规范企业印章管理制度

规范企业印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，防范印章管理风险，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的各类印章管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权利和承担义务的具有最高效力的印章。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等法律文件的印章。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务的印章。4.法定代表人章：用于特定财务或其他重要文件上代表法定代表人签字的印章。5.部门章：各部门为履行职责而刻制的印章，如行政章、业务章等，用于部门内部文件、通知等。6.其他专用章：根据公司业务需要刻制的专门用于特定业务领域的印章。印章的刻制与启用印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核，行政部门根据公司规定和实际需求进行初步审查。3.审核通过后，申请表提交公司领导审批，重大印章的刻制需经董事长批准。印章刻制1.经批准的印章刻制申请，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制单位应严格按照公司提供的印章样式、规格、材质等要求进行制作，确保印章质量。3.印章刻制完成后，行政部门应及时与刻制单位办理交接手续，检查印章外观、尺寸、文字等是否符合要求。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息。2.《印章启用申请表》经部门负责人、行政部门负责人、公司领导签字后，正式启用印章。3.行政部门应将印章启用信息及时通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。4.印章启用后，原相关印章即行废止，行政部门应及时将废止印章封存保管。印章的保管保管原则1.公司印章实行专人保管制度，确保印章安全、妥善存放。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。3.印章保管应做到分散保管与相互监督相结合，避免印章集中在一人手中。保管人员职责1.公司公章：由公司法定代表人指定专人保管，或由行政部门负责人保管，保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止被盗用、丢失。2.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管，保管人员负责合同专用章的日常使用和管理，按照规定程序用印。3.财务专用章：由财务部门负责人或指定专人保管，保管人员应严格按照财务制度使用财务专用章，确保资金收付安全。4.法定代表人章：由法定代表人或其授权人员保管，保管人员应根据法定代表人的指示使用法定代表人章。5.部门章：由各部门指定专人保管，保管人员负责本部门印章的使用和管理，确保印章仅用于本部门内部业务。6.其他专用章：由相关业务部门指定专人保管，保管人员按照业务规定使用专用章。保管场所1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于保险柜或专门的印章保管箱中，并放置在安全、保密的场所。2.部门章可根据实际情况存放在部门办公室的抽屉或文件柜中，但应确保存放安全，防止印章丢失或被盗用。印章的交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在《印章交接清单》上签字确认，并经部门负责人或相关领导监交。3.交接完成后，原保管人员应将印章及相关文件资料移交给新保管人员，并协助新保管人员熟悉印章管理规定和使用流程。印章的使用使用原则1.严格遵循审批制度，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用公司印章。2.使用印章应基于真实、合法、有效的业务需求，确保用印文件与实际业务相符。3.印章使用应规范、清晰，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印章。使用流程1.填写用印申请单：使用印章的部门或个人应填写《用印申请单》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.审批：一般事项用印：由部门负责人审批，审批通过后即可用印。重要事项用印：如涉及合同签订、重大文件发布、资金支付等，需经公司相关领导审批，金额较大的合同或重要文件还需经董事长批准。法定代表人用印：由法定代表人本人签字或授权他人签字审批。3.用印：经审批通过的《用印申请单》交印章保管人员，保管人员核对申请单内容与用印文件一致后，在规定位置加盖印章。加盖印章应确保印章清晰、端正，骑年盖月，不得模糊、遗漏。用印完毕后，保管人员应在《用印申请单》上注明用印情况，并将用印文件与申请单一起存档。特殊情况用印1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续时，使用印章的部门或个人应电话请示相关领导同意，并在事后及时补办审批手续和用印申请单。2.对于异地用印或远程用印的情况，可通过传真、邮件等方式传输用印申请单和相关文件，但应确保传输的真实性和完整性，并在事后及时补签书面申请单。用印登记1.印章保管人员应建立《印章使用登记簿》，详细记录每次印章使用的日期、申请部门、申请人、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批情况等信息。2.《印章使用登记簿》应定期进行核对和整理，确保登记信息准确无误。3.印章使用登记记录应作为印章管理档案的重要组成部分，保存一定期限，以备查阅和审计。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.因业务调整或其他原因，某一印章已不再具有使用价值。停用流程1.印章使用部门或保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因、印章名称等信息。2.《印章停用申请表》经部门负责人、行政部门负责人审核后，报公司领导审批。3.审批通过后，行政部门应及时通知相关部门和人员印章停用事宜，并收回印章。销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应组织专人进行清理和核对，确保需要销毁的印章数量准确、印章内容完整。2.销毁印章应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.销毁印章时，应至少有两名监销人员在场，并在《印章销毁清单》上签字确认，清单应包括印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。4.《印章销毁清单》应作为印章管理档案的重要资料保存，以备审计和查询。印章管理监督与检查内部监督1.公司行政部门负责对印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理制度的执行情况良好。2.检查内容包括印章保管是否安全、使用是否规范、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。3.对于检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。审计监督1.公司审计部门负责对印章管理进行审计监督，定期或不定期对印章使用情况、保管情况等进行审计检查。2.审计部门应重点审查印章使用的合规性、审批流程的执行情况、印章保管的安全性等方面，发现问题及时提出审计建议，并督促相关部门整改。3.审计部门应将印章管理审计结果向公司领导报告，并作为公司内部管理评价的重要依据。违规责任追究责任界定1.因印章保管人员保管不善，导致印章被盗用、丢失或损坏的，保管人员应承担相应责任。2.因印章使用人员未经批准擅自使用印章、违规用印或在空白文件上加盖印章等行为，给公司造成损失的，使用人员应承担全部或部分赔偿责任。3.对于违反印章管理制度，故意滥用印章、伪造印章使用记录等行为，相关责任人应依法承担法律责任。追究措施1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警