单位办公用品领用制度

单位办公用品领用制度一、总则1.目的为了加强单位办公用品的管理，规范办公用品的领用流程，合理控制办公用品费用，确保办公用品的正常供应和有效使用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于单位内各部门及全体员工。3.管理原则按需领用原则：员工应根据工作实际需要领用办公用品，避免浪费。勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低办公成本。规范管理原则：明确办公用品的采购、存储、领用等环节的管理要求，确保流程规范。二、办公用品的分类及标准1.办公用品分类办公文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机、胶水等。办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等（办公设备的管理另有专门规定，本制度主要针对其耗材及相关配件）。办公耗材类：如打印纸、墨盒、硒鼓、墨粉、复印纸等。办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等（办公家具的管理另有专门规定，本制度主要针对其日常维护用品）。其他类：如清洁用品、饮用水、一次性纸杯等。2.办公用品领用标准办公文具类笔：每人每月领用中性笔不超过[X]支，特殊工作需求除外。笔记本：根据工作需要，普通员工每月领用不超过[X]本，部门负责人可适当增加。文件夹：每人每次领用不超过[X]个。订书机、胶水等：根据实际损坏或使用完情况按需领用。办公耗材类打印纸：根据各部门业务量合理核定用量，每月领用量由行政部门根据上月使用情况进行调整。墨盒、硒鼓、墨粉：根据打印机使用频率和打印量，由行政部门定期统计并制定更换计划，各部门按需领用。其他类清洁用品：根据办公区域面积和清洁频率，由行政部门统一安排发放，各部门按需领取。饮用水：以办公室为单位，根据人数和实际饮水量确定每月供应量。一次性纸杯：根据实际使用情况，各部门适量领用。三、办公用品的采购1.采购计划各部门应在每月[具体日期]前将次月办公用品需求计划提交至行政部门。需求计划应详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。行政部门根据各部门提交的需求计划，结合库存情况，汇总编制单位月度办公用品采购计划。2.采购流程行政部门负责办公用品的采购工作。采购人员应根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价和采购。对于常用办公用品，应建立供应商库，优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购商品的规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购金额在[X]元以下的办公用品，由行政部门负责人审批；采购金额在[X]元以上的，需经单位分管领导审批。3.采购验收办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门仓库管理人员进行验收。仓库管理人员应按照采购合同和送货清单，对办公用品的名称、规格、数量、质量等进行仔细核对。对于验收合格的办公用品，应办理入库手续，并填写入库单；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系退换货事宜。四、办公用品的存储1.仓库管理行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。2.库存盘点行政部门应每月对办公用品仓库进行一次盘点，每年进行一次全面盘点。盘点结果应形成盘点报告，报行政部门负责人审核。如发现账实不符，仓库管理人员应及时查明原因，并编制盘盈盘亏报告，报行政部门负责人审批后进行相应的账务处理。五、办公用品的领用1.领用流程员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用办公用品的名称、规格、数量、领用日期、用途等信息。《办公用品领用申请表》经所在部门负责人签字批准后，到行政部门仓库领取办公用品。仓库管理人员应根据《办公用品领用申请表》，对领用的办公用品进行发放，并在申请表上签字确认。同时，更新办公用品库存台账。2.领用方式办公用品原则上实行按需领用、限量发放。对于一些价值较高或消耗量大的办公用品，如打印机、复印机等，可采用以旧换新的方式进行领用。对于一次性领用数量较大的办公用品，如打印纸等，行政部门可根据实际情况安排送货上门。3.特殊情况领用因工作需要临时领用办公用品的，可先电话联系行政部门仓库管理人员，说明领用原因和所需办公用品，经仓库管理人员同意后，可在下次办公用品领用时间统一补办领用手续。对于涉及重要会议、活动等特殊情况需要额外领用办公用品的，由相关部门提前向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况进行协调安排。六、办公用品的使用与保管1.使用要求员工应妥善使用办公用品，不得随意浪费或挪作他用。对于领用的办公用品，应按照使用说明正确使用，确保其使用寿命。办公设备类用品应严格按照操作规程使用，定期进行维护保养，如发现故障应及时通知行政部门维修人员进行维修。办公耗材类用品在使用过程中应注意节约，如打印、复印时应合理排版，避免浪费纸张；及时更换墨盒、硒鼓等耗材，以保证设备的正常使用。2.保管责任员工对领用的办公用品负有保管责任，应将其放置在安全、合适的位置，防止丢失、损坏或被盗。对于因个人原因造成办公用品丢失、损坏的，员工应照价赔偿。部门负责人应加强对本部门办公用品使用和保管情况的监督检查，发现问题及时督促员工整改。七、办公用品的报废与处置1.报废条件办公用品因使用年限已久、损坏无法修复或技术淘汰等原因，已失去使用价值的，可申请报废。办公设备类用品出现严重故障，维修成本过高，且无维修价值的，可申请报废。2.报废流程员工或部门发现办公用品需要报废时，应填写《办公用品报废申请表》，注明报废办公用品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息。《办公用品报废申请表》经所在部门负责人签字审核后，报行政部门审批。行政部门应组织相关人员对申请报废的办公用品进行鉴定，确认符合报废条件后，予以批准。对于批准报废的办公用品，行政部门应安排专人进行处置。对于可回收利用的办公用品，如废旧纸张、塑料瓶等，应进行回收处理；对于不可回收利用的办公用品，应按照环保要求进行妥善处理，如交由专业的废品回收公司处理等。3.报废记录行政部门应建立办公用品报废台账，详细记录报废办公用品的名称、规格、数量、购置时间、报废时间、处置方式等信息，以便进行统计和查询。八、监督与检查1.行政部门监督行政部门负责对单位办公用品的采购、存储、领用、使用、保管、报废等环节进行全程监督检查，确保办公用品管理制度的有效执行。行政部门应定期对各部门办公用品的使用情况进行统计分析，及时发现和纠正存在的问题，并将相关情况反馈给各部门负责人。2.内部审计监督单位内部审计部门应定期对办公用品的管理情况进行审计监督，检查办公用品的采购、使用、费用支出等是否符合规定，有无浪费、违规使用等情况。对于审计中发现的问题，内部审计部门应提出整改意见，督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况。3.违规处理对于违反本制度规定的部门和个人，行政部