公共打印室管理制度

公共打印室管理制度一、总则1.目的为了规范公共打印室的使用，提高设备使用效率，节约资源，确保打印室的正常有序运行，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有员工使用公共打印室的相关行为。3.管理原则遵循节约、高效、有序的原则，确保打印室资源合理利用，为员工提供便捷的打印服务。二、打印室开放时间1.工作日周一至周五：上午8:3012:00，下午13:3017:30。2.特殊情况因工作需要，经部门负责人批准，可在非开放时间使用打印室，但需提前通知行政部安排人员协助。三、打印室设备及资源管理1.设备配备打印室配备打印机、复印机、传真机、扫描仪等设备。定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。如设备出现故障，应及时通知行政部安排维修。2.纸张管理打印室纸张由行政部统一采购、发放和管理。员工应按需领取纸张，避免浪费。如有特殊情况需要大量使用纸张，应提前向行政部申请。鼓励员工双面打印，以节约纸张资源。3.油墨、硒鼓管理油墨、硒鼓由行政部统一采购和更换。员工发现油墨、硒鼓不足时，应及时通知行政部。严禁私自拆卸、加粉或更换油墨、硒鼓，否则由此造成的设备损坏由责任人承担。四、使用流程1.打印员工将需要打印的文件整理好，确保文件格式正确、内容完整。打开打印机电源，选择相应的打印机。在电脑上设置打印参数，如纸张大小、打印份数等。点击"打印"按钮，等待打印完成。打印完成后，及时取走文件，并将打印机设置恢复默认状态。2.复印将需要复印的文件放置在复印机玻璃板上，调整好位置。在复印机操作面板上设置复印参数，如复印份数、缩放比例等。点击"复印"按钮，等待复印完成。复印完成后，及时取走复印件，并整理好原件。3.传真发送传真：将需要发送的文件放置在传真机进纸口。拨打对方传真号码，确认传真信号正常。在传真机操作面板上设置传真参数，如传真页数、传真号码等。点击"发送"按钮，等待传真发送完成。接收传真：确保传真机处于接收状态。收到传真后，及时取走传真件，并记录传真信息。4.扫描将需要扫描的文件放置在扫描仪玻璃板上，调整好位置。在电脑上打开扫描软件，选择相应的扫描仪。设置扫描参数，如扫描格式、分辨率等。点击"扫描"按钮，等待扫描完成。扫描完成后，将扫描文件保存到指定文件夹，并整理好原件。五、使用规范1.预约使用如遇打印室使用高峰时段，员工可提前预约使用时间。预约方式为通过公司内部通讯软件向行政部发送预约信息，注明使用时间、使用设备及使用内容。行政部根据预约情况进行安排，并回复预约确认信息。2.排队等候当打印室有多人同时使用设备时，员工应自觉排队等候，不得插队。在排队过程中，应保持安静，不得大声喧哗或影响他人。3.爱护设备员工应爱护打印室的设备和设施，不得随意拆卸、损坏或移动设备。使用设备时，应按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。如发现设备出现故障或异常情况，应及时通知行政部，不得擅自处理。4.保持整洁员工使用完打印室后，应将文件、纸张等整理好，放入指定的文件柜或垃圾桶内。保持打印室桌面、地面、设备等整洁卫生，不得在打印室内乱扔垃圾或杂物。5.节约资源员工应树立节约意识，按需使用纸张、油墨、硒鼓等资源，避免浪费。鼓励员工双面打印、复印，合理设置打印、复印参数，以降低成本。6.安全使用打印室内严禁吸烟和使用明火。离开打印室时，应关闭设备电源，关好门窗，确保安全。六、费用管理1.费用标准公司为员工提供一定额度的免费打印、复印、传真服务。具体免费额度为每月黑白打印/复印500张，彩色打印/复印100张，传真20页。超出免费额度的部分，按照以下标准收费：黑白打印/复印：0.1元/张彩色打印/复印：0.5元/张传真：0.2元/页2.费用结算行政部每月统计员工的打印、复印、传真费用，并在公司内部公告。员工如有疑问，可在公告发布后的5个工作日内与行政部核对。费用从员工工资中扣除，如员工工资不足以支付费用，行政部将通知员工补缴。七、违规处理1.警告如有以下行为之一，给予警告处分：未按规定预约使用打印室，影响他人正常使用。在打印室内大声喧哗、吵闹，影响他人工作。未按操作规程使用设备，导致设备轻微损坏。浪费纸张、油墨、硒鼓等资源，情节较轻。2.罚款如有以下行为之一，给予罚款处理：未经批准擅自使用非开放时间的打印室。故意损坏打印室设备或设施，照价赔偿并罚款50200元。私自拆卸、加粉或更换油墨、硒鼓，罚款100300元。因个人原因造成打印室安全事故，视情节轻重罚款200500元。3.解除劳动合同如有以下行为之一，公司将解除劳动合同：多次违反本制度，屡教不改。利用打印室设备从事违法违规活动。因严重失职、渎职行为，给公司造成重大损失。八、监督与检查1.行政部监督行政部负责对打印室的使用情况进行日常监督和检查，确保制度的执行。定期检查打印室设备的运行状况、纸张使用情况等，发现问题及时处理。2.员工监督员工有权对其他员工违反本制度的行为进行监督和举报。行政部对员工的举报应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。九、附则1.解释权本制度由行政部负责解释。如有未尽事宜，行政部可根据实