项目印章管理制度

项目印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目印章的管理，规范印章使用流程，维护公司利益，防范风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目相关印章的管理，包括但不限于项目公章、合同专用章、项目技术专用章等。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.严肃性原则：严格印章使用审批流程，确保印章使用的严肃性和权威性。3.安全性原则：采取有效措施确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.项目需要刻制印章时，由项目负责人填写《项目印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息。2.《项目印章刻制申请表》经项目经理审核、公司分管领导批准后，交行政管理部门统一办理刻制手续。3.行政管理部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知项目负责人领取。2.项目负责人在领取印章时，需在《印章领取登记表》上签字确认。3.印章启用前，项目负责人应组织相关人员学习本制度及印章使用规范，明确印章使用流程和责任。三、印章的保管（一）保管人员1.项目印章由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员不得将印章随意交予他人代管，确因工作需要临时交接的，需经项目负责人批准，并办理交接手续。（二）保管地点1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱。2.保管地点应配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。（三）保管要求1.保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损。2.如发现印章损坏或遗失，应立即报告项目负责人，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.项目公章主要用于与项目相关的对外文件签署、合同签订、信函往来等。2.合同专用章主要用于项目合同的签订。3.项目技术专用章主要用于与项目技术相关的文件、图纸等的盖章确认。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，申请人应填写《项目印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、使用部门等信息。2.审核审批：《项目印章使用申请表》经项目负责人审核、公司分管领导批准后，方可使用印章。3.印章使用：保管人员应按照审批后的《项目印章使用申请表》进行用印操作，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印事项、文件名称、份数、申请人等信息。4.用印登记：用印完毕后，保管人员应将《项目印章使用申请表》与《印章使用登记表》一并存档。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要先使用印章后补办审批手续的，申请人应在使用印章后及时补办审批手续，并向项目负责人说明情况。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同等文件，公司分管领导应亲自审核签字后方可用印。五、印章的停用与销毁（一）停用1.项目结束或印章不再使用时，项目负责人应及时通知行政管理部门办理印章停用手续。2.行政管理部门在收到通知后，应在《印章停用登记表》上记录印章停用时间、原因等信息。（二）销毁1.停用的印章由行政管理部门统一组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司分管领导批准后，由行政管理部门指定专人进行销毁，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、印章名称、数量、销毁方式等信息。3.销毁过程应进行拍照或录像，留存备查。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对项目印章的管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管地点、保管人员等是否符合要求。2.印章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。3.印章的停用与销毁情况，包括是否及时办理停用手续、销毁过程是否合规等。（三）检查频率行政管理部门应定期对项目印章的管理情况进行检查，至少每季度检查一次。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改。2.如发现印章被盗用、冒用等重大问题，应立即报告公司领导，并采取相应的法律措施进行处理。七、责任追究（一）责任界定1.因保管不善导致印章被盗用、冒用的，由印章保管人员承担主要责任。2.因违规使用印章给公司造成损失的，由用印申请人和批准人承担相应责任。3.因未严格执行印章管理制度导致印章管理混乱的，由相关管理人员承担责任。（二）责任追究方式1.对于违反本制度的责任人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处罚。2.如因违反本制度给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则（