档案工作管理制度

档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、录音、录像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.完整性原则：确保档案的全面、系统、完整，反映公司各项活动的真实面貌。3.准确性原则：保证档案内容真实、准确，数据可靠。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有效支持。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。5.定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.负责组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.积极提供档案利用服务，根据公司需要及时、准确地提供档案资料。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部移交。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，指导和督促本部门员工做好文件材料的收集和归档工作。3.严格执行公司档案管理制度，在各项工作中形成的文件材料应及时整理、归档，确保档案的完整、准确和系统。4.根据工作需要，向综合管理部提出档案查阅、借阅申请，配合综合管理部做好档案利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销过程中形成的文件材料，包括营业执照、公司章程、股东会决议、审计报告等。2.公司各项管理制度、规定、办法、通知等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等材料。4.公司各类会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。5.公司签订的各类合同、协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。6.公司财务报表、账目、凭证等财务档案。7.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录等。8.公司产品研发、生产、质量控制等方面的文件材料，包括产品设计图纸、工艺文件、检验报告等。9.公司市场营销活动中形成的文件材料，包括市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。10.公司对外宣传资料，包括公司简介、宣传册、宣传片等。11.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等往来文件。12.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件。13.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，定期对本部门形成的文件材料进行清理和收集，确保无遗漏。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于重要文件的初稿、修改稿、定稿等应一并收集，确保档案的完整性。4.收集的电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊和装订，使其整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于检索和查阅。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，如消防器材、防盗门、防盗窗、除湿机、防虫剂、鼠夹、窗帘、空调等。3.库房内应设置档案架、档案柜等存储设备，档案架、档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。4.库房应划分不同的功能区域，如档案存储区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持一定的距离，避免相互干扰。（二）档案存储1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，并有明显的标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案保管业务。2.库房管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。3.库房管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.库房管理人员应做好库房的温湿度记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的措施，确保档案存储环境符合要求。5.库房管理人员应做好档案的安全保卫工作，下班前应关闭门窗、电源、空调等设备，确保库房安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行鉴定。2.从公司的实际情况出发，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，综合考虑各方面因素，确定档案的鉴定标准。3.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值和现实利用价值。3.档案的保管期限是否合理。4.档案的密级是否符合规定。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、内容、形式等因素，对档案的保存价值进行评估。3.专家咨询法：对于一些专业性较强的档案，可咨询相关专家的意见，确定其保存价值。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司分管领导批准。2.综合管理部负责编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并经档案鉴定工作小组组长签字确认。3.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由综合管理部组织实施档案销毁工作。档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁工作完成后，监销人员应将档案销毁清册归档保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用工作合法合规。2.本着方便利用、服务公司的原则，积极为公司各项工作提供档案支持。3.确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因合作、审计、调查等需要查阅公司档案，须经公司分管领导批准。3.公司员工因个人需要查阅本人人事档案等相关档案，须经所在部门负责人同意。（三）查阅程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅申请表提交至综合管理部，综合管理部根据查阅人申请，在档案管理系统中查询档案所在位置，并安排专人协助查阅。3.查阅人应在指定的查阅地点查阅档案，查阅过程中应保持档案的整洁，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。4.如需复印档案材料，应经综合管理部同意，并按照规定的程序进行复印。复印的档案材料应加盖综合管理部档案专用章。（四）借阅程序1.借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.借阅申请表提交至综合管理部，综合管理部根据借阅人申请，对档案进行审核，审核通过后报公司分管领导批准。3.借阅人凭批准后的档案借阅申请表到综合管理部办理借阅手续，借阅人应在借阅登记表上签字确认，并领取档案。4.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期归还，应提前向综合管理部提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人归还档案时，综合管理部应进行认真核对，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（五）档案利用登记综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、用途、查阅人、借阅人等信息进行详细记录。档案利用登记记录应妥善保管，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本。3.实现档案信息资源共享，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，建立数字化档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案管理信息系统的数据安全管理，采取数据备份、数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）数字化档案管理1.数字化档案应按照档案分类编号顺序进行存储，存储格式应符合国家有关标准和公司档案管理信息系统的要求。2.数字化档案应进行元数据著录，元数据应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、来源、数字化日期等内容，确保数字化档案信息的完整性和准确性。3.定期对数字化档案进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。4.建立数字化档案利用管理制度，规范数字化档案的查阅、借阅、下载等操作流程，确保数字化档案信息安全。（四）档案管理信息系统应用1.公司各部门应按照档案管理信息系统的操作流程，及时将本部门形成的文件材料录入系统，进行分类、编号、存储等管理操作。2.员工可通过档案管理信息系统查询、借阅档案，提高档案利用效率。3.综合管理部应定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。4.加强对档案管理信息系统用户的培训，提高用户的操作技能和档案管理意识。八、监督与检查（一）监督检查职责1.综合管理部负责对公司各部门档案管理工作进行监督检查，确保公司档案管理制度的有效执行。2.公司分管领导负责对档案管理工作进行不定期抽查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节。2.档案管理工作的规范化、标准化程度，包括档案分类编号、编目、装订等。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施的落实情况。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化、档案管理信息系统的应用等。（三）检查方式1.定期检查：综合管理部每年组织一次对公司各部门档案管理工作的全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查：公司分管领导不定期对档案管理工作进行抽查，对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，组织专项检查，深入查找问题，提出改进措施。（四）整改落实1.责任部门应根据监督检查意见，制定整改措施，明确