驻外工作日常管理制度

驻外工作日常管理制度一、总则（一）目的为规范公司驻外人员的日常工作行为，加强驻外机构的管理，确保驻外工作的顺利开展，提高工作效率，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有驻外工作人员，包括但不限于驻外办事处人员、驻外项目组人员等。（三）基本原则1.遵守国家法律法规及当地政策，合法合规开展工作。2.维护公司利益，保守公司机密，忠实履行工作职责。3.高效协作，确保驻外工作与公司整体战略目标一致，积极与公司内部各部门沟通协调。4.注重工作绩效，不断提升工作质量和效率，为公司创造价值。二、岗位职责与工作要求（一）岗位职责1.驻外负责人全面负责驻外机构的日常管理工作，制定工作计划并组织实施。协调与当地政府部门、合作伙伴等的关系，拓展业务渠道，维护公司良好形象。监督驻外人员的工作表现，定期进行考核评估，提出奖惩建议。负责与公司总部的沟通汇报，及时反馈驻外工作进展情况及问题。2.业务人员按照公司业务要求，积极开展市场调研、客户开发与维护等工作。收集、整理当地市场信息，分析市场动态，为公司决策提供参考依据。负责商务谈判、合同签订与执行等具体业务操作，确保业务顺利开展。及时处理客户投诉与反馈，维护良好的客户关系。3.行政后勤人员负责驻外机构的日常行政事务，包括办公用品采购、文件管理、会议组织等。保障办公设施设备的正常运行，做好维护保养和安全管理工作。协助做好人员接待、住宿安排等后勤保障工作，为驻外人员提供良好的工作生活环境。（二）工作要求1.工作时间原则上按照当地正常工作时间执行，如有特殊情况需调整，应提前向公司总部报备。驻外人员应严格遵守考勤制度，不得迟到、早退、旷工。如有特殊原因需要请假，应按照公司请假流程办理。2.工作纪律遵守公司各项规章制度，服从驻外负责人的工作安排和指挥。严禁利用职务之便谋取私利，不得接受供应商、客户或其他利益相关方的贿赂、回扣等不正当利益。保守公司机密，不得泄露公司业务信息、客户资料、财务数据等机密内容。注重团队合作，积极与同事沟通协作，不得互相推诿、扯皮，影响工作开展。3.工作汇报驻外人员应定期向驻外负责人汇报工作进展情况，重要事项应及时汇报。驻外负责人应定期向公司总部提交工作报告，内容包括工作成果、存在问题及解决方案、下一步工作计划等。汇报方式可采用书面报告、电子邮件、电话会议等形式，确保信息传递及时、准确。三、考勤管理（一）考勤方式1.驻外人员应通过公司指定的考勤系统或其他方式进行考勤记录，考勤记录应真实、准确。2.对于无法通过电子考勤的情况，可采用手工签到的方式，但需定期将签到记录提交给公司总部备案。（二）请假制度1.请假类别事假：因个人原因需要请假的，应提前[X]天提交请假申请，经驻外负责人批准后方可休假。病假：因病需要请假的，应提供医院诊断证明，按照公司病假规定执行。年假：根据公司年假制度，驻外人员享有相应的年假天数，年假需提前安排并经批准。其他法定节假日：按照国家法定节假日规定执行，驻外人员可根据当地实际情况安排休息。2.请假流程驻外人员填写请假申请表，注明请假原因、请假天数及预计返回时间。将请假申请表提交给驻外负责人审批，驻外负责人应根据工作情况进行审核，必要时可征求公司总部意见。请假申请经批准后，驻外人员应将请假情况告知相关同事，做好工作交接，并确保在请假期间保持电话畅通，以便及时处理工作事务。（三）迟到、早退、旷工处理1.迟到或早退：每月累计迟到或早退[X]次以内的，给予警告处分；累计迟到或早退超过[X]次的，每次扣除当月绩效奖金[X]%。2.旷工：旷工半天的，扣除当日工资的[X]倍，并给予警告处分；旷工一天及以上的，扣除当日工资的[X]倍，同时视情节轻重给予记过、降职等处分，连续旷工超过[X]天或一年内累计旷工超过[X]天的，公司有权解除劳动合同。四、薪酬福利管理（一）薪酬结构驻外人员薪酬由基本工资、绩效工资、驻外补贴等部分组成。1.基本工资：根据驻外人员的岗位级别、工作经验等确定，每月固定发放。2.绩效工资：根据驻外人员的工作业绩、工作表现等进行考核发放，考核周期为[X]个月。3.驻外补贴：根据驻外地区的经济发展水平、工作环境等因素确定，用于补贴驻外人员在当地的生活成本。（二）薪酬发放1.公司按照国家相关法律法规及公司薪酬制度，每月按时发放驻外人员工资。2.驻外人员如有工资核算疑问或其他薪酬问题，应在工资发放后的[X]个工作日内与公司人力资源部门沟通反馈。（三）福利待遇1.社会保险与住房公积金：公司按照当地政策为驻外人员缴纳社会保险和住房公积金。2.其他福利：驻外人员享有与公司总部员工同等的培训、晋升、带薪年假、节日福利等福利待遇。五、费用报销管理（一）报销原则1.费用报销应真实、合法、合理，符合公司财务制度及相关法律法规要求。2.严格按照规定的报销流程进行报销，确保报销手续齐全、凭证有效。3.费用报销应及时，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，特殊情况除外。（二）报销范围1.差旅费：包括往返交通费用、住宿费、餐饮补贴、市内交通费等。2.业务招待费：因业务需要发生的招待客户、合作伙伴等的费用。