面料册管理制度

面料册管理制度一、总则（一）目的为加强公司面料册的管理，规范面料册的制作、使用、更新及保管流程，确保面料册能够准确反映公司面料产品信息，为公司业务活动提供有效支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及面料册管理的部门和人员，包括但不限于销售部门、设计部门、采购部门、生产部门等。（三）基本原则1.准确性原则：面料册所包含的面料信息必须准确无误，确保与实际产品一致。2.完整性原则：涵盖公司各类面料产品的详细信息，包括但不限于面料成分、规格、颜色、特性、价格等。3.及时性原则：及时更新面料册内容，保证其反映最新的面料产品情况。4.保密性原则：对于面料册中的商业机密信息，严格保密，防止泄露。二、面料册制作（一）制作部门及职责1.设计部门负责面料册整体的设计排版工作，确保其视觉效果美观、清晰，易于阅读和理解。根据各部门提供的面料信息，进行整理和编辑，形成规范、准确的文字描述。与其他部门协作，确定面料册所需的图片、样本等素材，并进行收集和整理。2.采购部门提供面料的采购信息，包括面料供应商、采购价格、起订量等。协助确认面料的实际特性和品质，确保面料册中的相关描述准确可靠。3.生产部门提供面料的生产工艺、技术参数等信息，如幅宽、克重、缩水率等。对新开发或改进的面料，详细介绍其生产过程中的特殊要求和注意事项。（二）面料信息收集1.各部门应定期收集本部门所涉及的面料相关信息，并及时提交给设计部门。2.面料信息应包括但不限于以下内容：面料基本信息：面料名称、编号、成分比例、规格（如纱支、密度）。外观特性：颜色、色泽、手感、光泽度、纹路等。物理性能：幅宽、克重、缩水率、拉伸强度、撕破强度等。化学性能：酸碱度、色牢度（耐洗、耐光、耐汗渍等）。用途：适用的服装品类、家纺产品等。生产信息：生产工艺、生产周期、起订量、包装要求等。价格信息：采购价格、销售价格、价格有效期等。供应商信息：供应商名称、联系方式、地址等。（三）制作流程1.设计部门根据收集到的面料信息，制定面料册的初步框架和内容结构。2.将初步框架和内容结构分发给各相关部门进行审核，征求意见和建议。3.根据各部门反馈的意见，对内容进行修改和完善，形成初稿。4.设计部门对初稿进行排版设计，插入相应的图片、样本等素材，制作出面料册的样稿。5.将样稿再次提交给各相关部门审核，重点审核内容的准确性、完整性和排版的美观性。6.根据审核意见，对样稿进行最终修改，确定正式的面料册版本。7.根据确定的版本，进行印刷或电子文档制作。三、面料册使用（一）内部使用1.销售部门面料册是销售团队向客户介绍公司面料产品的重要工具，销售人员应熟练掌握面料册内容，能够准确、清晰地向客户介绍面料的特点、优势及适用范围。在与客户沟通、洽谈业务过程中，根据客户需求，及时提供相应的面料册页面或整本面料册，帮助客户了解公司面料产品，促进业务成交。收集客户对面料册的反馈意见，如客户对某些面料信息的疑问、对排版设计的建议等，并及时反馈给相关部门。2.设计部门在产品设计过程中，面料册作为参考资料，为设计师提供面料选择的依据。设计师应根据设计需求，查阅面料册，挑选合适的面料用于设计方案。与面料供应商沟通时，可参考面料册中的信息，准确传达公司对面料的要求，确保采购的面料符合设计和生产需求。根据面料册内容，向其他部门介绍新面料的特点和优势，协助推广新面料的应用。3.采购部门面料册为采购人员提供了全面的面料采购信息，包括面料的规格、价格、供应商等。采购人员在采购面料时，应严格按照面料册中的要求进行采购，确保采购的面料质量和规格符合公司标准。与供应商谈判时，以面料册中的价格信息和质量要求为依据，争取有利的采购条件。定期核对采购的面料与面料册中的信息是否一致，如发现差异，及时查明原因并进行处理。4.生产部门生产部门按照面料册中的生产工艺和技术参数进行面料生产，确保产品质量符合标准。在生产过程中，如发现面料册中的某些信息与实际生产情况不符，应及时与相关部门沟通，进行调整和修正。根据面料册中的包装要求，对生产好的面料进行包装，保证产品在运输和储存过程中的质量。（二）外部使用1.在参加各类展会、洽谈会等商务活动时，可向潜在客户、合作伙伴等发放面料册，展示公司的面料产品实力和优势。2.根据客户或合作伙伴的需求，提供面料册的部分内容或整本面料册的电子文档，但需提前获得公司相关部门的批准，并要求对方妥善保管，不得擅自传播或用于其他商业目的。四、面料册更新（一）更新频率1.