门窗行业存货管理制度

门窗行业存货管理制度一、总则1.目的为加强本公司门窗行业存货管理，确保存货的安全与完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司门窗生产、采购、销售等涉及存货管理的各个环节及相关部门与人员。3.存货定义本制度所指存货包括公司为销售而持有的库存门窗产品、用于生产门窗的原材料、在产品、半成品以及相关辅助材料等。二、存货管理职责分工1.采购部门负责根据生产计划和销售订单，制定合理的采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同，并跟进采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量采购所需存货。2.生产部门依据销售订单和库存情况，制定科学的生产计划，合理安排生产进度，控制生产成本，确保生产过程中存货的安全与合理流转，提高生产效率，保证产品质量。3.仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作，建立健全存货台账，定期进行存货盘点，确保存货数量准确、质量完好、存储安全，并及时反馈存货相关信息。4.销售部门根据市场需求和客户订单，及时准确地签订销售合同，组织产品销售发货，跟踪货款回收情况，并将客户需求信息及时反馈给相关部门，以便合理安排生产和采购。5.财务部门负责制定存货核算办法，进行存货的账务处理，定期与仓储部门核对账目，监督存货资金的使用情况，参与存货盘点工作，提供存货管理相关财务分析报告。三、存货采购管理1.采购计划制定采购部门应每月末根据销售部门提供的次月销售预测、生产部门提供的次月生产计划以及现有存货库存情况，综合考虑安全库存等因素，编制次月采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计到货时间等详细信息，并提交相关部门审核。2.供应商选择与管理建立合格供应商名录，采购部门应通过实地考察、资质审核、样品检验等方式，对潜在供应商进行评估，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商纳入名录。定期对供应商进行考核评价，考核指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等，对于考核不合格的供应商，应及时采取整改措施或淘汰处理。3.采购合同签订采购部门在选定供应商后，应与供应商签订详细的采购合同，合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交法务部门审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。4.采购订单执行采购部门应根据采购合同及时下达采购订单，并跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于采购过程中出现的变更事项，如交货期变更、规格型号变更等，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，同时通知相关部门做好相应调整。5.采购验收采购物资到货后，仓储部门应会同质量检验部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等，对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。四、存货验收入库管理1.入库前准备仓储部门应根据采购计划和销售订单，提前做好仓库存储空间的规划和整理，确保存货有合适的存放位置。准备好验收所需的工具、量具、检验设备等，并安排专人负责验收工作。2.验收流程采购物资到货后，送货人员应向仓储部门提交送货清单等相关资料。仓储部门验收人员首先核对送货清单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格型号、数量等。然后对物资的外观、数量进行清点，检查物资是否有损坏、变形等情况。质量检验部门对物资进行质量检验，检验合格后出具质量检验报告。验收人员根据送货清单、采购订单和质量检验报告，填写入库单，办理入库手续。入库单应一式多联，分别传递给仓储部门、财务部门等相关部门。3.特殊情况处理对于紧急采购的物资，可在未签订采购合同的情况下先办理入库手续，但应在入库后及时补齐相关手续。如验收过程中发现物资数量短缺、质量不合格等问题，验收人员应及时记录，并通知采购部门与供应商沟通解决。对于已入库但发现质量问题的存货，应及时隔离存放，并进行标识，防止误用。五、存货存储保管管理1.仓库布局规划根据存货的类别、特性、出入库频率等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、不合格品区等。对不同区域进行标识，明确各区域存放的存货类型，便于存货的查找和管理。2.存货分类存放按照存货的类别、规格型号等进行分类存放，遵循先进先出的原则，确保存货在有效期内或质量稳定期内得到合理使用。对于有特殊存储要求的存货，如易燃易爆物品、易腐物品等，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.存货保管措施仓储部门应定期对存货进行检查，检查内容包括存货的数量、质量、存储状况等，及时发现并处理存货损坏、变质、过期等问题。