凭证管理制度

凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司凭证管理，规范凭证的填制、审核、传递、保管等工作，确保公司财务信息的真实、准确、完整，维护公司的正常经济秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、子公司的各类凭证管理。（三）凭证定义本制度所称凭证，是指记录公司经济业务发生或完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始依据；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的会计凭证。二、原始凭证管理（一）原始凭证的种类1.外来原始凭证：是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证等。2.自制原始凭证：是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如收料单、领料单、工资结算单、成本计算单等。（二）原始凭证的填制要求1.内容真实：原始凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构、歪曲或隐瞒。2.项目齐全：原始凭证应具备的基本内容包括：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等，确保各项内容填写完整、清晰。3.书写规范：原始凭证上的文字和数字应填写清晰、工整，易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化汉字，大小写金额必须相符且填写规范。小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号"￥"，人民币符号"￥"与阿拉伯数字之间不得留有空白。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写。大写金额前未印有"人民币"字样的，应加写"人民币"三个字，"人民币"字样和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的，后面要写"整"或"正"字；有分的，不写"整"或"正"字。4.编号连续：如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖"作废"戳记，妥善保管，不得撕毁。5.不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。（三）原始凭证的审核1.真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据是否真实等。2.合法性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家法律法规及公司相关规定，是否履行了必要的审批手续。3.合理性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合公司的生产经营活动需要，是否符合有关的计划和预算等。4.完整性审核：审核原始凭证的内容是否齐全，手续是否完备，各项签章是否齐全。5.正确性审核：审核原始凭证的摘要和数字是否填写正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。经审核无误的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。对于不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予接受，并向单位负责人报告；对于记载不准确、不完整的原始凭证，会计人员应予以退回，并要求经办人员按照国家统一的会计制度的规定进行更正、补充。（四）原始凭证的传递1.明确传递流程：根据公司经济业务的特点和管理要求，明确各类原始凭证的传递路线、传递环节、传递时间以及相关人员的职责等，确保原始凭证能够及时、准确地传递到财务部门进行处理。2.建立签收制度：原始凭证在传递过程中，应建立签收制度，交接双方应认真核对凭证的张数、内容等，并在交接清单上签字确认，以明确责任。3.确保传递及时：各部门应按照规定的传递流程和时间要求，及时将原始凭证传递给下一环节，不得积压、延误，保证财务核算的及时性。（五）原始凭证的保管1.分类整理：每月末，财务部门应对当月的原始凭证进行分类整理，按照经济业务的性质、类别等进行归集，便于查阅和保管。2.装订成册：原始凭证应定期装订成册，防止散失。装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。3.专柜保管：装订成册的原始凭证应存放在专用的档案柜中，由专人负责保管，确保凭证的安全、完整。4.保管期限：原始凭证的保管期限应按照国家有关规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为15年，但涉及外事和对私改造的会计凭证，应永久保管。保管期满后，按照规定的程序进行销毁。三、记账凭证管理（一）记账凭证的编制要求1.依据审核无误的原始凭证编制：记账凭证应根据审核无误的原始凭证进行编制，确保记账凭证所记录的经济业务与原始凭证一致。2.内容完整：记账凭证应具备的基本内容包括：凭证编号、填制日期、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章等。收付款的记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。3.分类准确：记账凭证应按照经济业务的内容进行分类编制，如收款凭证、付款凭证和转账凭证。涉及现金和银行存款之间的划转业务，只编制付款凭证，不编制收款凭证，以避免重复记账。4.编号连续：记账凭证应按照一定的顺序连续编号，不得跳号、重号。编号的目的是为了便于查找和核对，同时也能防止凭证的丢失和篡改。5.