行政单位报销管理制度

行政单位报销管理制度总则目的为了加强行政单位财务管理，规范报销行为，提高资金使用效益，保障单位各项工作的正常开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于[行政单位名称]及其所属各部门、各分支机构。基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法，反映实际发生的经济业务。2.合理性原则：费用支出应符合单位实际工作需要，具有合理性。3.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规和财务制度的规定。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，确保报销手续完备。报销范围及标准办公费1.定义：指单位购买日常办公用品、书报杂志、办公设备耗材等支出。2.报销标准办公用品应按照实际采购金额报销，但需提供正规发票及明细清单。批量采购办公用品金额较大的，应通过政府采购等规范程序进行，并按照相关合同约定报销。办公设备耗材如墨盒、硒鼓等，应根据实际使用情况合理采购，报销时需提供采购发票。差旅费1.定义：指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。2.报销标准城市间交通费：根据出差的实际情况，按照规定的交通工具等级乘坐相应交通工具，凭据报销。乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。未经批准乘坐飞机、火车软卧、高铁一等座等交通工具的，超支部分由个人自理。住宿费：按照出差目的地的住宿费限额标准报销。实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用。市内交通费：按规定标准包干使用，用于补助市内交通费用支出。业务招待费1.定义：指单位为执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用。2.报销标准严格控制业务招待费支出，不得超支。招待费报销应提供真实的接待事由、参加人员、费用明细等信息。招待费应优先使用单位内部食堂或协议合作的餐饮场所，如需在外部酒店等场所招待，应选择经济实惠、符合标准的场所。会议费1.定义：指单位为召开会议所发生的住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等支出。2.报销标准会议费应按照规定的会议费综合定额标准控制报销，各项费用之间可以调剂使用。会议费报销需提供会议审批文件、会议通知、参会人员签到表、会议费发票及明细清单等凭证。严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立"小金库"；严禁在会议费中列支公务接待费。培训费1.定义：指各单位开展培训直接发生的各项费用支出，包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用。2.报销标准培训费应按照规定的培训费综合定额标准控制报销，各项费用之间可以调剂使用。报销培训费需提供培训审批文件、培训通知、实际参训人员签到表、讲课费签收单以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。严禁借培训名义安排公款旅游；严禁借培训名义组织会餐或安排宴请；严禁使用培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与培训无关的其他费用。报销流程报销申请1.经办人填写《费用报销单》，详细注明报销事由、金额、附件张数等信息，并将相关报销凭证整齐粘贴在《费用报销单》后面。2.属于专项业务支出的，需在报销申请中注明专项业务名称及项目编号。部门审核1.经办人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审核意见并签字确认。2.部门负责人主要审核报销内容是否与本部门工作相关，费用支出是否合理，附件是否齐全、合规等。财务审核1.财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性以及报销金额的准确性进行审核。2.财务审核要点包括：发票是否真实、有效，发票内容与报销事项是否相符，报销金额是否符合规定标准，审批手续是否完备等。3.对于不符合要求的报销凭证，财务部门应及时退回经办人，并说明原因，要求其补充或更正。审批1.根据单位的审批权限，报销申请依次报经相关领导审批。2.一般费用报销由分管领导审批；重大项目支出、大额费用报销等需经单位主要领导审批。3.领导审批时应重点关注报销事项的必要性、合理性以及资金安排的可行性等。报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门按照规定的支付方式进行报销支付。2.对于符合银行转账支付条件的，应通过银行转账方式将报销款项支付给报销人；对于需要现金支付的，应严格按照现金管理规定办理。报销凭证要求发票1.报销必须取得合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票。3.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，不得加盖其他印章代替发票专用章。其他凭证1.除发票外，还可能需要提供其他相关凭证，如车票、机票、住宿发票、合同协议、审批文件、验收报告等。2.这些凭证应与发票相互印证，共同证明报销事项的真实性和合法性。3.凭证应完整、清晰，能够准确反映经济业务的全貌。电子发票1.电子发票与纸质发票具有同等法律效力，报销时应提供电子发票的原件。2.电子发票应通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验，确保其真实性。3.报销人可将电子发票打印出来作为报销凭证，但需在发票上注明"此件为电子发票原件，与国家税务总局全国增值税发票查验平台查验信息一致"字样，并由报销人签字确认。特殊情况报销规定预借差旅费1.工作人员因公务需要预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款事由、金额、预计出差天数等信息。2.预借差旅费经审批后，财务部门按照规定支付借款。3.出差人员应在出差归来后及时办理报销手续，结清借款。如有剩余借款，应及时归还；如有超支，应说明原因并按规定报销。零星采购无发票情况1.因特殊原因无法取得发票的零星采购支出，需提供相关证明材料，如采购清单、收款收据、验收报告等。2.证明材料应详细说明采购物品的名称、规格、数量、单价、金额、采购日期、采购地点等信息，并由采购人和验收人签字确认。3.对于零星采购无发票情况，应按照单位内部规定的审批流程进行审批，经审批通过后，方可报销。报销金额应在规定的限额范围内，且一年内累计报销金额不得超过一定标准。误餐补助1.工作人员因工作需要不能在单位食堂就餐或返回单位就餐的，可以领取误餐补助。2.误餐补助应按照规定的标准发放，发放时无需提供发票。3.误餐补助发放表应详细记录发放日期、发放人员姓名、工作部门、发放金额等信息，并由发放人员和领取人员签字确认。监督与检查内部审计监督1.单位内部审计部门定期对报销业务进行审计监督，检查报销制度的执行情况、报销凭证的真实性和合法性、报销流程的合规性等。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门和人员进行整改。财务检查1.财务部门定期对报销业务进行自查，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。2.财务检查可采取抽查报销凭证、核对账目、检查审批手续等方式进行。违规处理1.对于违反报销管理制度的行为，应视情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，如报销凭证不规范、审批手续不完备等，应要求相关人员及时改正，并进行批评教育。3.对于情节较重的违规行为，如虚报冒领、套取资金等，应按照国家