楼层卡管理制度

楼层卡管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公区域的安全管理，规范楼层卡的使用，确保公司人员及财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、入驻公司的合作单位人员以及因工作需要临时进入公司办公区域的外来人员。（三）基本原则1.安全第一原则：楼层卡的管理以保障公司办公区域安全为首要目标，严格控制人员进出。2.实名制原则：每位使用楼层卡的人员必须进行实名登记，确保卡与人对应。3.规范使用原则：使用者应按照规定正确使用楼层卡，不得转借、冒用他人楼层卡。二、楼层卡的办理（一）新员工1.新员工入职时，由人力资源部门负责通知行政部门为其办理楼层卡。2.行政部门根据新员工提供的有效身份证件，采集个人信息，并为其制作楼层卡。3.楼层卡制作完成后，行政部门将楼层卡发放给新员工，并告知其使用注意事项。（二）合作单位人员1.合作单位需安排人员进入公司办公区域工作时，应提前向公司相关部门提交申请，说明人员姓名、身份、工作期限、工作内容等信息。2.公司相关部门审核通过后，将申请信息转发给行政部门。3.行政部门根据申请信息为合作单位人员办理临时楼层卡，临时楼层卡有效期根据申请期限设定。4.合作单位人员凭有效身份证件到行政部门领取临时楼层卡，并签署《楼层卡使用承诺书》。（三）外来访客1.外来人员因工作需要进入公司办公区域时，需由公司内部接待人员提前在行政部门进行预约登记，填写《外来访客登记表》，注明访客姓名、单位、来访时间、来访事由、接待部门及接待人员等信息。2.行政部门审核通过后，为外来访客发放临时访客卡，并告知其在公司内的活动范围和注意事项。3.外来访客需在接待人员陪同下进入公司办公区域，离开时将临时访客卡交还给行政部门。三、楼层卡的使用（一）正常通行1.员工及合作单位人员在上班时间内，可持本人楼层卡通过公司门禁系统正常进出办公区域。2.员工进入办公区域后，应将楼层卡妥善保管，避免丢失或损坏。如发现楼层卡丢失或损坏，应及时向行政部门挂失并申请补办。（二）特殊情况通行1.因楼层卡损坏、丢失等原因无法正常使用时，员工可向行政部门说明情况，经核实后，由行政部门临时为其开具《临时通行证明》，员工凭《临时通行证明》进出办公区域。2.员工忘记携带楼层卡时，可在公司门禁处向保安人员说明身份信息，经保安人员与所在部门核实后，予以放行。保安人员应做好记录，并及时通知行政部门该员工未携带楼层卡的情况。（三）禁止通行情况1.非公司员工及未办理相关手续的合作单位人员、外来访客，禁止使用楼层卡进入公司办公区域。2.已离职、辞退或调出公司的人员，其楼层卡应及时交回行政部门注销，不得再使用。3.持伪造、变造楼层卡试图进入公司办公区域的，公司保安人员有权予以扣留，并立即报告行政部门和相关领导。四、楼层卡的保管（一）员工个人保管1.员工应妥善保管自己的楼层卡，不得随意转借他人使用。如因特殊情况需要转借他人，必须提前向行政部门申请，并经所在部门负责人批准。转借期间，转借人和被转借人应共同承担楼层卡使用的相关责任。2.员工不得将楼层卡用于非工作目的的其他用途，如私自开启其他楼层门禁、带领无关人员进入公司等。（二）行政部门保管1.行政部门负责楼层卡的制作、发放、回收、挂失、补办等管理工作，并建立楼层卡管理档案，记录楼层卡的办理、使用、变更等情况。2.行政部门应定期对楼层卡的使用情况进行检查，发现问题及时处理。对于长期未使用的楼层卡，行政部门应及时与持卡人联系，核实情况后进行相应处理。五、楼层卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现楼层卡丢失或被盗后，应立即向行政部门挂失。挂失时需提供本人姓名、部门、楼层卡卡号等信息。2.行政部门接到挂失申请后，应及时对该楼层卡进行锁定，防止他人冒用。（二）补办1.挂失后的楼层卡如需补办，员工应填写《楼层卡补办申请表》，注明挂失原因、补办楼层卡卡号等信息，并提交给行政部门。2.行政部门审核通过后，为员工补办楼层卡。补办楼层卡的费用根据公司相关规定执行，一般由员工个人承担。3.新补办的楼层卡卡号与原楼层卡卡号不同，员工应及时将新楼层卡卡号告知所在部门及相关人员，以便工作顺利进行。六、楼层卡的注销（一）员工离职员工离职时，所在部门应及时通知行政部门，行政部门在办理离职手续时，收回员工的楼层卡，并进行注销处理。（二）合作单位人员合作单位人员工作结束后，合作单位应及时通知公司相关部门，由相关部门通知行政部门收回临时楼层卡，并进行注销。（三）其他情况因其他原因不再需要使用楼层卡的，如公司办公区域调整、门禁系统升级等，行政部门应及时对相关楼层卡进行注销处理。七、监督与检查（一）保安人员监督1.公司保安人员负责对楼层卡的使用情况进行日常监督，有权检查进入公司办公区域人员的楼层卡。2.对于违反楼层卡管理制度的行为，保安人员有权制止，并及时报告行政部门。（二）行政部门检查1.行政部门定期对楼层卡的使用情况进行检查，包括检查楼层卡的保管情况、使用记录等。2.行政部门可通过门禁系统记录、监控视频等方式，核实楼层卡的使用情况是否符合规定。（三）违规处理1.对于违反楼层卡管理制度的员工及合作单位人员，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，处罚方式包括但不限于口头警告、书面警告、罚款、取消楼层卡使用权限等。2.因转借、冒用楼层卡导致公司安全事故或其他损失的，责任人员应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。3.对于外来访客违反楼层卡管理制度的行为，公司将禁止其再次进入公司办公区域，并要