摘要简明：记账凭证的摘要应简明扼要地概括经济业务的内容，能够准确反映经济业务的性质和特征，便于登记账簿和查阅凭证。（二）记账凭证的审核1.合规性审核：审核记账凭证的编制是否符合国家统一的会计制度规定，会计科目使用是否正确，账户对应关系是否清晰等。2.准确性审核：审核记账凭证的金额计算是否准确，摘要与原始凭证的内容是否相符，所附原始凭证的张数是否正确等。3.完整性审核：审核记账凭证的各项内容是否填写完整，签章是否齐全等。经审核无误的记账凭证，才能据以登记账簿。对于审核中发现的问题，应及时与制单人员沟通，进行更正或补充。（三）记账凭证的传递1.明确传递路径：记账凭证编制完成后，应按照规定的传递路径及时传递给相关人员进行审核、记账等处理。一般情况下，记账凭证先由制单人员传递给稽核人员审核，再传递给记账人员记账，最后传递给会计机构负责人或会计主管人员进行复核。2.确保传递及时：各环节人员应在规定的时间内完成对记账凭证的审核、记账等工作，不得拖延，以保证财务核算的及时性和准确性。3.建立传递记录：为了便于跟踪和监督记账凭证的传递过程，应建立传递记录，记录记账凭证的传递时间、传递人员等信息。（四）记账凭证的保管1.定期装订：每月末，应对本月的记账凭证进行整理和装订。装订时，应将记账凭证连同所附的原始凭证一起装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.专柜保管：装订成册的记账凭证应存放在专用的档案柜中，由专人负责保管，确保凭证的安全、完整。3.保管期限：记账凭证的保管期限与原始凭证相同，一般为15年，但涉及外事和对私改造的记账凭证，应永久保管。保管期满后，按照规定的程序进行销毁。四、电子凭证管理（一）电子凭证的种类1.电子发票：是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的以电子方式存储的收付款凭证。2.电子会计凭证：是指以电子形式生成、传输、存储的各类会计凭证，包括电子原始凭证和电子记账凭证。（二）电子凭证的取得与存储1.合法取得：公司应按照国家法律法规及税务机关的规定，通过合法途径取得电子发票等电子凭证。在取得电子凭证时，应确保凭证的真实性、完整性和合法性，并妥善保存相关的电子数据。2.安全存储：电子凭证应存储在安全可靠的电子介质中，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，应建立电子凭证存储的管理制度，明确存储地点、存储方式、访问权限等，确保电子凭证的安全存储。（三）电子凭证的审核与处理1.审核要求：对电子凭证的审核应与纸质凭证审核要求一致，包括真实性、合法性、完整性、准确性等方面的审核。审核人员应具备相应的电子数据处理能力，能够熟练使用电子审核工具进行审核。2.处理流程：经审核无误的电子凭证，应按照公司的会计核算流程进行处理，生成电子记账凭证，并及时登记账簿。对于不符合要求的电子凭证，应及时与相关方沟通，要求其进行更正或补充。（四）电子凭证的归档与保管1.归档要求：电子凭证应按照公司档案管理的规定进行归档，归档时应确保电子凭证的格式规范、内容完整，并与相关的纸质凭证建立索引关系，便于查阅和核对。2.保管期限：电子凭证的保管期限与纸质凭证相同，应按照规定的保管期限进行妥善保管。在保管期限内，应定期对电子凭证进行检查和维护，确保电子数据的可读性和完整性。3.销毁处理：电子凭证保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应采用安全可靠的方式进行数据删除或物理销毁，确保电子凭证的数据无法恢复。五、凭证的查阅与复制（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅凭证的，应按照规定的审批程序进行申请。一般情况下，财务部门人员可直接查阅本部门保管的凭证；其他部门人员查阅凭证时，需经财务部门负责人批准，并在财务人员的陪同下进行查阅。2.外部查阅：外部单位或个人因审计、税务检查等工作需要查阅公司凭证的，应持有相关单位的正式介绍信，并经公司分管领导批准。查阅时，公司应安排专人负责陪同，并对查阅过程进行监督。（二）查阅程序1.申请：查阅人员应填写《凭证查阅申请表》，注明查阅的目的、范围、时间等内容，并提交给相关审批人员进行审批。2.审批：审批人员应根据查阅人员的申请内容，按照规定的审批权限进行审批。对于符合查阅条件的申请，应签署同意意见；对于不符合查阅条件的申请，应说明理由并予以驳回。3.查阅：查阅人员在获得审批通过后，应按照规定的时间和地点进行查阅。查阅过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得擅自复制、记录、传播凭证内容。4.登记：财务部门应对查阅凭证的情况进行登记，记录查阅人员的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息，以备查考。（三）复制规定1.内部复制：公司内部人员因工作需要复制凭证的，应经财务部门负责人批准，并在财务人员的监督下进行复制。复制完成后，应在复制件上加盖"复制件与原件核对无误"章，并由财务人员和复制人员签字确认。2.外部复制：外部单位或个人因审计、税务检查等工作需要复制公司凭证的，应按照上述外部查阅的程序进行申请和审批。复制完成后，公司应在复制件上加盖公司公章，并注明用途。六、凭证的销毁（一）销毁条件1.保管期满：凭证的销毁应在保管期限届满后进行。对于保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。2.确无保存价值：对于保管期满且已结清债权债务等未了事项的凭证，经公司档案管理部门和财务部门共同鉴定，确无保存价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单：财务部门应会同档案管理部门对拟销毁的凭证进行清理，编制《凭证销毁清单》，详细列出凭证的名称、年度、月份、凭证号码、册数、起止日期、应保管期限、已保管期限等内容。2.审批：《凭证销毁清单》应报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施：销毁凭证