会议服务协议书范本

会议服务协议书范本甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备提供会议服务的专业能力和资质，甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就甲方委托乙方提供会议服务事宜达成如下协议：一、服务内容及要求1.会议主题：[具体会议主题]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]，共[x]天。具体时间安排如下：会议报到时间：[报到开始日期]至[报到结束日期]，每天上午[报到起始时间]至下午[报到截止时间]。会议正式开始时间：[正式开始日期及时间]会议结束时间：[结束日期及时间]3.会议地点：主会场：[主会场详细地址]，可容纳[x]人。分会场：[如有分会场，请详细列出各分会场地址及可容纳人数]4.服务内容：会议策划：根据甲方需求，提供会议整体策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、主题创意构思等，确保会议达到预期效果。场地布置：按照会议主题和风格，对主会场及分会场进行全面布置。包括但不限于舞台搭建、音响设备安装调试、灯光布置、背景板制作、桌椅摆放、会标悬挂、绿植摆放等，营造出符合会议氛围的环境。设备租赁：提供会议所需的各类设备，如投影仪、音响系统、麦克风、视频播放设备、白板、纸笔等，并确保设备在会议期间正常运行。人员服务：会议主持：配备专业主持人，负责会议开场、串场、引导发言等环节，确保会议流程顺畅进行。会议记录：安排专人进行会议记录，形成详细的会议纪要，并在会议结束后及时提交给甲方。礼仪服务：提供迎宾、引导、茶水服务等礼仪人员，展现良好的会议形象。餐饮服务：会议期间餐饮安排：根据会议日程，提供早、中、晚餐及茶歇服务。早餐提供[早餐种类及标准]；午餐提供[午餐菜品及标准，如几菜几汤，是否包含主食、水果等]；晚餐提供[晚餐菜品及标准]；茶歇提供[茶歇食品及饮品种类]。特殊餐饮需求满足：如甲方有特殊饮食需求（如素食、清真餐等），乙方应积极协调安排，确保满足甲方要求。住宿安排：协助甲方安排参会人员的住宿，根据甲方提供的人员名单和住宿标准，预订合适的酒店，并负责办理入住、退房手续。提供的酒店应具备良好的住宿条件和服务设施，位置便利，距离会议场地较近。会议资料准备：根据会议内容和议程，设计、制作并印刷会议资料，包括会议手册、资料袋、参会证、嘉宾牌等。会议手册内容应涵盖会议日程、参会人员名单、会议主题资料、发言材料等。会议安保服务：负责会议期间的安全保卫工作，制定安保方案，安排安保人员在会议场地及周边进行巡逻、值守，确保会议场所和参会人员的人身、财产安全。对进入会议场地的人员和车辆进行严格检查和登记，防止无关人员和危险物品进入。会议摄影摄像服务：安排专业摄影摄像人员，对会议全程进行拍摄，包括会议开幕式、领导讲话、分组讨论、闭幕式等重要环节。拍摄完成后，及时对影像资料进行整理、编辑，并按照甲方要求提供照片和视频文件。会议后续服务：会议结束后，对会议场地进行清理和恢复，拆除会议布置设备，清理场地垃圾。及时向甲方反馈会议期间的服务情况，收集参会人员的意见和建议，以便甲方对后续会议服务进行改进。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利：有权对乙方提供的会议服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容、标准和时间提供服务。有权在乙方未按照协议约定履行义务时，要求乙方采取补救措施或承担违约责任。2.义务：向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括会议主题、参会人员名单、会议议程、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。在会议举办前，协助乙方做好各项准备工作，如确认参会人员信息、场地布置方案、餐饮安排等。在会议期间，配合乙方的工作安排，遵守会议场所的相关规定，维护会议秩序。（二）乙方权利与义务1.权利：有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，有权自主安排会议服务的具体实施细节，但应确保服务质量符合本协议约定。在甲方未按照协议约定履行义务或提出不合理要求时，有权拒绝或要求甲方采取相应措施。2.义务：按照本协议约定的服务内容、标准和时间，为甲方提供优质、高效的会议服务。自行承担提供会议服务所需的人力、物力、财力等成本费用，但本协议另有约定的除外。对甲方提供的资料和信息予以保密，不得向任何第三方泄露。在会议举办前，将详细的服务方案和工作计划提交给甲方审核，经甲方确认后实施。负责会议服务过程中的安全管理工作，确保会议顺利进行，如因乙方原因导致会议出现安全事故或其他问题，乙方应承担相应的法律责任。在会议结束后，按照甲方要求及时提供会议服务的相关总结报告和资料。三、服务费用及支付方式1.服务费用：本协议项下的服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。此费用为固定总价，包含乙方提供本协议约定的所有服务内容所需的全部费用，除本协议另有约定外，不因任何因素调整。2.支付方式：甲方应在本协议签订之日起[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。在会议举办前[x]个工作日，甲方应向乙方支付服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。会议结束后，乙方应在[x]个工作日内将会议服务总结报告及相关资料提交给甲方。甲方在收到报告和资料且确认无异议后[x]个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在甲方每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停会议服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及违约金。若甲方在乙方暂停服务后[x]日内仍未支付相关费用，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付全部服务费用及违约金，违约金不足以弥补乙方损失的，甲方还应赔偿乙方因此遭受的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和时间提供服务，应承担违约责任，向甲方支付服务费用[x]%的违约金。乙方应采取补救措施尽快完成服务，若因乙方原因导致会议无法正常进行或给甲方造成其他损失的，乙方应负责赔偿甲方因此遭受的全部损失。如乙方的违约行为经甲方书面通知后在合理期限内仍未改正，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部服务费用，同时乙方应按照服务费用的[x]%向甲方支付违约金。违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应赔偿甲方因此遭受的全部损失。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元。如因违约行为给对方造成损失的，违约方还应承担赔偿责任。若违约行为导致对方遭受重大损失或构成犯罪的，违约方应依法承担相应的法律责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。双方应协商解决因不可抗力或政府行为等造成的影响，尽量减少损失。若因不可抗力或政府行为等导致协议无法继续履行，双方应按照公平合理的原则分担已发生的费用，并协商处理善后事宜。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本协议约定的会议服务全部完成且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力