资料管理制度（办法）

资料管理制度（办法）一、总则（一）目的为了加强公司资料管理，确保公司资料的完整性、准确性、安全性和保密性，提高资料利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工在工作中涉及的各类资料的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司资料实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责资料的收集、整理、存储、保管和利用。2.分类管理原则：根据资料的性质、来源、用途等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取有效措施确保资料的安全和保密，防止资料泄露、丢失或损坏。4.高效利用原则：充分发挥资料的作用，提高资料的利用效率，为公司的决策、业务开展等提供支持。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。2.业务文件类：涉及公司业务活动的合同、协议、订单、业务报表等。3.财务文件类：财务报表、账目、凭证、审计报告等。4.人事文件类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.技术文件类：产品设计图纸、技术方案、工艺流程、技术标准等。6.市场文件类：市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。7.其他文件类：不属于以上分类的其他资料。（二）编号规则为便于资料的管理和查找，对各类资料进行编号。编号采用"部门代码+年份+流水号"的形式。例如：行政部2023年第10号文件编号为xZ2023010。具体部门代码如下：1.行政部：xZ2.业务部：YW3.财务部：CW4.人事部：RS5.技术部：JS6.市场部：SC7.其他：QT三、资料收集（一）收集职责1.各部门负责本部门资料的收集工作，并指定专人负责资料的整理和移交。2.涉及多个部门的资料，由牵头部门负责收集，相关部门配合。（二）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知等。2.公司内部各部门形成的文件、报告、记录等。3.业务活动中产生的合同、协议、订单、报表等。4.员工提交的各类报告、总结、提案等。5.其他与公司业务相关的资料。（三）收集要求1.及时性：各部门应及时收集本部门产生的资料，确保资料不遗漏、不延误。2.完整性：收集的资料应内容完整，签字盖章齐全，附件配套。3.准确性：资料应真实准确，数据可靠，表述清晰。四、资料整理（一）整理职责资料收集后，由各部门指定的专人负责整理。整理人员应按照资料分类和编号规则，对资料进行分类、编号、装订、编目等工作。（二）整理内容1.对资料进行分类，按照资料的性质、来源、用途等进行合理归类。2.对每份资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.去除资料中的重复页、空白页等，按照顺序进行装订。4.编制资料目录，包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）整理要求1.规范性：整理工作应严格按照规定的分类和编号规则进行，确保资料整理的规范性和一致性。2.准确性：资料整理应准确无误，目录编制应清晰准确，便于查阅。3.美观性：装订后的资料应整齐美观，便于保存和利用。五、资料存储（一）存储方式1.电子存储：建立公司资料电子档案库，将整理好的资料以电子文档的形式存储在服务器或存储设备上。电子档案库应按照资料分类进行文件夹设置，便于查找和管理。2.纸质存储：对于重要的、需要长期保存的资料，应同时进行纸质存储。纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照资料分类和编号顺序进行排列。（二）存储环境1.电子存储环境应具备良好的安全性和稳定性，配备防火墙、杀毒软件等安全防护措施，防止资料被病毒感染、黑客攻击等。2.纸质存储环境应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等，确保资料的安全保存。（三）存储期限1.行政文件类、财务文件类、人事文件类等重要资料的存储期限为长期。2.业务文件类、市场文件类等资料的存储期限根据业务需要确定，一般为35年。3.其他文件类资料的存储期限根据实际情况确定。六、资料保管（一）保管职责1.公司指定专门的部门或人员负责资料的保管工作。保管人员应定期对资料进行检查、清点、核对，确保资料的安全和完整。2.各部门应配合保管部门做好本部门资料的保管工作，对涉及本部门的资料进行妥善保管。（二）保管措施1.建立资料保管台账，详细记录资料的名称、编号、日期、来源、保管期限、存放位置等信息，便于查询和管理。2.对重要资料实行双人保管制度，确保资料的安全性。3.定期对资料进行备份，防止资料丢失或损坏。备份资料应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。4.加强对保管人员的培训和管理，提高保管人员的安全意识和业务水平。（三）资料借阅1.因工作需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，到保管部门办理借阅手续。2.保管部门应对借阅申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并将资料交给借阅人。3.借阅人应按照规定的用途使用资料，不得擅自转借、复印、涂改、损坏资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人归还资料时，保管部门应认真核对资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人赔偿。（四）资料归还借阅人应在规定的借阅期限内归还资料。如因特殊情况需要延期归还的，应提前向保管部门提出申请，经批准后方可延期。归还资料时，借阅人应将资料整理好，交还给保管部门，并在《资料借阅登记表》上签字确认。七、资料保密（一）保密职责1.公司全体员工都有保守公司资料秘密的义务。各部门负责人应加强对本部门员工的保密教育，确保员工严格遵守保密制度。2.涉及公司机密资料的部门和人员，应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）保密措施1.对涉及公司机密的资料，应在资料上加盖"机密"印章，并注明保密期限。2.严格控制机密资料的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用机密资料。3.在传输和存储机密资料时，应采取加密等安全措施，防止资料泄露。4.严禁在公共场所谈论公司机密资料，严禁将机密资料带出公司或泄露给无关人员。（三）保密监督1.公司设立保密监督部门，定期对公司资料保密制度的执行情况进行检查和监督。2.对违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，直至追究法律责任。八、资料销毁（一）销毁条件1.资料已超过保管期限，且不再具有保存价值的。2.资料因损坏、丢失等原因无法使用，且无备份的。3.经公司领导批准，需要销毁的其他资料。（二）销毁程序1.资料保管部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人签字后，报公司领导审批。2.公司领导批准后，由保管部门组织实施资料销毁工作。销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全和保密。3.资料销毁应采用合适的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保资料无法恢复。4.资料销毁完成后，应填写《资料销毁登记表》，记录销毁资料的名称、编号、数量、销毁方式、销毁时间等信息，由销毁人员和监销人员签字确认。（三）销毁监督公司设立资料销毁监督部门，对资料销毁过程进行监督。监督人员应检查销毁方式是否符合要求，销毁资料是否与申请表一致，销毁过程是否安全保密等。如发现问题，应及时要求整改。九、资料信息化管理（一）信息化建设1.公司应加强资料信息化管理建设，建立完善的资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、统计等功能。2.资料管理信息系统应具备良好的安全性和稳定性，能够满足公司资料管理的需要。（二）数据录入与维护1.各部门应指定专人负责将本部门的资料录入到资料管理信息系统中，并确保数据的准确性和完整性。2.资料管理部门应定期对资料管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的时效性和有效性。（三）信息利用1.公司员工可以通过资料管理信息系统查询和借阅所需的资料，提高工作效率。2.资料管理部门应利用资料管理信息系统的数据进行统计分析，为公司的决策提供支持。十、考核与奖惩（一）考核内容1.资料收集的及时性、完整性和准确性。2.资料整理的规范性和准确性。3.资料存储的安全性和完整性。4.资料保管的责任落实情况。5.资料保密制度的执行情况。6.资料信息化管理的推进情况。（二）奖励措施1.对在资料管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。（三）惩罚措施1.对违反资料管理