公司证章照管理制度

公司证章照管理制度一、总则1.目的为加强公司证章照的管理，规范证章照的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的所有证章照管理。3.定义公司证章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等具有法律效力的印章。公司证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、许可证等各类证件。公司证照：包括公司员工的个人证件照、工作照、团队合影等各类照片。二、证章管理1.证章的刻制公司证章的刻制由行政部门统一负责，根据公司相关规定和业务需要，填写《证章刻制申请表》，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将新刻制的证章进行登记，并留存印模。2.证章的领取证章刻制完成后，行政部门应通知相关部门或人员领取证章。领取时，需填写《证章领取登记表》，注明领取证章的名称、数量、领取日期、领取人等信息，并由领取人签字确认。对于重要证章（如公司公章、合同专用章等）的领取，原则上应由公司法定代表人或其授权的专人领取。3.证章的保管公司证章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保证章的安全。证章保管人员应将证章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置专门的保管记录，记录证章的使用情况。严禁将证章随意转借他人或带出公司使用，如因工作需要必须带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关借用手续。4.证章的使用证章的使用必须严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大使用范围或违规使用。使用证章时，应填写《证章使用申请表》，注明使用证章的名称、使用日期、使用事项、使用部门、使用人等信息，并经相关部门负责人或公司领导审批签字。证章保管人员应在审核《证章使用申请表》无误后，方可盖章，并对盖章的文件进行登记。严禁在空白纸张或未填写完整的文件上盖章。5.证章的停用与销毁因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致证章不再使用的，应及时办理证章的停用手续。证章停用后，保管人员应将证章交回行政部门，行政部门应进行登记，并按照相关规定进行销毁。证章的销毁应制定详细的销毁记录，记录销毁证章的名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。三、证照管理1.证照的办理公司各类证照的办理由行政部门统一负责，根据公司业务需要，及时办理相关证照的申请、审批、领取等手续。办理证照时，行政部门应填写《证照办理申请表》，提供相关资料，并按照政府部门的要求进行申报。证照办理完成后，行政部门应及时将证照原件进行登记，并妥善保管。2.证照的领取与保管证照办理完成后，行政部门应通知相关部门或人员领取证照。领取时，需填写《证照领取登记表》，注明领取证照的名称、数量、领取日期、领取人等信息，并由领取人签字确认。对于重要证照（如营业执照、资质证书等）的领取，原则上应由公司法定代表人或其授权的专人领取。证照保管人员应将证照存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置专门的保管记录，记录证照的使用情况。严禁将证照随意转借他人或带出公司使用，如因工作需要必须带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关借用手续。3.证照的使用证照的使用必须严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大使用范围或违规使用。使用证照时，应填写《证照使用申请表》，注明使用证照的名称、使用日期、使用事项、使用部门、使用人等信息，并经相关部门负责人或公司领导审批签字。证照保管人员应在审核《证照使用申请表》无误后，方可提供证照复印件，并在复印件上注明"此复印件仅用于[具体使用事项]，有效期限为[具体期限]"字样。严禁使用证照原件进行非公司业务相关的活动。4.证照的年检与换证行政部门应定期关注各类证照的年检和换证时间，提前做好准备工作，确保证照的有效性。证照年检和换证时，行政部门应按照政府部门的要求，及时提交相关资料，并办理年检和换证手续。年检和换证完成后，行政部门应及时更新证照登记信息，并妥善保管新的证照。5.证照的遗失与补办如发现证照遗失，应立即向行政部门报告，并采取相应的挂失措施，防止证照被冒用。行政部门应及时按照政府部门的要求，办理证照的补办手续，并承担因证照遗失而产生的一切费用。证照补办完成后，行政部门应及时更新证照登记信息，并将新的证照原件交回原保管人员保管。四、照管理1.照片的拍摄与收集公司照片的拍摄由行政部门或相关部门负责，根据公司宣传、活动记录、员工培训等需要，及时拍摄各类照片。拍摄的照片应保证质量清晰、内容真实、符合公司形象和宣传要求。照片拍摄完成后，拍摄人员应及时将照片整理并提交给行政部门，行政部门应进行登记，并按照类别进行分类存储。2.照片的保管行政部门应指定专人负责照片的保管，保管人员应将照片存放在安全可靠的地方，如电子存储设备或纸质相册等，并设置专门的保管记录，记录照片的存储位置、拍摄时间、拍摄内容等信息。对于重要照片（如公司重大活动照片、领导视察照片等），应进行备份存储，以防止数据丢失。严禁将照片随意删除或泄露给无关人员。3.照片的使用公司照片的使用必须严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大使用范围或违规使用。使用照片时，应填写《照片使用申请表》，注明使用照片的名称、使用日期、使用事项、使用部门、使用人等信息，并经相关部门负责人或公司领导审批签字。照片保管人员应在审核《照片使用申请表》无误后，方可提供照片，并按照要求进行复制或打印。严禁使用照片进行任何违法、违规或损害公司形象的活动。4.照片的归档与销毁行政部门应定期对照片进行归档整理，按照时间、事件、类别等进行分类存储，以便于查询和使用。对于已过保存期限或不再需要使用的照片，行政部门应按照相关规定进行销毁，并制定详细的销毁记录，记录销毁照片的名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。五、监督与检查1.公司行政部门应定期对证章照的管理情况进行监督检查，确保证章照的使用符合规定，保管安全可靠。2.监督检查内容包括证章照的领取、保管、使用、停用与销毁等环节，以及相关记录的完整性和准确性。3.对于发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。4.对违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予