营运车辆采购管理制度

营运车辆采购管理制度总则目的为规范公司营运车辆采购管理工作，确保采购车辆符合公司运营需求，提高车辆采购效率，降低采购成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司所有营运车辆的采购活动，包括新车采购、二手车置换及相关配件采购等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.需求导向原则：根据公司业务发展和运营实际需求，合理确定采购车辆的类型、数量、规格等。3.性价比原则：在满足车辆性能和质量要求的前提下，通过合理的采购流程和谈判策略，降低采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保公平公正。职责分工采购部门1.负责制定营运车辆采购计划，明确采购需求和预算。2.组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。3.协调处理采购过程中的各项事宜，确保采购任务按时完成。使用部门1.根据业务发展和运营实际情况，提出营运车辆采购需求，详细说明车辆用途、性能要求、预计使用年限等。2.参与采购车辆的选型、验收等工作，提供专业意见和建议。3.负责采购车辆的日常使用、维护和管理。财务部门1.审核营运车辆采购预算，确保资金安排合理。2.参与采购合同的审核，负责采购款项的支付和核算。3.对采购成本进行分析和控制，提供财务相关意见和建议。法务部门1.审核采购合同的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求。2.协助处理采购过程中的法律纠纷和风险防范。质量管理部门1.制定营运车辆采购质量标准和验收规范。2.参与采购车辆的验收工作，确保车辆质量符合要求。采购计划管理采购需求预测1.使用部门应定期对公司营运车辆的使用情况进行分析，结合业务发展规划和市场变化趋势，预测未来一定时期内的车辆采购需求。2.采购需求预测应包括车辆类型、数量、采购时间等信息，并形成书面报告提交给采购部门。采购计划制定1.采购部门根据使用部门提交的采购需求预测报告，结合公司实际情况和预算安排，制定年度营运车辆采购计划。2.采购计划应明确采购车辆的具体型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并经相关部门审核后报公司领导批准。3.采购计划应具有一定的灵活性，根据实际业务需求变化及时进行调整和补充。供应商管理供应商选择标准1.具备合法经营资质，具有良好的商业信誉和财务状况。2.具有丰富的营运车辆供应经验，产品质量可靠，售后服务完善。3.能够提供合理的价格和交货期，具备较强的市场竞争力。4.具有良好的环保意识，所供车辆符合国家相关环保标准。供应商开发与评估1.采购部门应通过多种渠道收集营运车辆供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、质量管理体系、售后服务等情况。3.根据评估结果，选择合格的供应商列入公司供应商名录，并定期对供应商进行动态评估和调整。供应商合作与管理1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括车辆型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购部门应定期与供应商沟通，了解采购合同执行情况，及时协调解决出现的问题。3.对供应商的产品质量、交货期、售后服务等进行考核评价，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作策略。采购流程采购申请1.使用部门根据实际业务需求，填写《营运车辆采购申请表》，详细说明采购车辆的型号、数量、用途、预计使用年限等信息，并提交给采购部门。2.《营运车辆采购申请表》应经使用部门负责人签字确认，并附上相关业务需求说明和预算申请。采购审批1.采购部门收到《营运车辆采购申请表》后，对采购需求和预算进行初步审核。2.将审核通过的采购申请提交给财务部门审核资金预算，财务部门审核通过后提交法务部门审核合同条款。3.经法务部门审核通过的采购申请报公司领导审批，公司领导根据公司实际情况和发展战略做出审批决定。采购实施1.采购部门根据公司领导审批意见，组织实施采购活动。2.采购人员通过市场调研、招标、询价等方式，选择合适的供应商进行采购谈判。3.在采购谈判过程中，采购人员应与供应商就车辆价格、质量、交货期、售后服务等条款进行充分沟通和协商，确保达成一致意见。4.采购人员根据谈判结果起草采购合同，经法务部门审核后与供应商签订正式采购合同。车辆验收1.车辆到货前，采购部门应通知使用部门和质量管理部门做好验收准备工作。2.车辆到货后，由质量管理部门按照采购合同约定的质量标准和验收规范进行验收。3.验收内容包括车辆外观、内饰、性能、配置等方面，验收合格后出具《营运车辆验收报告》。4.如发现车辆存在质量问题或与采购合同约定不符的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，直至车辆验收合格为止。采购付款1.财务部门根据采购合同约定和《营运车辆验收报告》，审核采购款项支付申请。2.审核通过后，按照公司财务管理制度办理采购款项支付手续。3.在付款过程中，财务部门应严格控制付款进度和金额，确保资金安全。采购合同管理合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、清晰明确。2.采购合同应包括车辆型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等主要条款。3.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同符合法律法规要求。合同执行与跟踪1.采购部门负责采购合同的执行和跟踪，及时掌握合同履行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，采购部门应及时验收并支付货款。3.如供应商未能按时履行合同义务，采购部门应及时与其沟通协商，要求其承担违约责任，并采取相应的措施确保公司利益不受损失。合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、时间、双方的权利和义务等条款。3.合同变更或解除协议签订前，应经法务部门审核，确保符合法律法规要求。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对营运车辆采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、资金风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，制定相应的风险应对措施。风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，及时了解车辆价格波动和市场供应情况，合理安排采购时间和数量，通过与供应商签订长期合作协议等方式锁定价格。2.供应商风险：加强供应商管理，选择资质良好、信誉可靠的供应商，建立供应商考核评价机制，定期对供应商进行评估和调整，降低供应商违约风险。3.质量风险：严格执行车辆采购质量标准和验收规范，加强验收环节管理，确保采购车辆质量符合要求。对出现质量问题的供应商，及时采取整改、索赔、更换供应商等措施。4.合同风险：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，协调解决合同纠纷，防范合同风险。5.资金风险：合理安排采购资金预算，严格控制采购款项支付进度和金额。加强资金管理，确保资金安全，防范资金风险。采购档案管理档案内容1.营运车辆采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购计划、采购申请、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.供应商相关资料，包括供应商名录、供应商评估报告、合作协议等。3.市场调研资料，包括车辆价格信息、市场供应情况分析报告等。档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责营运车辆采购档案的整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案资料应按照时间顺序和类别进行分类整理，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度执行。档案查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《营运车辆采购档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到采购部门查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案资料，应经采购部门负责人批准，