酒店公司合同管理制度

酒店公司合同管理制度一、总则1.目的为加强酒店公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护酒店公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店公司及其所属各部门与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于客房预订合同、餐饮服务合同、会议接待合同、采购合同、租赁合同、劳务合同等。3.基本原则（1）依法签订原则。合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规的规定。（2）平等自愿原则。合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。（3）公平公正原则。合同条款应体现公平公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。（4）诚实守信原则。合同双方当事人应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立酒店公司合同管理委员会，由酒店总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门酒店公司设立合同管理部门，负责合同的统一管理工作。合同管理部门的主要职责包括：（1）制定和完善合同管理制度；（2）参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；（3）建立合同台账，对合同进行登记、归档、保管；（4）监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题；（5）处理合同纠纷，维护酒店公司的合法权益。3.合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人作为合同承办人。合同承办人的主要职责包括：（1）负责与合同对方当事人进行沟通、协商，起草合同文本；（2）组织合同谈判，参与合同条款的拟定和审核；（3）负责合同的签订、履行、变更、终止等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况；（4）协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同的签订1.合同的起草合同承办人应根据合同的性质和内容，参照相关法律法规、合同示范文本及酒店公司的实际情况起草合同文本。合同文本应包括合同双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同的审核合同起草完毕后，合同承办人应将合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出审核意见。合同承办人应根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。3.合同的审批审核通过的合同文本应提交酒店总经理审批。酒店总经理根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。重大合同应提交合同管理委员会审议通过后，由酒店总经理签署审批意见。4.合同的签订经审批通过的合同，由合同承办人代表酒店公司与合同对方当事人签订。签订合同应使用酒店公司统一印制的合同文本，并加盖酒店公司合同专用章或公章。合同文本一式多份，合同双方当事人各执一份，酒店公司合同管理部门、财务部门、相关业务部门等各执一份。四、合同的履行1.合同履行的原则合同双方当事人应按照合同约定全面履行自己的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2.合同履行的跟踪与监督合同承办部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行跟踪记录。合同管理部门应定期对合同的履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行中的问题。如发现合同对方当事人未按照合同约定履行义务，合同承办部门应及时与对方沟通协商，要求对方履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。3.合同履行中的变更合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办人应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议应提交合同管理部门进行审核，并按照合同签订的审批程序进行审批。4.合同履行中的终止合同履行完毕或出现法定解除、约定解除等情形时，合同终止。合同终止后，合同双方当事人应按照合同约定或法律规定履行后合同义务，如清理、结算、保密等义务。合同承办部门应及时将合同履行情况报告合同管理部门，并办理合同终止手续。五、合同的归档与保管1.合同的归档合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照合同的类别、签订时间、保管期限等进行分类整理，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同履行记录、合同纠纷处理记录等资料。2.合同的保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的要求进行存放和保管。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和酒店公司的规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，合同管理部门应按照档案管理的规定进行销毁或存档。六、合同纠纷的处理1.合同纠纷的预防合同管理部门应加强对合同签订、履行等环节的管理，提高合同风险防范意识，预防合同纠纷的发生。合同承办部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规和合同约定，积极履行合同义务，及时与合同对方当事人沟通协商，妥善处理合同履行中的问题，避免合同纠纷的发生。2.合同纠纷的处理程序如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应组织相关人员对合同纠纷进行分析研究，制定处理方案。处理方案应根据合同纠纷的性质、原因、涉及金额等因素进行综合考虑，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决合同纠纷。（1）协商解决。合同承办部门应积极与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过协商解决合同纠纷。协商解决合同纠纷应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，达成的协商协议应符合法律法规的规定，并具有可操作性。（2）调解解决。如协商不成，合同承办部门可以申请合同管理部门或相关部门进行调解。调解解决合同纠纷应遵循自愿、合法、公正的原则，调解达成的协议应符合法律法规的规定，并具有可执行力。（3）仲裁解决。如调解不成，合同承办部门可以根据合同约定或法律规定申请仲裁。仲裁解决合同纠纷应遵循仲裁程序的规定，仲裁裁决具有终局性，对双方当事人具有约束力。（4）诉讼解决。如仲裁不成，合同承办部门可以根据合同约定或法律规定向人民法院提起诉讼。诉讼解决合同纠纷应遵循诉讼程序的规定，人民法院的判决具有终局性，对双方当事人具有约束力。3.合同纠纷处理的注意事项（1）合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时收集、整理相关证据，如合同文本、合同履行记录、往来函件、证人证言等，为合同纠纷的处理提供有力支持。（2）合同纠纷处理过程中，合同承办部门应严格遵守法律法规和酒店公司的规定，不得擅自采取过激行为或违反合同约定的行为，以免给酒店公司造成不必要的损失。（3）合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将合同纠纷处理情况报告合同管理部门，并将相关资料归档保存。七、合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统酒店公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、科学化。合同管理信息系统应包括合同起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止、归档、查询等功能模块，方便合同管理人员进行操作和管理。2.合同信息的录入与维护合同承办人应及时将合同的相关信息录入合同管理信息系统，包括合同双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同管理部门应定期对合同信息进行维护和更新，确保合同信息的准确性和完整性。3.合同管理信息系统的应用合同管理部门应充分利用合同管理信息系统，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行实时监控和管理。通过合同管理信息系统，合同管理人