连锁药店印章管理制度

连锁药店印章管理制度一、总则（一）目的为加强连锁药店印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于连锁药店总部及各门店所有印章的管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、门店业务章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保印章存放安全，使用过程可追溯，防止印章被盗用、冒用。3.规范性原则：明确印章使用范围、审批流程和使用要求，严格规范操作。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批。2.经审批同意后，由行政部门统一负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行登记备案，记录印章的名称、规格、材质、刻制日期、领取人等信息，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应将印章启用信息以书面形式通知相关部门和人员，明确印章的使用范围、启用日期等。2.启用印章时，应在印章使用登记簿上进行首次使用登记，记录启用时间、使用人等信息。三、印章的保管（一）保管职责1.公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部门指定专人负责保管；门店业务章由各门店店长指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管规定，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章随意放置或交由他人代管，如因特殊情况需要临时交接，必须办理交接手续，并由双方签字确认。（三）印章保管人员的职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时掌握印章的使用情况。2.严格按照印章使用审批流程进行用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。3.定期检查印章的使用情况，发现问题及时报告并采取相应措施。4.配合公司审计、法务等部门对印章使用情况进行检查和监督。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动等。2.合同专用章：专门用于公司对外签订合同、协议等经济类文件。3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算等相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项，如银行预留印鉴等。5.门店业务章：用于门店日常经营活动中的各类业务单据、文件等的签署，如销售小票、提货单、验收单等。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、使用部门等信息，并签字确认。根据用印事项的性质和审批权限，分别报相关领导审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项由公司分管领导或总经理审批；涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项需经董事会或股东会批准。2.用印审批审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司规定和相关法律法规要求。如同意用印，在申请表上签字批准；如不同意用印，应注明理由并退回申请。3.印章使用印章保管人员收到经审批的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的审批意见、用印事项等信息，确认无误后方可用印。用印时，应在印章使用登记簿上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、用印人、审批人等信息，并要求用印人在登记簿上签字确认。用印应确保印章清晰、端正，与文件内容相符，严禁在空白纸张、表格、合同上加盖印章。如因文件格式、排版等原因需要调整印章位置，应重新填写《印章使用申请表》并再次履行审批手续。4.用印后文件的处理用印完成后，印章保管人员应将用印文件妥善保管，并按照公司档案管理规定进行归档。对于需留存复印件的用印文件，应在复印件上注明"与原件一致"字样，并由用印人签字确认。（三）特殊情况的用印处理1.如遇紧急情况，无法事先履行用印审批手续时，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用印或因工作需要携带印章外出的情况，必须经公司分管领导批准，并由两人以上共同携带印章前往用印地点。用印过程中，应严格按照本制度规定进行操作，并确保印章安全。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，并经公司分管领导审批。2.经审批同意后，行政部门应及时将印章停用信息以书面形式通知相关部门和人员，并收回停用印章。（二）印章销毁1.对于停用的印章，行政部门应进行登记造册，注明印章名称、规格、停用日期等信息。2.经公司分管领导批准后，由行政部门会同审计、法务等部门共同对停用印章进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。3.销毁后的印章应在印章管理档案中进行注销登记，确保印章管理信息完整、准确。六、监督与检查（一）监督部门公司审计、法务等部门负责对印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理制度的有效执行。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格遵守保管规定。2.印章使用情况：检查用印申请是否规范，审批流程是否执行到位，用印记录是否完整、准确。3.印章停用与销毁情况：检查停用印章是否及时收回并按规定进行销毁，销毁记录是否齐全。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计、法务等部门应及时提出整改意见，并要求相关部门和人员限期整改。2.对违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等；如给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。七、附