破损烟管理制度

破损烟管理制度一、总则（一）目的为加强公司破损烟管理，规范破损烟处理流程，降低公司因破损烟造成的经济损失，确保公司运营的经济效益和业务的正常开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及烟品采购、储存、销售、运输等环节中破损烟的管理。包括但不限于公司总部、各分支机构、零售网点以及相关物流配送部门。（三）基本原则1.预防为主原则通过加强烟品在各个环节的管理和防护措施，尽量减少破损烟的产生。2.责任明确原则明确在破损烟管理过程中各部门和人员的职责，确保责任落实到人。3.规范处理原则对破损烟的认定、记录、处理等流程进行规范，确保处理过程合法、合规、公正。4.及时准确原则及时发现、记录和处理破损烟，保证数据的准确性和信息传递的及时性。二、破损烟的定义及分类（一）定义破损烟指在烟品采购、储存、销售、运输等过程中，因各种原因导致烟品包装损坏、变形、受潮、发霉、残损等影响正常销售的情况。（二）分类1.轻度破损烟盒有轻微划痕、折痕，但不影响烟品外观和销售，烟支无损坏。2.中度破损烟盒破损面积较大，影响烟品整体美观，但烟支未受损；或烟盒轻微受损，但烟支有少量弯曲、变形等情况。3.重度破损烟盒严重破损，无法正常展示烟品；或烟支大量损坏，如折断、受潮发霉等，已无法销售。三、管理职责（一）采购部门1.在采购合同中明确供应商对烟品运输过程中的破损责任及赔偿条款。2.对采购到货的烟品进行初步验收，检查烟品外包装是否有破损情况，如发现破损应及时与供应商沟通处理，并做好记录。（二）仓储部门1.负责破损烟的集中存放和保管，确保破损烟与正常烟品分开存放，并有明显标识。2.定期对库存烟品进行盘点，检查是否有新增破损烟，并及时记录破损烟的数量、规格、破损程度等信息。3.根据公司规定的流程，对破损烟进行妥善处理。（三）销售部门1.在销售过程中，发现烟品有破损情况，应及时通知仓储部门，并做好销售记录中相关破损烟的备注。2.配合仓储部门对破损烟进行处理，提供相关销售数据和信息。（四）物流配送部门1.在烟品装卸、运输过程中，采取必要的防护措施，防止烟品破损。2.对运输过程中造成的烟品破损负责，及时记录破损烟的情况，并与仓储部门交接。（五）财务部门1.根据公司规定，对破损烟的处理情况进行账务处理，确保财务数据的准确性。2.审核破损烟处理过程中的相关费用支出，确保费用支出合理合规。（六）质量控制部门1.负责对破损烟进行质量鉴定，确定破损烟是否符合质量标准，是否可以降级销售或报废处理。2.对因质量问题导致的破损烟进行分析，提出改进建议，以减少类似问题的发生。（七）人事行政部门1.将破损烟管理纳入员工绩效考核体系，对在破损烟管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对因工作失误导致破损烟增加的情况进行相应处罚。2.负责组织员工进行破损烟管理相关培训，提高员工对破损烟管理的认识和技能。四、破损烟的预防措施（一）采购环节1.选择信誉良好、有完善包装和运输防护措施的供应商，签订详细的采购合同，明确双方在烟品质量、包装、运输等方面的责任。2.要求供应商在烟品包装上采用合适的材料和工艺，确保烟盒具有足够的强度和韧性，能够承受正常的搬运和运输。3.对采购到货的烟品进行严格的抽样检查，按照一定比例随机抽取烟品检查外包装是否完好，对于外包装有可疑破损的烟箱，应逐箱检查。（二）仓储环节1.仓库应保持干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止烟品受潮发霉。2.合理规划仓库布局，按照烟品的类别、规格、批次等进行分区存放，便于管理和盘点。3.采用合适的货架和存储设备，避免烟品在存储过程中受到挤压、碰撞等损坏。4.定期对仓库设施进行检查和维护，确保货架、托盘等设备的安全性和可靠性。（三）物流配送环节1.在装卸烟品时，应使用合适的装卸工具，轻拿轻放，避免野蛮装卸。2.对运输车辆进行定期检查和维护，确保车辆性能良好，车厢内清洁、干燥，无尖锐物品。3.在运输过程中，对烟品采取必要的固定和防护措施，如使用缓冲材料、绑扎带等，防止烟品在车厢内晃动、碰撞。4.根据运输距离、路况等因素，合理安排运输时间和路线，避免因运输时间过长或路况不佳导致烟品受损。（四）销售环节1.销售现场应保持整洁、有序，销售人员在摆放和拿取烟品时应注意避免碰撞和损坏。2.对展示的烟品进行定期检查，及时发现并处理有潜在破损风险的烟品。五、破损烟的发现与记录（一）发现1.采购部门在到货验收时发现烟品破损，应立即停止验收，并通知供应商现场确认。2.仓储部门在日常盘点、巡查过程中发现破损烟，应做好标记并记录相关信息。3.物流配送人员在运输过程中发现烟品破损，应及时停车检查，并记录破损情况。4.销售部门在销售过程中发现烟品破损，应及时告知仓储部门，并提供相关销售信息。（二）记录1.各部门发现破损烟后，应填写《破损烟记录单》，详细记录破损烟的品牌、规格、数量、破损程度、发现时间、发现地点、发现人等信息。2.《破损烟记录单》应一式多份，分别由发现部门、仓储部门、财务部门等留存，作为破损烟处理的依据。3.发现部门应及时将《破损烟记录单》传递给仓储部门，仓储部门负责对破损烟进行集中登记和管理。