通讯录管理制度

通讯录管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司通讯录的管理，确保公司内部信息传递的准确、及时与畅通，提高工作效率，加强各部门之间的沟通与协作。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部合作伙伴。（三）基本原则1.准确性原则：通讯录信息应确保真实、准确，与员工及合作伙伴的实际情况相符。2.及时性原则：随着人员变动和业务发展，通讯录信息应及时更新，保证信息的时效性。3.保密性原则：通讯录中涉及的个人隐私信息应严格保密，未经授权不得泄露。二、通讯录内容（一）公司内部通讯录1.员工基本信息姓名：员工真实姓名。部门：所在的具体部门。职位：担任的职务。办公电话：办公场所的固定电话号码。手机号码：员工常用手机号码。电子邮箱：工作邮箱地址。2.部门信息部门名称：公司内各部门的全称。部门负责人：部门主管的姓名。部门电话：部门办公电话。3.特殊标识对于某些特殊岗位或有特定职责的人员，可在通讯录中添加相应的特殊标识，以便于识别和联系。（二）外部合作伙伴通讯录1.合作伙伴基本信息公司名称：合作伙伴的全称。联系人姓名：负责与公司对接业务的联系人姓名。联系电话：联系人的办公电话或手机号码。电子邮箱：联系人的工作邮箱。合作业务范围：明确与公司的合作领域。2.合作项目信息记录与各合作伙伴相关的具体合作项目名称，以及在项目中的主要对接人等信息，便于在涉及合作项目时能够快速准确地联系到相关人员。三、通讯录的建立与更新（一）初始建立1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其基本信息，并按照规定格式录入公司通讯录系统。2.对于新成立的部门或新设立的岗位，相关部门应及时提供部门信息及人员信息，由人力资源部门统一录入通讯录。3.在与外部合作伙伴建立合作关系时，业务部门应及时将合作伙伴的相关信息反馈给人力资源部门，由人力资源部门负责添加到外部合作伙伴通讯录中。（二）日常更新1.员工信息变更员工个人信息如姓名、部门、职位、联系方式等发生变更时，应在变更后的[X]个工作日内填写《通讯录信息变更申请表》，提交至所在部门负责人审核，审核通过后交至人力资源部门进行信息更新。部门负责人应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审核，如信息变更涉及到工作交接等重要事项，应确保相关工作已妥善安排后再予以审核通过。2.部门信息变更部门名称、负责人等信息发生变更时，由所在部门填写《通讯录信息变更申请表》，经公司领导审批后，交人力资源部门进行更新。审批流程应在[X]个工作日内完成。3.外部合作伙伴信息变更业务部门在发现与外部合作伙伴的联系信息发生变更时，应及时通知合作伙伴进行信息更新，并在变更后的[X]个工作日内将新信息反馈给人力资源部门，由人力资源部门进行调整。4.定期维护人力资源部门应定期对通讯录进行全面梳理和维护，至少每季度进行一次数据核对和更新，确保通讯录信息的准确性和完整性。四、通讯录的使用与管理（一）使用权限1.公司内部员工可通过公司内部办公系统、移动办公软件等指定渠道查询和使用公司通讯录。2.因工作需要，涉及对外联系业务的相关部门员工，在经过部门负责人同意后，可获取外部合作伙伴通讯录中的部分信息，但仅限于与业务相关的必要联系信息，不得随意扩散。3.未经授权，任何员工不得擅自将公司通讯录提供给外部人员或用于非公司业务的其他用途。（二）信息查询1.员工如需查询其他部门员工的联系方式，应通过内部沟通渠道与对方部门进行联系，由对方部门协助提供相关信息，不得私自通过非正规渠道获取。2.在查询外部合作伙伴通讯录信息时，应严格按照规定的权限范围进行操作，如需获取超出权限的信息，应向业务部门负责人提出申请，经批准后方可查询。3.公司内部设立专门的通讯录查询服务邮箱或热线电话，员工在查询信息遇到困难时，可通过上述渠道寻求帮助。（三）数据安全管理1.人力资源部门负责公司通讯录系统的日常维护和数据备份，确保数据的安全性和可靠性。备份数据应至少保存[X]年，并定期进行检查和恢复测试，以防止数据丢失。2.对于存储通讯录数据的服务器及相关设备，应采取必要的安全防护措施，如设置防火墙、安装杀毒软件等，防止数据被非法窃取或篡改。3.严禁员工通过非公司指定的方式私自存储或传播公司通讯录数据，违反规定者将按照公司相关制度进行严肃处理。（四）监督与检查1.公司行政部门负责对通讯录的使用和管理情况进行定期监督检查，确保员工严格按照制度规定使用通讯录。2.对于在监督检查过程中发现的违规行为，行政部门应及时记录并进行调查核实，根据情节轻重给予相应的处罚。3.员工有权对通讯录管理过程中的不规范行为进行举报，公司将对举报内容进行认真调查处理，并为举报人保密。五、保密规定（一）保密范围1.通讯录中涉及的员工个人隐私信息，如手机号码、家庭住址、身份证号码等，均属于保密内容。2.外部合作伙伴通讯录中的商业秘密信息，如合作伙伴的核心业务数据、客户信息等，未经对方书面同意，不得泄露。（二）保密措施1.人力资源部门及相关管理人员应严格遵守保密制度，对通讯录数据进行加密存储和传输，防止信息泄露。2.在向员工提供通讯录相关培训时，应强调保密要求，提醒员工注意保护他人隐私信息。3.对于因工作需要接触通讯录信息的人员，应签订保密协议，明确其保密义务和责任。（三）违规处理1.如发现员工违反保密规定，擅自泄露通讯录中的保密信息，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.对于因员工泄密行为给公司或合作伙伴造成损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。六、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。（二）修订与废