高校系章管理制度

高校系章管理制度一、总则（一）目的为加强高校各系印章的管理，规范印章使用流程，维护印章使用的严肃性和权威性，保障学校、系部及师生的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于高校各教学系、研究机构等下属单位（以下统称"系部"）所使用的各类印章，包括系部公章、系主任名章、专用章（如教学专用章、科研专用章等）。（三）基本原则1.合法性原则：印章的刻制、使用和保管必须符合国家法律法规及学校的相关规定。2.严肃性原则：印章是系部职权的象征，必须严格按照规定的范围和程序使用，确保印章使用的严肃性。3.安全性原则：采取必要的安全措施，确保印章妥善保管，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.系部因工作需要刻制印章时，须填写《系部印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、样式等内容，并提交系部负责人签字同意。2.将申请表提交学校相关职能部门（如党政办公室）审核，审核通过后，由学校统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。3.印章刻制完成后，系部应及时领取，并检查印章的质量和内容是否清晰、准确。（二）印章启用1.新印章启用前，系部应填写《系部印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息。2.将申请表及新印章一并提交学校党政办公室备案。3.学校党政办公室在收到备案申请后，对印章进行审核，审核无误后予以备案，并通知系部印章正式启用。三、印章的保管（一）保管人员1.系部应指定专人负责印章的保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员应熟悉印章使用规定，严格按照程序操作，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或带锁的文件柜，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在未经批准的情况下将印章带出系部。3.如因工作需要临时外出，保管人员应将印章委托给系部负责人指定的其他人员代管，并办理交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.系部公章主要用于系部对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；系主任名章主要用于系主任签署相关文件、批示等；专用章用于特定业务领域的文件、证明等的盖章。2.具体使用范围应严格按照学校和系部的相关规定执行，不得超出规定范围使用印章。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《系部印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等内容，并签字确认。申请事项涉及其他部门或人员的，应提前征求相关部门或人员的意见，并在申请表上注明。2.审批申请表提交至系部负责人进行审批。系部负责人应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性，对符合规定的申请予以批准，并签字确认。对于重要文件或涉及重大事项的用印申请，系部负责人应提交系部党政联席会议或相关会议研究决定。3.用印经审批同意后，保管人员凭审批后的申请表用印。用印时应认真核对用印内容，确保印章与文件内容一致。用印位置应准确、清晰，印章加盖后应在文件上留存清晰的印模。用印完成后，保管人员应在《系部印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人、审批人等信息，并由申请人签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，无法提前办理审批手续的，申请人应电话请示系部负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及多个部门或需要多枚印章同时使用的文件，应按照规定分别办理用印申请和审批手续。五、印章的停用与销毁（一）停用1.系部因机构调整、名称变更、工作职能变化等原因，导致印章不再使用时，应及时填写《系部印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并提交学校党政办公室备案。2.学校党政办公室在收到备案申请后，对印章停用情况进行审核，审核无误后予以备案，并通知系部停止使用该印章。（二）销毁1.停用的印章由系部统一保管，保管期限为[X]年。保管期满后，系部应填写《系部印章销毁申请表》，提出销毁申请。2.申请表提交至学校党政办公室审核，审核通过后，由学校党政办公室指定专人负责监督印章的销毁过程。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保印章无法恢复使用。销毁完成后，监督人员应在《系部印章销毁登记簿》上签字确认。六、印章使用的监督与检查（一）监督机制1.学校党政办公室负责对系部印章的使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合规定。2.系部应建立健全内部监督机制，定期对印章使用情况进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.印章使用流程执行情况，包括用印申请、审批、用印记录等是否规范。3.印章使用范围是否符合规定，有无超范围使用印章的情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成严重后果的，将依法追究相关人员的责任。2.因保管不善导致印章被盗用、冒用或滥用的，保管人员应承担相应的责任，并及时采取措施防止损失扩大。如发现印章丢失或被盗，应立即向学校党政办公室报告，并在相关媒体上声明作废。