采购办管理制度

采购办管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购流程，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购办所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行采购合同，维护公司良好形象。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和实际生产情况，提前向采购办提交原材料、零部件等采购需求清单，详细说明物资的规格、型号、数量、交货时间等要求。2.其他部门：根据工作需要，向采购办提交办公用品、设备等采购需求申请，注明用途、预算等信息。（二）采购申请审批1.采购办收到采购需求后，对需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.将审核后的采购申请提交给相关领导审批。审批流程根据采购金额大小和性质确定，一般采购金额较小的由部门负责人审批，采购金额较大的需经过公司高层领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购办通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、质量认证等，确保供应商具备合法经营资格和良好的信誉。实地考察供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务等情况，评估其是否满足公司采购需求。2.供应商选择根据采购需求和供应商评估结果，选择合适的供应商进行询价。向供应商发出询价函，明确物资或服务的规格、数量、价格、交货期等要求，要求供应商在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较和分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。3.供应商管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购历史、供货质量、交货期等情况，定期对供应商进行评估和考核。根据供应商的表现，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰处理。（四）采购合同签订1.采购合同由采购办负责起草，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同经法务部门审核后，提交给公司领导审批。3.采购办与供应商签订采购合同，并确保合同的有效执行。（五）采购订单下达1.根据采购合同，采购办向供应商下达采购订单，明确物资或服务的详细规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.采购订单经采购办负责人审核后发送给供应商，并跟踪订单执行情况。（六）物资验收1.物资到货前，采购办通知相关部门做好验收准备工作。2.物资到货时，采购办、使用部门和质量检验部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量、外观等是否符合采购合同要求。3.对验收合格的物资，填写验收报告，并办理入库手续；对验收不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）采购付款1.采购办根据采购合同和验收报告，整理付款申请资料，提交给财务部门审核。2.财务部门审核付款申请资料无误后，按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇等。三、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.尊重供应商，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，维护公司和供应商的合法权益。（二）工作纪律1.按时上下班，不得迟到早退，严格遵守公司考勤制度。2.工作时间内不得擅自离岗、串岗，认真履行工作职责，提高工作效率。3.遵守公司保密制度，不得泄露公司采购信息、供应商资料等机密信息。（三）业务能力1.采购人员应不断学习采购业务知识，提高自身业务水平，熟悉采购流程和相关法律法规。2.积极参加公司组织的培训和学习活动，不断提升沟通协调能力、谈判能力、市场分析能力等综合素质。四、采购成本控制（一）成本分析1.采购办定期对采购成本进行分析，包括采购价格、运输成本、仓储成本等，找出成本控制的关键点。2.通过与市场价格比较、成本构成分析等方法，评估采购成本的合理性，为成本控制提供依据。（二）价格谈判1.在采购过程中，采购人员应积极与供应商进行价格谈判，争取最优惠的采购价格。2.关注市场动态，及时了解物资价格变化趋势，掌握谈判技巧，确保公司以合理的价格采购到优质的物资和服务。（三）成本节约措施1.通过优化采购批量、选择合适的运输方式、合理安排仓储等措施，降低采购成本和物流成本。2.鼓励采购人员提出成本节约建议，对为公司节约成本做出贡献的人员给予奖励。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购办应识别采购过程中可能面临的风险，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险：关注市场动态，加强市场调研和分析，及时调整采购策略，降低市场价格波动对公司采购成本的影响。2.供应商风险：加强供应商管理，选择资质良好、信誉可靠的供应商，与供应商建立长期稳定的合作关系；同时，要求供应商提供必要的担保或保证金，降低供应商违约风险。3.质量风险：加强物资验收管理，严格按照质量标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求；对质量不合格的物资，及时与供应商沟通协商，采取有效的处理措施。4.合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性；在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，避免合同纠纷。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购办的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.采购办应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司内部监督检查。（二）考核指标1.采购成本控制：考核采购办是否完成采购成本降低目标，采购价格是否合理。2.采购质量：考核采购物资的质量是否符合要求，验收合格率是否达标。3.采购进度：考核采购订单是否按时完成，交货期是否满足公司生产经营需要。4.供应商管理：考核供应商的选择、评估、管理等工作是否到位，供应商的满意度是否达到要求。（三）考核方式1.采购办定期对自身工作进行总结和自评，向公司领导提交采购工作考核报告。2.公司领导根据采购办的自评报告和相关部门的反馈意见，对采购办进行综合考核评价，确定考核结果。（四）奖惩措施1.对采购工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.对采购工作存在问题的部门和