高校资料管理制度

高校资料管理制度一、总则（一）目的为加强学校资料管理，保障资料的完整性、准确性和安全性，提高资料利用效率，促进教学、科研和管理工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院、各研究机构以及全体教职员工和学生。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校资料实行集中统一管理，确保资料的系统性和完整性。2.分类科学原则：按照资料的内容、性质和用途进行科学分类，便于管理和查询。3.安全保密原则：加强资料的安全保密工作，防止资料泄露、丢失和损坏。4.服务至上原则：以服务教学、科研和管理为宗旨，提高资料利用效率，满足师生的需求。二、资料管理机构及职责（一）学校资料管理委员会1.组成：由学校分管领导、各部门负责人、图书馆馆长等组成。2.职责：制定和修订学校资料管理规章制度。审议学校资料建设规划和年度计划。协调解决资料管理工作中的重大问题。监督检查资料管理工作的执行情况。（二）图书馆1.职责：负责学校图书馆藏资料的采购、编目、上架、流通、阅览等管理工作。制定图书馆资料管理制度和工作流程。开展图书馆资源建设，提高馆藏质量。为师生提供资料查询、借阅、咨询等服务。负责图书馆自动化系统的维护和管理。（三）各部门、各学院资料室1.职责：负责本部门、本学院资料的收集、整理、保管和利用工作。制定本部门、本学院资料室管理制度和工作流程。配合学校图书馆开展资料建设工作。为本部门、本学院师生提供资料服务。（四）资料管理人员1.职责：认真履行资料管理岗位职责，做好资料的日常管理工作。严格遵守资料管理规章制度，确保资料的安全和保密。积极开展资料整理、编目、数字化等工作，提高资料管理水平。热情服务师生，及时解答师生在资料利用方面的问题。三、资料的分类与编号（一）分类原则1.按照资料的学科门类、主题、载体形式等进行分类。2.遵循科学合理、便于管理和利用的原则。（二）分类方法1.图书资料分类：采用《中国图书馆分类法》进行分类。2.期刊资料分类：按照期刊的学科门类进行分类。3.电子资料分类：根据电子资料的内容和形式进行分类。（三）编号规则1.图书资料编号：由分类号、种次号、版本号等组成。2.期刊资料编号：由刊号、年份、期号等组成。3.电子资料编号：根据电子资料的存储位置和文件名进行编号。四、资料的收集与整理（一）收集范围1.学校教学、科研、管理等工作中形成的各类文件、档案、资料。2.国内外相关学科领域的学术著作、期刊、报告、论文等。3.学校师生的科研成果、教学课件、学位论文等。4.其他具有保存价值的资料。（二）收集渠道1.采购：通过图书采购、期刊订阅、数据库购买等方式获取资料。2.捐赠：接收社会各界、校友等的捐赠资料。3.交换：与其他高校、科研机构等进行资料交换。4.征集：向师生、校友、专家等征集有价值的资料。（三）整理要求1.对收集到的资料进行分类、编号、编目等整理工作。2.剔除重复、无用的资料，确保资料的准确性和完整性。3.对破损、缺失的资料进行修复和补充。五、资料的保管（一）保管环境1.图书馆、资料室应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.资料存储设备应定期维护和检查，确保设备正常运行。（二）保管方式1.图书资料应按照分类顺序上架存放，便于查找和借阅。2.期刊资料应按照刊号顺序装订成册，妥善保管。3.电子资料应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（三）盘点与清查1.定期对资料进行盘点和清查，确保资料的数量和质量。2.对盘点和清查中发现的问题及时进行处理，记录处理情况。六、资料的利用（一）借阅服务1.师生可凭有效证件到图书馆、资料室借阅资料。2.明确借阅期限、借阅数量等规定，逾期未还的应按规定收取逾期费。3.对珍贵、稀缺资料应实行限制性借阅，确保资料的安全。（二）阅览服务1.图书馆、资料室应设立阅览区，为师生提供资料阅览服务。2.制定阅览区管理制度，保持阅览区的安静和整洁。（三）资料查询服务1.建立学校资料查询系统，提供便捷的资料查询服务。2.资料管理人员应热情解答师生在资料查询方面的问题。（四）资料复制与传递1.师生因教学、科研需要可申请资料复制，按规定办理复制手续。2.对涉及知识产权等问题的资料复制应严格遵守相关法律法规。3.必要时可通过网络等方式为师生传递资料。七、资料的数字化建设（一）数字化目标1.逐步实现学校资料的数字化存储和管理，提高资料利用效率。2.建立数字化资料共享平台，方便师生查询和利用。（二）数字化范围1.对具有重要价值和利用频率高的图书、期刊、档案等资料进行数字化。2.优先数字化珍稀、破损的资料。（三）数字化流程1.资料扫描：采用专业设备对资料进行扫描，确保扫描质量。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、校正等处理。3.数据挂接：将数字化资料与原资料的元数据进行挂接，便于查询和利用。4.存储管理：将数字化资料存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（四）数字化安全管理1.建立数字化资料安全管理制度，防止数据泄露、丢失和损坏。2.对数字化设备和存储介质进行定期维护和检查，确保设备正常运行。八、资料的保密与安全（一）保密制度1.明确资料保密范围和保密级别，对涉及国家机密、学校机密等资料进行严格保密。2.资料管理人员应签订保密协议，遵守保密规定。3.限制资料的查阅和使用范围，对涉密资料实行专人专管。（二）安全制度1.加强资料管理场所的安全防范措施，安装必要的安全设备。2.制定资料安全应急预案，应对突发事件。3.对资料管理人员进行安全教育，提高安全意识。九、资料管理的考核与奖惩（一）考核内容1.资料管理工作的执行情况，包括制度遵守、工作流程执行等。2.资料收集、整理、保管、利用等工作的质量和效率。3.资料数字化建设的进展情况。4.资料安全保密工作的落实情况。（二）考核方式1.定期考核与不定期检查相结合。2.采用自评、互评、上级评价等方式进行综合考核。（三）奖惩措施1.对资料管理工作成绩突出的