当公司有新的面料产品推出时，应在产品正式投入市场后的[X]个工作日内，完成对面料册相关内容的更新。2.对于现有面料产品的信息发生变更，如面料成分调整、生产工艺改进、价格变动等，应在变更确定后的[X]个工作日内，更新面料册。3.每年定期对面料册进行全面审核和更新，确保其内容的准确性和完整性，审核和更新工作应在每年的[具体时间段]内完成。（二）更新流程1.信息收集：各部门负责收集本部门所涉及的面料相关变更信息，并填写《面料册更新申请表》，详细说明变更的内容、原因及影响范围。2.审核：将《面料册更新申请表》提交给相关部门负责人进行审核，审核通过后，转交给设计部门。3.更新制作：设计部门根据审核通过的变更信息，对面料册进行相应的修改和更新制作。制作完成后，按照制作流程进行审核和校对，确保更新后的面料册质量。4.发布：更新后的面料册经最终审核通过后，发布给各相关部门，并替换旧版本。同时，通知销售部门将更新后的面料册提供给客户。五、面料册保管（一）保管部门及职责1.行政部门负责面料册的集中保管工作，建立面料册保管档案，记录面料册的版本信息、制作时间、更新记录等。制定面料册的存放规则，确保面料册存放有序，便于查找和取用。定期对保管的面料册进行检查，如发现损坏、丢失等情况，及时采取措施进行处理，并记录相关情况。2.各使用部门负责本部门使用的面料册的日常保管，确保面料册的整洁、完好。不得擅自将面料册转借他人或带出公司，如需外借，需按照公司相关规定办理审批手续。如发现本部门保管的面料册有损坏或丢失情况，应及时报告行政部门，并协助查明原因。（二）保管方式1.纸质面料册应存放在干燥、通风、防潮的地方，避免阳光直射和潮湿环境对其造成损坏。采用专柜存放，按照面料册的类别、版本等进行分类存放，便于查找和管理。定期对纸质面料册进行清点和整理，确保数量准确、摆放整齐。2.电子面料册应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。建立电子面料册的文件夹结构，按照面料册的类别、版本等进行分类存储，便于查找和管理。对电子面料册设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和下载，确保数据安全。（三）借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅面料册时，需填写《面料册借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人批准后，到行政部门办理借阅手续。2.行政部门根据申请表的内容，发放相应的面料册，并登记借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人应妥善保管借阅的面料册，不得在面料册上涂改、损坏或丢失。如需复印或摘录面料册中的内容，需提前获得行政部门的批准。4.借阅人应在预计归还时间内归还面料册，如需延期归还，需提前向行政部门申请，经批准后方可延期。5.行政部门在收到归还的面料册后，应及时进行检查，如发现面料册有损坏或丢失情况，借阅人应照价赔偿。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立面料册管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括销售部门、设计部门、采购部门、生产部门等相关人员。监督小组负责定期对面料册的制作、使用、更新及保管情况进行检查和监督。2.监督小组应制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方式和检查频率。检查内容包括面料册内容的准确性、完整性、及时性，面料册的使用情况，更新流程的执行情况，保管情况等。3.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况报告监督小组。（二）考核办法1.将面料册管理工作纳入各部门及相关人员的绩效考核体系，考核指标包括面料册内容的准确性、更新及时性、使用效果、保管情况等。2.根据考核指标的完成情况，对各部门及相关人员进行评分，评分结果与绩效奖金、晋升、奖励等挂钩。3.对于在面料册管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于因工作失误导致面料册管理出现问题的部门和个人，视情节轻重给予批评、扣减绩效奖金等处罚。