纸业公司资料16与顾客有关的过程控制程序

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程序文件与顾客有关的过程控制程序共4页第1页文件编号WX/CX16－2004版本B修订次数0发布日期2023/05/01实施日期2023/05/01编写审核批准1．目的对与顾客有关的过程进行控制，保证识别与明确顾客的要求并形成文件，确保通过评审和沟通，满足顾客要求并争取超越顾客期望。2．适用范围本程序适用于本公司对顾客要求的识别、产品要求的评审与顾客的沟通。3．引用文件下列文件所包含的条文，通过在本程序中引用而构成本程序条文。本程序发布时，所示版本均为有效。所有文件都会被修订，使用本程序的各方应探讨下列文件最新版本的可能性。WX/SC01－2004质量/环境管理手册WX/CX01－2004文件控制程序WX/CX02－2004记录控制程序WX/CX05－2004纠正和预防控制程序WX/CX12－2004顾客满意度测量控制程序WX/CX19－2004信息沟通交流控制程序4．职责4.1营销部负责顾客对产品要求的确定，组织有关部门对产品要求（合同）进行评审。4.2技术部质检科负责评审新产品质量要求的检测能力。4.3生产部负责评审新产品的生产能力及交货期限。4.4采供部负责评审所需物资的采购能力。4.5总经理负责审批产品要求评审表。4.6特殊合同、重点合同、新产品合同由营销部组织生产部、技术部、采供部等部门评审。5．控制程序5.1产品要求的确定5.1.1营销部负责确定顾客明示的要求并识别顾客潜在的要求，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案等填写在《产品要求评审表》中：a)顾客明示的产品要求，包括产品质量要求涉及及交付、支持服务、价格等方面的要求；b)顾客没有明示的要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求（即隐含的潜在要求），公司为满足顾客要求应作出承诺；c)顾客没有规定，但法律、法规及国家强制性标准所规定的要求。5.1.2营销部会同生产部编制公司《产品规格目录》及相应的产品质量标准，作为合同附件。

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程序文件与顾客有关的过程控制程序WX/CX16－2004共4页第2页5.1.3对于《产品规格目录》未能涵盖的特殊合同产品、临时订单、口头订单或顾客以样品作为产品接收标准时，营销部必须在签订合同前填写《产品质量需求确认表》，由顾客进行书面确认。5.2产品要求（合同）的评审5.2.1产品要求（合同）的评审应在合同正式签订前进行，确保顾客各项要求合理、明确、书面化、双方协商一致，确认公司有能力满足规定的要求。5.2.2合同的分类a)常规合同：即公司定型产品已录入《产品规格目录》的所有产品的销售合同及订单；b)特殊合同：即除常规合同以外的所有销售合同，包括新产品或有附加技术要求的改进产品的合同。5.2.3对于有现货常规合同，由营销部将客户单位产品名称、克重/尺寸和数量开具清单，送货单位验证无误后在送货单上签字确认即完成产品要求(合同)的评审。5.2.4对于无现货的常规合同，由营销部将《产品要求评审表》交采供部和生产部分别对物资采购能力、生产能力、交货期限及合同条款的适用性、完整性、明确性进行评审，营销部经理在评审结果栏内签字确认即完成产品要求（合同）评审。5.2.5对于特殊合同，除5.2.4评审项外，需经生产部经理评审包括顾客潜在要求及与产品有关的法律、法规及国家强制性标准要求的能力；质检科科长评审产品要求的检测能力；技术部经理评审设备满足产品要求的能力，并均需签字确认，最后经总经理批准。5.2.6在评审过程中，对产品要求中有关内容提出异议或修改建议时，营销部负责与顾客联络，征求其书面意见。5.3合同的签订与实施5.3.1合同评审后，由营销部授权人与顾客签订合同，将相应的信息以书面的形式传递到公司相关部门，作为采购、生产、检验和出货等的依据。5.3.2营销部负责合同执行的监督，根据需要及时与顾客沟通。5.4产品要求的变更5.4.1对于合同条款的任何修改，都需经供需双方确认。5.4.2因本公司因素引起合同修改时，经原评审部门确认后，由营销部向顾客提出更改要求，经顾客书面确认后，方可生效。5.4.3当顾客提出更改合同要求时，营销部填写《合同变更通知单》并注明原《产品要求评审表》的编号，经相关部门确认并与顾客联络，双方取得一致意见后，营销部将更改的信息及

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程序文件与顾客有关的过程控制程序WX/CX16－2004共4页第3页时传递到公司相关部门和顾客。5.4.4当合同的修改涉及产品要求的变更时，生产部、技术质检科等部门须确保相关的文件中得到修改。5.5与顾客沟通5.5.1在产品售出前及销售过程中，营销部应与顾客保持密切沟通，采取上门推销、召开订货会、电话访问、发放宣传资料及传真信函等渠通，向顾客介绍公司方针、宗旨、理念及产品。每年向各代理商点派出市场调研人员，及时掌握市场和顾客需求动态。5.5.2营销部对本公司的主要客户建立《客户档案》，详细记录其名称、地址、电话、联系人及订购的每批产品的克重/尺寸和数量。对顾客档案进行编号、整理。营销部制定《月销售计划》，并及时传递给生产部。遇临时需要安排生产满足顾客需求，营销部填写《临时产品生产申请单》。5.5.3营销部5.5.4营销部收集顾客信息，分别按《信息沟通交流控制程序》、《顾客满意度测量控制程序》、《纠正和预防控制程序》执行。5.6记录的保存和应用5.6.1与产品要求的评审相关记录、合同正本、抱怨与投诉及处理等记录，由营销部负责按顾客分类及《记录控制程序》的要求建档保存、并归档。5.6.2营销6．记录WXJL/CX16－01产品要求（合同）评审表WXJL/CX16－03合同变更通知单WXJL/CX16－06送货单WXJL/CX16－09月销售计划WXJL/CX16－10临时产品生产申请单WXJL/CX16－07产品规格目录WXJL/CX16－08顾客档案