六、破损烟的认定与鉴定（一）认定1.采购到货时，如发现烟品外包装有明显的破损痕迹、变形、污渍等情况，即可认定为破损烟。2.在仓储过程中，通过定期盘点和巡查，发现烟品有包装损坏、烟支弯曲、受潮发霉等情况，认定为破损烟。3.物流配送过程中，因装卸、运输等原因导致烟品包装或烟支出现损坏，认定为破损烟。4.销售现场发现烟品有破损情况，经确认后认定为破损烟。（二）鉴定1.质量控制部门负责对破损烟进行质量鉴定，确定破损烟是否符合质量标准。2.对于轻度破损烟，质量控制部门应检查烟支是否完好，烟盒破损是否影响烟品销售。3.对于中度破损烟，质量控制部门需进一步检查烟支是否有损坏，如弯曲、变形等情况，以及烟盒破损程度对烟品展示和销售的影响。4.对于重度破损烟，质量控制部门要详细检查烟支的损坏情况，如折断、受潮发霉等，判断烟品是否已无法销售。5.根据质量鉴定结果，质量控制部门出具《破损烟质量鉴定报告》，明确破损烟的质量状况和处理建议。七、破损烟的处理流程（一）轻度破损烟1.仓储部门将轻度破损烟单独存放，并进行标识。2.根据销售情况，可将轻度破损烟作为促销烟品或与客户协商以一定折扣销售，但需在销售记录中注明为轻度破损烟。3.在销售完成后，仓储部门及时更新库存记录，并将销售情况反馈给财务部门进行账务处理。（二）中度破损烟1.仓储部门将中度破损烟集中存放，记录详细信息。2.质量控制部门对中度破损烟进行质量鉴定，如鉴定结果表明烟支基本完好，烟盒破损影响美观但不影响烟品本质质量，可建议降级销售。3.仓储部门按照质量控制部门的建议，将中度破损烟以降级后的价格进行销售，销售过程中需向客户说明烟品的破损情况。4.销售完成后，仓储部门更新库存记录，并将销售情况及相关凭证提交给财务部门进行账务处理。（三）重度破损烟1.仓储部门将重度破损烟单独存放，严禁与正常烟品混放。2.质量控制部门对重度破损烟进行质量鉴定，如鉴定结果为烟品已无法销售，应出具报废处理建议。3.仓储部门根据报废处理建议，填写《破损烟报废申请单》，详细注明报废烟品的品牌、规格、数量、破损原因等信息，并提交给相关部门审批。4.审批通过后，仓储部门按照公司规定的报废流程，对重度破损烟进行报废处理，可选择集中销毁或委托专业机构处理等方式。5.在报废处理过程中，仓储部门应做好记录，包括报废时间、处理方式、处理人员等信息，并将相关记录提交给财务部门进行账务核销。八、破损烟的赔偿与责任追究（一）供应商责任1.若因供应商提供的烟品包装质量问题、运输过程中的防护不当等原因导致烟品破损，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商承担相应的赔偿责任。2.赔偿方式可包括补货、退款、折价赔偿等，具体赔偿方式按照采购合同约定执行。3.采购部门应跟踪供应商的赔偿落实情况，确保公司的损失得到及时弥补。如供应商拒绝承担赔偿责任，采购部门应通过法律途径维护公司权益。（二）物流配送责任1.在物流配送过程中，因装卸、运输等环节操作不当导致烟品破损，物流配送部门应承担相应责任。2.物流配送部门需对破损烟进行统计和记录，并按照公司规定的赔偿标准进行赔偿。赔偿标准可根据烟品的价值、破损程度等因素确定。3.公司将对物流配送部门的责任事故进行分析和总结，采取相应的改进措施，防止类似问题再次发生。如因物流配送部门多次出现责任事故，影响公司正常运营，公司将视情节轻重给予相应处罚。（三）内部人员责任1.公司内部员工因工作失误导致烟品破损，如在仓储管理、销售操作、物流装卸等过程中未尽到合理注意义务，应承担相应的赔偿责任。2.人事行政部门根据公司相关规定，对责任员工进行批评教育、绩效扣分等处罚。如因员工故意或重大过失导致烟品大量破损，给公司造成较大经济损失，公司将给予更严厉的处罚，直至解除劳动合同。3.公司鼓励员工积极参与破损烟管理工作，对能够及时发现并避免重大破损烟事故发生的员工，给予适当的奖励。九、监督与检查（一）定期检查1.公司定期对各部门的破损烟管理情况进行检查，检查内容包括破损烟的记录、存放、处理流程执行情况等。2.仓储部门应定期对库存破损烟进行盘点，确保账实相符，并将盘点结果上报公司相关部门。3.财务部门定期对破损烟的账务处理进行审核，检查费用支出是否合理合规，财务数据是否准确。（二）不定期抽查1.公司不定期对采购到货、仓储、物流配送、销售等环节进行抽查，检查各部门对破损烟管理制度的执行情况。2.在抽查过程中发现问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.对违反破损烟管理制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。十、培训与宣传（一）培训1.人事行政部门定期组织员工进行破损烟管理相关培训，培训内容包括破损烟的定义、分类、预防措施、处理流程、责任追究等方面。2.针对不同岗位的员工，开展有针对性的培训，如采购人员重点培训与供应商沟通及验收环节的注意事项；仓储人员培训破损烟的存放、盘点和处理要求；物流配送人员培训装卸运输过程中的防护措施等。3.通过培训，提高员工对破损烟管理的认识和技能，确保员工熟悉并遵守公司的破损烟管理制度。（二）宣传