财务章管理制度

财务章管理制度总则1.目的为加强公司财务印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，保障公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等。3.定义本制度所称财务章是指公司在办理财务核算、资金收付、票据结算等业务过程中使用的各类印章，包括但不限于财务专用章、发票专用章、银行预留印鉴章等。财务章的刻制与启用1.刻制申请因工作需要刻制财务章的，由使用部门填写《财务章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.审批流程公司分管领导对《财务章刻制申请表》进行审核，审核通过后报公司总经理审批。总经理审批同意后，由行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章领取财务章刻制完成后，行政部门应及时通知申请部门领取。领取时，领取人需在《财务章领取登记表》上签字确认，并注明领取日期。4.启用登记财务章领取后，使用部门应填写《财务章启用登记表》，详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息。《财务章启用登记表》一式两份，一份由使用部门留存，一份交财务部门备案。财务章的使用1.使用范围财务专用章：用于公司各类财务文件、报表、票据、合同等的签章确认。发票专用章：用于公司对外开具的发票上的签章。银行预留印鉴章：包括财务专用章和法定代表人或授权代表人的个人名章，用于办理公司银行账户的资金收付业务。2.使用审批一般业务使用：涉及日常财务核算、资金收付、票据结算等常规业务的财务章使用，由财务部门负责人审批。重要业务使用：对于重大财务决策、大额资金支付、重要合同签订等重要业务的财务章使用，需经财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。特殊业务使用：对于涉及公司重大利益、法律纠纷等特殊业务的财务章使用，须经财务部门负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。3.使用流程用章申请：使用部门或个人填写《财务章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章期限等信息，并按照审批流程进行审批。印章使用：经审批同意后，使用部门或个人持《财务章使用申请表》到财务部门领取财务章，并在《财务章使用登记表》上登记用章日期、用章事项、用章人等信息。财务章使用完毕后，应及时归还财务部门。盖章确认：使用财务章时，应确保印章清晰、端正，与用章内容一致。盖章后，用章人应对盖章的文件、票据等进行仔细核对，确保无误。财务章的保管1.保管人员财务专用章：由财务部门指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务印章的使用规定。发票专用章：由财务部门负责开具发票的人员保管，保管人应严格按照发票管理规定使用发票专用章。银行预留印鉴章：财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人或授权代表人的个人名章由本人或其授权的专人保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。2.保管要求财务章应妥善保管，存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章盒等，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。财务章保管人不得擅自将印章转借他人使用，不得随意带出公司使用。如因工作需要带出公司使用的，须经财务部门负责人、公司分管领导审批，并办理相关登记手续。财务章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告财务部门负责人，并采取相应的措施进行处理。3.交接手续财务章保管人员因工作调动、离职等原因需要办理交接手续的，应填写《财务章交接清单》，详细记录交接的印章名称、数量、启用日期、保管期限等信息，并由交接双方及监交人签字确认。交接手续完成后，原保管人应将财务章及相关资料移交给新保管人，并协助新保管人熟悉印章的使用规定和保管要求。财务章的停用与销毁1.停用原因公司名称变更、机构调整等原因导致财务章不再使用。财务章损坏、遗失等原因无法继续使用。2.停用申请因上述原因需要停用财务章的，由使用部门填写《财务章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报财务部门审核。3.审核与审批财务部门对《财务章停用申请表》进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。公司分管领导审批同意后，财务部门负责办理财务章的停用手续。4.销毁程序停用的财务章由财务部门统一保管，定期进行清理。对于不再使用的财务章，由财务部门填写《财务章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁印章名称、数量等信息，并经财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批同意后，由财务部门会同行政部门等相关部门共同对停用的财务章进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并由销毁人员签字确认。销毁完成后，财务部门应将《财务章销毁申请表》及销毁记录等资料存档保存，以备查阅。监督与检查1.内部审计公司内部审计部门应定期对财务章的管理情况进行审计检查，重点检查财务章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合本制度的规定，是否存在违规使用印章的情况。2.日常监督财务部门应加强对财务章使用情况的日常监督，定期检查《财务章使用登记表》等相关记录，确保财务章使用规范、手续齐全。3.违规处理对于违反本制度规定使用、保管财务章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