随车文件管理制度

随车文件管理制度总则目的为加强公司随车文件的管理，确保随车文件的完整性、准确性和规范性，便于文件的查阅、使用和保存，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有车辆所配备的各类文件，包括但不限于车辆使用说明书、维修手册、保养记录、合格证、保险单、行驶证等。职责分工1.行政部门负责制定和完善随车文件管理制度。监督、检查随车文件的管理情况。统一保管公司车辆的相关档案资料。2.车辆使用部门负责本部门车辆随车文件的日常管理和维护。确保随车文件齐全、完好，并按规定存放。在车辆交接时，负责随车文件的交接工作。3.驾驶员负责随车文件的保管和使用，确保文件不丢失、不损坏。在车辆使用过程中，及时向车辆使用部门反馈随车文件的缺失或损坏情况。随车文件的分类与编号分类1.车辆使用说明书类：包括车辆的基本操作说明、性能参数、安全注意事项等。2.维修手册类：记录车辆的维修保养流程、零部件更换周期等。3.保养记录类：记载车辆每次保养的时间、项目、维修情况等。4.证件类：如车辆合格证、行驶证、保险单等。5.其他类：与车辆相关的其他重要文件，如车辆购置合同、抵押合同等。编号为便于管理和查询，对随车文件进行统一编号。编号规则如下：[年份（两位）][车辆类型代码（两位）][顺序号（三位）]例如：23C001，其中"23"表示2023年，"C"表示轿车，"001"为顺序号。随车文件的配备与发放新车配备1.新车购置后，由行政部门负责按照车辆生产厂家的标准配置，配备齐全随车文件。2.随车文件应包括车辆使用说明书、维修手册、保养手册、合格证、三包凭证等。文件发放1.行政部门在车辆交接给使用部门前，将随车文件整理并填写《随车文件发放清单》（见附件1），一式两份，双方签字确认。2.一份由行政部门留存，作为档案管理的依据；另一份交车辆使用部门，由其负责保管和使用。随车文件的保管与使用保管要求1.车辆使用部门应指定专人负责随车文件的保管，确保文件存放在安全、干燥、通风的地方，避免文件受潮、损坏或丢失。2.随车文件应分类存放，建立专门的文件夹或档案盒，并在显著位置标明文件名称和类别。3.对于电子文档形式的随车文件，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，以防止数据丢失。使用规定1.驾驶员在使用车辆前，应熟悉随车文件的内容，严格按照车辆使用说明书的要求进行操作。2.如需查阅随车文件，应向车辆保管人员提出申请，并在《随车文件查阅登记表》（见附件2）上登记，注明查阅时间、文件名称、查阅原因等。3.查阅完毕后，应及时归还随车文件，确保文件的完整性。4.严禁擅自涂改、复印、转借随车文件。如因工作需要确需复印的，应经车辆使用部门负责人批准，并在复印件上注明用途。随车文件的更新与补充更新依据1.车辆生产厂家发布的产品更新信息，如技术改进、软件升级等。2.国家相关法律法规、标准规范的变化。3.车辆在使用过程中发现的问题及改进措施。更新流程1.行政部门定期关注车辆生产厂家的官方网站、技术通报等渠道，获取随车文件的更新信息。2.根据更新信息，及时对随车文件进行更新，并填写《随车文件更新记录》（见附件3），注明更新日期、更新内容、更新原因等。3.更新后的随车文件应及时发放给车辆使用部门，确保驾驶员能够及时了解车辆的最新信息。补充规定1.在车辆使用过程中，如发现随车文件缺失或不完整，车辆使用部门应及时向行政部门反馈。2.行政部门核实情况后，应及时补充相应的文件，并在《随车文件补充记录》（见附件4）上记录补充日期、补充文件名称、补充原因等。随车文件的交接与归还车辆交接1.车辆在部门之间调配、转移或报废时，应进行随车文件的交接。2.交接双方应按照《随车文件发放清单》进行核对，确保随车文件齐全、完好。3.交接完成后，双方在《随车文件交接清单》（见附件5）上签字确认。文件归还1.车辆报废或不再使用时，驾驶员应将随车文件全部归还车辆使用部门。2.车辆使用部门核实无误后，将随车文件交回行政部门统一保管或销毁。3.行政部门在《随车文件归还记录》（见附件6）上记录归还日期、车辆编号、文件清单等信息。随车文件的检查与考核定期检查1.行政部门定期对随车文件的管理情况进行检查，检查内容包括文件的完整性、准确性、存放情况等。2.检查周期为每季度一次，检查结果填写在《随车文件检查记录表》（见附件7）上。不定期抽查1.行政部门不定期对车辆使用部门的随车文件管理情况进行抽查。2.抽查发现问题的，应及时下达整改通知，要求车辆使用部门限期整改。考核措施1.将随车文件的管理情况纳入车辆使用部门和驾驶员的绩效考核体系。2.对于在随车文件管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励。3.对于因保管不善导致随车文件丢失、损坏或未按规定进行管理的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款等。附则解释权本制度由行政部门负责解释。生效日期本制度自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，可根据实际情况进行修订和完善。