3.办公费：包括办公用品采购、印刷费、邮寄费等。4.通讯费：驻外人员因工作需要产生的手机通讯费用。5.其他费用：经公司批准的与驻外工作相关的其他费用。（三）报销流程1.驻外人员填写费用报销申请表，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.将费用报销申请表提交给驻外负责人审核，驻外负责人应核实费用的真实性、合理性，并签署审核意见。3.经驻外负责人审核通过后，将费用报销申请表及原始凭证提交给公司总部财务部门进行审批。4.财务部门对报销申请进行审核，如发现问题将及时反馈给驻外人员进行补充或更正。审核通过后，按照公司财务流程进行报销款项支付。六、培训与发展（一）培训计划1.公司根据驻外人员的岗位需求和个人发展规划，制定年度培训计划，包括内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.培训内容涵盖业务知识、管理技能、语言文化、法律法规等方面，以提升驻外人员的综合素质和工作能力。（二）培训实施1.内部培训：由公司内部资深员工或邀请外部专家进行授课，培训方式包括集中培训、现场指导、案例分析等。2.外部培训：根据培训需求，选派驻外人员参加外部专业培训机构举办的培训课程或研讨会。3.在线学习：利用公司内部网络学习平台，提供丰富的在线学习资源，驻外人员可自主安排时间进行学习。（三）培训考核1.培训结束后，对驻外人员进行考核，考核方式包括考试、作业、实践操作、培训心得等。2.考核结果作为驻外人员绩效评估、晋升、薪酬调整的重要依据之一。七、绩效考核（一）考核周期驻外人员绩效考核周期为[X]个月，考核时间为每个考核周期结束后的[X]个工作日内。（二）考核指标1.工作业绩：包括业务指标完成情况、市场拓展成果、客户满意度等。2.工作能力：包括专业技能、沟通协调能力、问题解决能力等。3.工作态度：包括责任心、团队合作精神、工作积极性等。（三）考核方式1.自评：驻外人员按照考核指标进行自我评估，填写绩效考核自评表。2.上级评价：驻外负责人根据驻外人员的日常工作表现，对其进行评价，填写绩效考核评价表。3.综合评定：人力资源部门将自评和上级评价结果进行综合汇总，确定驻外人员的绩效考核成绩。（四）考核结果应用1.绩效奖金发放：根据绩效考核成绩，发放相应的绩效奖金。2.晋升与调薪：绩效考核成绩优秀的驻外人员，将优先获得晋升机会或薪酬调整。3.培训与发展：针对绩效考核结果不理想的驻外人员，制定个性化的培训发展计划，帮助其提升工作能力。八、保密管理（一）保密范围1.公司业务信息：包括市场调研报告、销售数据、产品研发资料、客户信息等。2.公司财务信息：包括财务报表、预算计划、成本数据等。3.公司技术信息：包括技术方案、工艺流程、专利技术等。4.其他公司机密信息：如公司战略规划、内部管理制度、未公开的人事变动等。（二）保密措施1.签订保密协议：驻外人员入职时，应与公司签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.信息存储与管理：驻外人员应妥善保管涉及公司机密的文件、资料、数据等，存储介质应设置密码保护，并定期进行备份。严禁在未经授权的设备上存储公司机密信息。3.网络与通讯安全：使用公司指定的网络和通讯工具进行工作，不得在公共网络或不安全的通讯渠道传输公司机密信息。4.人员管理：加强对驻外人员的保密教育，提高保密意识。对涉及公司机密的工作内容，应严格限制知悉范围。（三）违规处理1.如驻外人员违反保密制度，泄露公司机密信息，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚。2.如因驻外人员泄密行为给公司造成经济损失的，公司有权要求其赔偿相应损失，并依法追究法律责任。九、安全管理（一）安全意识教育1.公司定期组织驻外人员进行安全培训，提高安全意识，包括交通安全、消防安全、人身安全等方面的知识。2.驻外人员应时刻保持警惕，注意自身安全，遵守当地安全规定，避免发生安全事故。（二）办公场所安全1.驻外机构应配备必要的安全设施设备，如灭火器、防盗报警装置等，并定期进行检查维护，确保正常运行。2.办公场所应保持整洁、有序，严禁堆放易燃、易爆、有毒等危险物品。3.下班时应关闭电器设备、门窗等，做好安全防范措施。（三）外出安全1.驻外人员因工作需要外出时，应提前告知驻外负责人去向及预计返回时间，并注意交通安全。2.在外出期间，应保持手机畅通，及时与公司联系，如遇紧急情况应及时向公司报告。（四）应急处理1.驻外机构应制定应急预案，明确在火灾、地震、突发事件等情况下的应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高驻外人员的应急处理能力和自我保护能力。十、沟通与协作（一）内部沟通1.驻外人员应积极与公司总部各部门保持沟通，及时了解公司政策、业务动态等信息，确保驻外工作与公司整体战略一致。2.建立定期沟通机制，驻外负责人应每月至少组织一次驻外人员会议，总结工作进展，分析存在问题，制定下一步工作计划。3.鼓励驻外人员之间加强沟通协作，分享