高职物资管理制度

高职物资管理制度一、总则（一）目的为加强高职物资管理，规范物资采购、使用、存储等行为，提高物资使用效益，保障学校教学、科研和日常工作的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高职校内各部门、各教学单位以及附属机构涉及的物资管理活动。（三）基本原则1.计划管理原则：根据学校事业发展规划和实际需求，合理编制物资采购计划，避免盲目采购和浪费。2.归口管理原则：明确物资管理的归口部门，实行统一领导、分级负责、归口管理的体制。3.效益优先原则：注重物资采购和使用的经济效益和社会效益，提高物资使用效率，降低物资采购成本。4.公开透明原则：物资采购、验收、使用等环节应遵循公开、公平、公正的原则，接受师生监督。二、物资管理机构及职责（一）物资管理领导小组1.组成：由学校主管领导担任组长，财务、审计、资产管理等部门负责人为成员。2.职责研究制定物资管理的政策、制度和办法。审议物资采购计划、重大采购项目和采购合同。协调解决物资管理工作中的重大问题。（二）物资归口管理部门1.设备管理部门负责教学、科研设备的采购、验收、登记、入账、调配、维护、报废等管理工作。制定设备采购计划，组织设备采购招标、谈判等活动。建立设备管理档案，定期对设备进行清查盘点。2.后勤管理部门负责办公用品、家具、水电暖设备及耗材等物资的采购、供应、维修和管理。编制办公用品等物资采购计划，保障学校日常办公和生活需求。对后勤物资进行分类管理，建立物资台账。3.图书管理部门负责图书馆各类图书、期刊、资料的采购、编目、上架、借阅、保管等工作。根据学校教学和科研需求，制定图书采购计划，优化馆藏结构。开展图书资源的开发和利用，为师生提供信息服务。（三）使用部门1.负责本部门物资的申购、使用、保管等工作，合理安排物资使用，提高物资使用效率。2.配合物资管理部门做好物资验收、清查盘点等工作，及时反馈物资使用过程中存在的问题。三、物资采购管理（一）采购计划编制1.各使用部门应根据教学、科研和日常工作需要，提前向物资归口管理部门提交物资申购计划。申购计划应详细注明物资名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.物资归口管理部门对各部门提交的申购计划进行汇总审核，结合学校库存情况和经费预算，编制年度、季度物资采购计划。采购计划应报物资管理领导小组审批后执行。（二）采购方式1.招标采购：对于达到学校规定招标限额标准的物资采购项目，应按照国家和学校有关招标规定，采用公开招标、邀请招标等方式进行采购。2.竞争性谈判：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。4.单一来源采购：符合下列情形之一的物资采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）采购程序1.招标采购程序物资归口管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格供应商名单。向合格供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。与中标供应商签订采购合同。2.竞争性谈判采购程序物资归口管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判，供应商进行报价和谈判响应。谈判小组进行评审，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。3.询价采购程序物资归口管理部门向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价，物资归口管理部门对报价进行比较。确定成交供应商，与其签订采购合同。4.单一来源采购程序物资归口管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的货物或者服务的说明。经物资管理领导小组批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（四）采购合同管理1.采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.物资归口管理部门负责采购合同的起草、审核、签订和履行跟踪。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务、审计等部门备案。3.严格履行采购合同，确保物资按时、按质、按量供应。如因特殊原因需要变更合同条款，应按照合同约定的程序进行协商和审批。四、物资验收管理（一）验收标准1.物资验收应按照采购合同约定的质量标准和技术要求进行。2.对于国家有强制性标准的物资，应按照国家标准进行验收。3.对于没有合同约定和国家标准的物资，可以参考行业标准或同类产品的质量标准进行验收。（二）验收程序1.物资到货后，物资归口管理部门应及时通知使用部门和相关人员组成验收小组进行验收。2.验收小组按照验收标准对物资的数量、规格型号、外观质量等进行检查，并对物资的性能、功能进行测试。3.对于大型设备、复杂物资或技术含量较高的物资，应邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。4.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。验收报告应包括物资名称、规格型号、数量、供应商、验收情况等内容。5.对于验收不合格的物资，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货。整改或退换货后应重新进行验收，直至验收合格为止。五、物资存储管理（一）仓库设置1.根据物资的类别和特性，合理设置仓库，确保物资分类存放、安全保管。2.仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，配备必要的消防器材、通风设备、货架等设施。（二）物资入库1.物资到货后，仓库管理人员应根据验收报告办理入库手续，填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、供应商、入库时间等信息。2.对入库物资进行分类存放，建立物资台账，记录物资的出入库情况。3.对于贵重物资、易燃易爆物资等特殊物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（三）物资保管1.仓库管理人员应定期对物资进行清查盘点，确保物资账实相符。2.按照物资的特性和保管要求，对物资进行合理保管，防止物资损坏、变质、丢失。3.对库存物资的保质期、有效期等进行监控，及时清理过期、变质物资。（四）物资出库1.使用部门根据工作需要填写物资领用单，经部门负责人审批后到仓库领取物资。2.仓库管理人员根据物资领用单办理出库手续，填写出库单。出库单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用时间等信息。3.严格执行物资出库制度，对于未经审批的物资领用申请，仓库管理人员有权拒绝发放。六、物资使用管理（一）使用部门职责1.合理安排物资使用，提高物资使用效率，避免浪费。2.建立物资使用台账，记录物资的使用情况。3.对本部门使用的物资进行定期清查盘点，确保物资安全完整。（二）使用规范1.按照物资的使用说明书和操作规程正确使用物资，不得违规操作。2.对于大型设备、贵重物资等，应指定专人负责使用和管理，并进行培训，确保操作人员熟悉设备性能和操作规程。3.物资使用过程中如发现故障或损坏，应及时报告物资归口管理部门，安排维修或更换。七、物资处置管理（一）报废条件1.已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的物资。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复或无修复价值的物资。3.国家明令淘汰或禁止使用的物资。（二）报废程序1.使用部门提出物资报废申请，填写报废申请表，注明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息。2.物资归口管理部门对报废申请进行审核，组织相关人员对拟报废物资进行技术鉴定。3.经物资管理领导小组批准后，物资归口管理部门按照学校有关规定进行报废处置。报废物资可以采用拍卖、变卖、捐赠等方式进行处置，处置收入应按照学校财务制度规定上缴国库或纳入学校预算管理。4.对报废物资处置情况进行记录，建立报废物资处置档案。八、物资清查盘点管理（一）清查盘点周期1.学校每年组织一次全面的物资清查盘点工作。2.物资归口管理部门和使用部门应定期对本部门管理的物资进行自查，每月至少进行一次。（二）清查盘点内容1.物资的数量、规格型号、质量状况等。2.物资的存放地点、保管情况。3.物资的出入库记录、台账等。（三）清查盘点结果处理1.对于清查盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应查明原因，分清责任。2.编制物资清查盘点报告，提出处理意见和建议。3.根据物资清查盘点报告进行账务调整，确保账实相符。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校财务、审计等部门定期对物资管理工作进行监督检查，检查物资采购、验收、存储、使用、处置等环节的合规性。2.物资管理领导小组不定期对物资管