做好仓库的防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等工作，确保存货存储安全。根据存货特性，合理控制仓库的温度、湿度等环境条件。对贵重存货、关键零部件等应实行重点保管，加强监控，设置专门的保管台账，详细记录其收发存情况。4.库存盘点公司应定期进行存货盘点，盘点周期分为月度、季度和年度盘点。月度盘点可采用抽盘方式，季度和年度盘点应进行全面盘点。盘点前，仓储部门应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，并通知相关部门做好准备工作。盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的实际数量与账面数量，如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的存货，应查明原因，填写盘点差异表，并提出处理意见。盘点结束后，仓储部门应编制盘点报告，报送财务部门进行账务处理。财务部门根据盘点结果调整存货账目，确保账实相符。六、存货发出管理1.发货流程销售部门根据销售合同或客户订单，开具发货通知单，注明发货产品的名称、规格型号、数量、发货时间、交货地点等信息，并提交给仓储部门。仓储部门接到发货通知单后，按照发货通知单的要求，核对存货库存情况，安排发货。发货人员根据发货通知单，对拟发货的存货进行再次核对，确认无误后组织发货，并填写出库单。出库单应一式多联，分别传递给仓储部门、财务部门、销售部门等相关部门。货物发出后，仓储部门及时更新存货台账，记录存货的发出情况，并将发货信息反馈给销售部门。2.发货方式选择根据客户要求和货物性质，选择合适的发货方式，如公路运输、铁路运输、航空运输等。对于贵重、易碎、易损等特殊货物，应采取相应的防护措施，确保货物安全运输。与可靠的物流供应商建立合作关系，签订运输合同，明确双方的权利义务，确保货物按时、安全送达客户指定地点。3.退货管理对于客户退回的货物，销售部门应及时通知仓储部门办理退货入库手续。退货入库时，仓储部门应按照验收入库的流程进行验收，核对退货产品的名称、规格型号、数量、质量等情况。对于验收合格的退货产品，办理入库手续，并更新存货台账；对于验收不合格的退货产品，应单独存放，并及时与销售部门、客户沟通处理。七、存货核算管理1.核算方法财务部门应根据企业会计准则和公司实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法等，并保持核算方法的一致性和稳定性。存货核算应按照实际成本计价，包括采购成本、加工成本以及使存货达到目前场所和状态所发生的其他成本。2.账务处理采购存货时，财务部门根据采购发票、入库单等凭证，借记"原材料"等存货科目，贷记"应付账款"等科目。生产领用存货时，借记"生产成本"等科目，贷记"原材料"等科目。产品完工入库时，借记"库存商品"科目，贷记"生产成本"等科目。销售发出存货时，借记"主营业务成本"等科目，贷记"库存商品"等科目。对于存货的盘盈、盘亏等情况，财务部门应根据盘点报告及时进行账务处理。盘盈时，借记"原材料"等存货科目，贷记"待处理财产损溢"科目；盘亏时，借记"待处理财产损溢"科目，贷记"原材料"等存货科目。经批准后，再将"待处理财产损溢"科目余额转入相关损益科目或其他科目。3.财务报表编制财务部门应根据存货核算结果，准确编制资产负债表、利润表等财务报表，在报表中如实反映存货的期末余额、本期增减变动情况等信息。定期对存货相关财务数据进行分析，为公司管理层提供决策支持，如存货周转率分析、存货成本分析等，以便及时发现存货管理中存在的问题，并采取相应措施加以改进。八、存货风险管理1.风险识别与评估建立存货风险识别机制，对可能影响存货管理的内外部因素进行分析，识别存货管理过程中存在的风险，如市场需求变化风险、供应商违约风险、存货积压风险、存货减值风险、自然灾害风险等。定期对识别出的存货风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施对于市场需求变化风险，加强市场调研和预测，及时调整生产计划和采购计划，优化产品结构，提高产品的市场适应性。针对供应商违约风险，加强供应商管理和考核，选择多家合格供应商，签订合理的采购合同，约定违约责任，降低供应商违约对公司存货管理的影响。为防范存货积压风险，建立科学的库存管理制度，合理设定安全库存，加强销售与生产的协调，及时处理滞销存货。对于存货减值风险，定期对存货进行减值测试，根据测试结果计提存货跌价准备，确保存货账面价值真实反映其实际价值。针对自然灾害等不可抗力风险，加强仓库的安全防护设施建设，购买财产保险等，降低灾害损失。九、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、存货业务流程的合规性、存货账目记录的准确性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。各部门应定期向管理层汇报存货管理工作进展情况，接受管理层的监督检查，确保存货管理工作规范、有序进行。2.考核指标建立存货管理考核指标体系，对采购部门、生产部门、仓储部门、销售部门等相关部门的存货管理工作进行考核。考核指标包括存货周转率、存货准确率、库存成本控制、缺货率、客户满意度等。根据各部门的职责和考核指标，制定具体的考核标准和评分方法，确保考核结果客观、公正、准确。3.奖惩措施对于在存货管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等，激励员工积