发票票管理制度

发票票管理制度一、总则（一）目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、使用、保管等行为，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的相关事宜。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家发票管理法律法规，确保发票管理活动合法合规。2.真实性原则：发票开具、取得应与实际经济业务相符，保证发票内容真实可靠。3.准确性原则：发票填写应准确无误，包括发票抬头、内容、金额、税率等信息。4.及时性原则：及时开具、取得发票，按规定进行发票的传递、入账和保管。二、发票的种类及适用范围（一）增值税专用发票适用于公司与一般纳税人之间发生的销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务，购买方可以凭此发票抵扣进项税额。（二）增值税普通发票1.折叠票：主要用于公司与小规模纳税人、消费者个人等发生的业务，不能用于抵扣进项税额。2.卷票：适用于特定行业或业务场景，如餐饮、住宿等行业，开具给消费者个人时使用。（三）机动车销售统一发票用于公司销售机动车时开具给购买方，购买方凭此发票办理车辆注册登记等手续。（四）电子发票1.增值税电子专用发票：与纸质增值税专用发票具有同等法律效力，主要用于电商、电信、金融等行业，方便快捷，便于查询和保存。2.增值税电子普通发票：适用于多种业务场景，开具后通过电子方式交付给受票方，受票方可自行打印或保存电子发票版式文件。三、发票的开具（一）开具要求1.销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.公司不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。4.填写发票时，应确保发票抬头准确无误，购货单位名称应填写全称，不得简称。纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息应完整填写。5.发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得变更品名和金额。如因商品种类较多，可汇总开具发票，但必须同时提供加盖发票专用章的销售清单。（二）开具流程1.业务部门在发生经营业务并确认收款后，应及时通知财务部门开具发票。2.财务部门根据业务部门提供的开票信息，在开票系统中准确录入相关内容，经核对无误后打印发票。3.发票开具后，由开票人员加盖发票专用章，并按照规定的传递方式将发票交给业务部门或受票方。（三）红字发票开具1.发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，需要开具红字发票。2.由业务部门提出申请，说明开具红字发票的原因，并提供相关证明材料（如购货方出具的拒收证明、销售折让协议等）。3.财务部门审核申请及证明材料后，在开票系统中开具红字发票信息表，并上传至税务机关。4.取得税务机关反馈的红字发票信息表编号后，在开票系统中开具红字发票。四、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.应取得真实、合法、有效的发票，发票的形式和内容应符合国家法律法规及税务机关的要求。3.取得的发票应加盖发票专用章，发票专用章应清晰、完整。（二）取得流程1.业务部门在发生采购业务时，应向销售方索取发票，并对发票的真实性、完整性进行初步审核。2.业务部门将取得的发票及时传递给财务部门，财务部门进行进一步审核。审核内容包括发票的真伪、发票内容与实际业务是否相符、发票开具是否规范等。3.经审核无误的发票，财务部门按照规定进行账务处理；如发现发票存在问题，应及时与销售方联系，要求其重新开具或补充相关证明材料。（三）发票真伪查验1.财务部门应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台（）等方式，对取得的发票进行真伪查验。2.对于无法通过查验平台查验的发票，可拨打当地税务机关的纳税服务热线进行人工查询或到税务机关办税服务厅进行现场查验。3.如发现取得的发票为虚假发票，应立即停止支付款项，并及时向税务机关报告，采取相应措施防范税务风险。五、发票的使用（一）使用范围公司取得的发票只能用于本公司生产经营活动中发生的与发票开具内容相符的业务，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得自行扩大发票使用范围。（二）发票报销1.员工发生费用支出后，应及时取得合法有效的发票，并按照公司费用报销制度的规定填写报销单，附上发票及相关证明材料，提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核后，签字批准并提交至财务部门。3.财务部门对报销发票进行审核，包括发票的真实性、合法性、完整性、准确性以及报销手续是否齐全等。审核无误后，按照公司财务流程进行报销支付。4.对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销，并要求报销人重新取得合规发票。（三）发票保管1.公司应设立专门的发票保管岗位或指定专人负责发票的保管工作。2.发票保管人员应妥善保管发票，确保发票的安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。3.发票应存放在安全、干燥、通风的地方，按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。4.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。六、发票的盘点与检查（一）盘点1.公司应定期对发票进行盘点，确保发票的实际数量与账面上记录的数量一致。2.发票盘点应至少每月进行一次，由发票保管人员负责实施。盘点结束后，应编制发票盘点表，记录发票的种类、号码、数量、起止日期等信息，并与发票台账进行核对。3.如发现发票盘盈或盘亏，应及时查明原因，并报告财务部门负责人。对于盘盈的发票，应核实是否存在未入账的业务；对于盘亏的发票，应查明丢失、被盗等情况，并采取相应的补救措施。（二）检查1.公司财务部门应定期对发票管理情况进行检查，检查内容包括发票的开具、取得、使用、保管等环节是否符合规定。2.税务机关等相关部门进行检查时，公司应积极配合，如实提供发票管理的相关资料和情况。3.对于检查中发现的问题，公司应及时进行整改，制定相应的防范措施，避免再次出现类似问题。七、发票的遗失处理（一）发票丢失报告1.发票保管人员发现发票遗失后，应立即报告财务部门负责人，并向税务机关挂失。2.同时，应查明发票遗失的原因，确定遗失发票的种类、号码、开具时间、金额等信息。（二）登报声明1.根据税务机关的要求，在规定的报刊上刊登遗失声明，声明内容应包括发票名称、发票号码、遗失原因等信息。2.登报声明的费用由责任人承担。（三）后续处理1.遗失专用发票的，如同时符合以下条件，可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证：销售方已抄税并且报税；销售方未申报抵扣进项税额。2.遗失普通发票的，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。八、税务风险防范（一）税务政策培训1.公司应定期组织财务人员及相关业务人员参加税务政策培训，及时了解国家税收法律法规和政策的变化，确保发票管理工作符合最新要求。2.培训内容包括增值税、企业所得税等相关税种的发票管理规定，以及发票开具、取得、使用过程中的税务风险防范等。（二）税务风险评估1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行税务风险评估，识别可能存在的税务风险点，并制定相应的风险应对措施。2.税务风险评估应结合公司实际业务情况，重点关注发票开具是否规范、取得的发票是否合规、发票使用是否符合规定等方面。（三）税务沟通协调1.加强与税务机关的沟通协调，及时了解税务机关对发票管理的要求和意见，确保公司发票管理工作与税务机关的规定保持一致。2.对于发票管理过程中遇到的复杂问题或政策疑问，应及时向税务机关咨询，避免因理解偏差导致税务风险。九、责任追究（一）违规行为界定1.因业务部门原因导致发票开具不规范、未及时取得发票等问题，影响公司税务合规及财务管理的，属于业务部门违规行为。2.因财务部门原因导致发票审核不严、保管不善等问题，造成公司损失或税务风险的，属于财务部门违规行为。3.因个人原因导致发票遗失、转借、虚开发票等严重违规行为的，属于个人违规行为。（二）责任追究措施1.对于业务部门的违规行为，由业务部门负责人承担主要责任，公司将视情节轻重给予相应的批评教育、绩效考核扣分等处罚。如因违规行为给公司造成经济损失的，业务部门应承担相应的赔偿责任。2.对于财务部门的违规行为，由财务部门负责人承担主要责任，公司将给予警告、罚款等处罚。如因违规行为导致公司受到税务机关处罚或造成经济损失的，财务部门应负责采取措