有保质期要求的物资，应建立保质期台账，定期进行检查，确保在保质期内使用。对于临近保质期的物资，应及时通知相关部门进行处理。对贵重物资、易燃易爆物资等应实行专人专管，严格执行相关管理制度。定期对库存物资进行检查和维护，及时清理积压物资、废旧物资等，确保库存物资的质量和完好。六、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"先进先出、急用先供"的原则，确保物资的合理使用。严格执行物资发放手续，凭经批准的物资发放凭证发放物资。物资发放凭证应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。2.发放流程使用部门填写《物资领用申请表》，经部门负责人签字批准后，提交给仓库管理员。仓库管理员根据物资发放凭证，核对物资的名称、规格型号、数量等信息，无误后发放物资，并在《物资领用申请表》和《物资发放台账》上签字确认。对于大型设备、批量物资等的发放，仓库管理员应组织相关人员进行发放，并做好发放记录。物资发放后，仓库管理员应及时更新物资库存台账，确保库存数量的准确性。七、废旧物资管理1.废旧物资回收各部门在生产过程中产生的废旧物资，应及时清理并交回仓库。仓库管理员应设立废旧物资存放区，对回收的废旧物资进行分类存放。仓库管理员应定期对废旧物资进行盘点和统计，填写《废旧物资回收登记表》，详细记录废旧物资的名称、规格型号、数量、回收日期等信息。2.废旧物资处置供应科应定期对废旧物资进行评估，根据废旧物资的性质、数量、市场价值等情况，制定废旧物资处置方案。废旧物资处置可采用报废、变卖、回收利用等方式。对于有利用价值的废旧物资，应优先考虑回收利用；对于无利用价值的废旧物资，可按照相关规定进行报废处理或变卖。废旧物资处置过程中，应严格遵守相关法律法规和企业规定，确保处置过程的公开、公平、公正。处置收入应及时上缴财务部门，纳入企业统一核算。建立废旧物资处置台账，记录废旧物资的处置情况，包括处置方式、处置价格、处置时间、收入情况等信息。八、廉洁自律规定1.供应科员工应严格遵守国家法律法规和企业的各项规章制度，自觉抵制各种不正之风。2.在物资采购、供应、验收、库存管理等工作中，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品、宴请等不正当利益。3.不得利用职务之便，为供应商谋取不正当利益，