公司办公室管理制度

公司办公室管理制度一、总则1.目的为加强公司办公室管理，维护办公秩序，提高工作效率，确保各项工作的顺利进行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则遵循高效、规范、有序、节约的原则，营造良好的办公环境。二、办公区域管理1.办公场地分配根据各部门工作职能和人员数量，合理分配办公场地。各部门应按照指定区域使用办公场地，不得擅自占用其他部门的办公空间。2.办公环境维护保持办公区域整洁卫生，每日下班前应清理桌面、地面，将文件、办公用品摆放整齐。爱护办公设施设备，如发现损坏应及时向行政部门报修。不得在办公区域内随意张贴、悬挂与工作无关的物品。3.公共区域使用会议室、洽谈室等公共区域由行政部门统一管理和安排使用。各部门如需使用，应提前向行政部门预约，并在使用后清理场地。不得在公共区域大声喧哗、吸烟、乱扔垃圾等，保持公共区域的安静和整洁。三、办公用品管理1.办公用品采购行政部门根据各部门需求和库存情况，定期制定办公用品采购计划，并报公司领导审批。采购办公用品应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。2.办公用品发放行政部门负责办公用品的发放工作，设立办公用品领用台账，记录领用日期、物品名称、数量、领用人等信息。员工领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。对于消耗性办公用品，如笔、纸、墨盒等，应限量领用；对于耐用性办公用品，如电脑、打印机等，应根据实际需求和使用年限进行配置和更换。3.办公用品使用与节约员工应合理使用办公用品，避免浪费。提倡双面打印、复印，减少纸张消耗。对于可回收利用的办公用品，如文件袋、包装盒等，应妥善保管，以便再次使用。四、文件与档案管理1.文件管理公司文件分为外来文件和内部文件。外来文件由行政部门负责签收、登记，并及时传递给相关部门；内部文件由各部门自行起草、审核、编号，经公司领导审批后发布。文件发布后，应及时在公司内部网络或公告栏上公布，确保员工能够及时查阅。员工应妥善保管文件，不得随意丢弃、涂改或转借他人。如需借阅文件，应填写借阅申请表，经文件保管部门负责人签字同意后借阅，并在规定时间内归还。2.档案管理行政部门负责公司档案的收集、整理、归档和保管工作。档案包括人事档案、财务档案、业务档案等。档案应按照类别、时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查询和管理。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和安全性。对于过期或无用的档案，应按照规定进行销毁处理。五、会议管理1.会议类型公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周例会、月例会、季度总结会等；临时会议根据工作需要随时召开。2.会议组织行政部门负责会议的组织工作，包括会议通知、场地安排、资料准备等。会议通知应提前发送给参会人员，明确会议时间、地点、主题、议程等信息。会议主持人应提前熟悉会议内容，确保会议按照议程有序进行。参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假。3.会议记录行政部门应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整，并在会后及时整理成会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员和相关部门。4.会议决议执行各部门应按照会议决议认真落实各项工作任务，明确责任人和时间节点。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向公司领导汇报。六、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管公章由行政部门负责人保管，合同专用章由法务部门负责人保管，财务专用章和法人章由财务部门负责人保管。印章保管人应妥善保管印章，不得随意放置或转借他人。印章保管人因出差、请假等原因不能履行保管职责时，应提前将印章移交指定的临时保管人，并办理交接手续。3.印章使用使用印章应填写印章使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用印章。印章使用应在印章保管人在场的情况下进行，不得在空白纸张或文件上加盖印章。印章使用完毕后，应及时将印章归还保管人，并在印章使用登记表上签字确认。七、证照管理1.证照种类公司证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等。2.证照保管行政部门负责公司证照的保管工作，设立证照保管台账，记录证照名称、编号、颁发日期、有效期等信息。证照应存放在安全可靠的地方，防止丢失、损坏或被盗。3.证照使用使用证照应填写证照使用申请表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息，经相关领导审批后，方可使用证照。如需外借证照，应提前向行政部门提出申请，并签订外借协议，明确外借期限、归还时间、保管责任等事项。证照使用完毕后，应及时将证照归还行政部门，并在证照使用登记表上签字确认。八、车辆管理1.车辆配置根据公司业务需要，合理配置公务车辆。车辆由行政部门统一管理和调度。2.车辆使用员工因工作需要使用公务车辆，应提前向行政部门申请，填写车辆使用申请表，注明使用时间、地点、事由等信息，经部门负责人和行政部门负责人审批后，方可使用车辆。驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶车辆。在车辆使用过程中，如发生交通事故或车辆故障，应及时报告行政部门，并采取相应的措施。车辆使用完毕后，驾驶员应将车辆停放在指定的停车场，并将车辆钥匙交回行政部门。3.车辆维护与保养行政部门负责制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员应做好车辆日常检查工作，发现问题及时报告行政部门。车辆维修和保养应选择正规的维修厂，确保维修质量和费用合理。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修费、保养费等。行政部门负责车辆费用的报销审核工作，严格按照公司财务制度进行报销。驾驶员应妥善保管车辆费用发票，定期将发票交行政部门报销。九、安全与保密管理1.安全管理加强办公区域的安全防范工作，配备必要的安全设施设备，如监控摄像头、门禁系统等。员工应增强安全意识，妥善保管个人财物，不得在办公区域内放置贵重物品。离开办公区域时，应关好门窗，切断电源。如发生安全事故，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。2.保密管理公司员工应严格遵守公司保密制度，保守公司商业秘密和技术秘密。涉及公司机密的文件、资料、信息等，应妥善保管，不得随意泄露给无关人员。如需查阅、复制机密文件，应经公司领导批准，并在指定地点进行。员工在离职时，应将涉及公司机密的文件、资料、信息等全部归还公司，并签订保密承诺书。十、考勤管理1.考勤制度公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。员工应严格遵守考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退或旷工。员工请假应提前填写请假申请表，按照请假审批流程办理请假手续。请假[X]天以内（含[X]天），由部门负责人审批；请假[X]天以上，由部门负责人审核后报公司领导审批。员工因特殊情况不能提前请假的，应在上班后[X]小时内通过电话或其他方式向部门负责人请假，并在请假后的第一个工作日内补办请假手续。2.考勤记录与统计行政部门负责员工考勤记录工作，通过打卡机、指纹识别等方式记录员工的上下班时间。每月末，行政部门对员工考勤情况进行统计和汇总，计算员工的出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数等，并将考勤结果反馈给各部门。3.考勤奖惩公司对遵守考勤制度的员工给予表彰和奖励；对违反考勤制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚。迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣罚[X]元；迟到或早退[X]分钟以上[X]小时以内的，每次扣罚[X]元；迟到或早退[X]小时以上的，按旷工半天处理。旷工半天的，扣罚当日工资的[X]倍；旷工一天的，扣罚当日工