财务人员凭证管理制度

财务人员凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务凭证管理，规范财务凭证的填制、审核、传递、保管等行为，保证财务信息的真实性、准确性、完整性和及时性，根据国家有关法律法规及公司相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务人员及涉及财务凭证处理的相关部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：财务凭证的填制、审核、使用等必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.真实性原则：财务凭证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。3.准确性原则：财务凭证的内容必须准确无误，各项数据计算正确，摘要清晰明了。4.完整性原则：财务凭证应具备规定的基本要素，手续完备，附件齐全。5.及时性原则：财务凭证应在经济业务发生或完成后及时填制、审核和传递，不得积压。二、财务凭证的种类及基本要求（一）原始凭证1.定义：原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始依据。2.种类外来原始凭证：指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如发票、收据、银行收款通知单等。自制原始凭证：指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、工资表、差旅费报销单等。3.基本要求原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖"作废"戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。（二）记账凭证1.定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。2.种类收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证。3.基本要求记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。正确使用会计科目，保证会计分录的准确性。摘要应简洁明了，能准确概括经济业务的内容。三、财务凭证的填制（一）原始凭证的填制1.外来原始凭证必须取得合法有效的票据，发票应具备发票监制章、开票单位发票专用章、税务机关代码等要素，收据应符合财政部门规定的格式和要求。2.自制原始凭证应按照规定的格式和内容填制，确保项目齐全、字迹清晰、数字准确。如入库单应注明物资名称、规格型号、数量、单价、金额、入库日期、入库部门等；出库单应注明领用部门、领用人员、物资名称、规格型号、数量、用途等。3.原始凭证的填制日期应与经济业务发生日期一致，不得提前或滞后。4.原始凭证上的金额应按规定填写，大小写金额必须相符，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按规定方法更正，并加盖出具单位印章。（二）记账凭证的填制1.根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，记账凭证的日期应填写编制凭证的日期。2.记账凭证的编号应连续，不得跳号、重号。采用通用记账凭证的，可按经济业务发生的先后顺序编号；采用收付转记账凭证的，应分别按现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账业务的顺序编号。3.摘要应准确反映经济业务的内容，简明扼要，便于查阅。如"报销办公用品费"、"支付货款"等。4.会计科目应使用全称，不得简化或使用代号。借贷方科目应填写正确，金额应与原始凭证相符，记账凭证的金额合计应准确无误。5.记账凭证应注明所附原始凭证的张数，以便核对和查阅。如所附原始凭证较多，可单独装订保管，但应在记账凭证上注明"附件另订"及原始凭证名称和编号。6.填制记账凭证时，如发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明"注销某月某日某号凭证"字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明"订正某月某日某号凭证"字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。四、财务凭证的审核（一）审核内容1.原始凭证的审核合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规和公司财务制度的规定，是否为合法有效的票据。真实性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否真实发生，内容是否与实际情况相符，有无伪造、变造迹象。准确性审核：审核原始凭证上的各项数据计算是否正确，单价、金额、数量等是否准确无误，大小写金额是否一致。完整性审核：审核原始凭证的内容是否完整，应填项目是否齐全，手续是否完备，有关人员是否签名或盖章。合理性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否合理、符合公司生产经营活动的需要，开支标准是否符合规定。2.记账凭证的审核内容完整性审核：审核记账凭证的日期、编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数等是否齐全，有关人员是否签名或盖章。科目准确性审核：审核记账凭证所使用的会计科目是否正确，借贷方科目对应关系是否清晰，是否符合会计制度和会计准则的规定。金额正确性审核：审核记账凭证的金额计算是否准确，与所附原始凭证的金额是否一致。摘要合理性审核：审核记账凭证的摘要是否能准确概括经济业务的内容，表述是否清晰、简洁。附件合规性审核：审核记账凭证所附原始凭证是否合法、真实、完整，是否与记账凭证内容相符，原始凭证的张数和金额是否与记账凭证注明的一致。（二）审核流程1.财务人员在填制完原始凭证和记账凭证后，首先进行自我审核，检查凭证的填制是否符合要求，内容是否准确完整。2.凭证填制完成后，交由财务主管进行审核。财务主管应认真审核凭证的各项内容，对不符合要求的凭证提出修改意见，退回制单人进行更正。3.对于涉及重大经济业务或金额较大的凭证，还应提交财务经理或财务总监进行审核。财务经理或财务总监应从财务管理和风险控制的角度，对凭证进行全面审核，确保经济业务的合理性和合规性。4.审核通过的凭证，审核人员应在凭证上签名或盖章，表示已审核确认。审核不通过的凭证，制单人应根据审核意见进行修改，修改完成后重新提交审核，直至审核通过。五、财务凭证的传递（一）传递原则1.准确及时原则：财务凭证应按照规定的流程和时间要求，准确、及时地传递，确保财务信息的时效性。2.安全保密原则：在财务凭证传递过程中，应注意保护凭证的安全，防止丢失、损坏或泄露财务信息。3.责任明确原则：明确各环节在财务凭证传递中的责任，确保凭证传递过程的顺畅和有序。（二）传递流程1.原始凭证传递业务部门在经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并按照公司规定的审批流程进行审批。审批通过后的原始凭证，由业务部门经办人员传递给财务部门。传递方式可采用直接送达、邮寄或通过公司内部信息系统上传等。财务部门收到原始凭证后，应进行审核。审核无误的原始凭证，由制单人员据以填制记账凭证。2.记账凭证传递记账凭证填制完成后，制单人员应将记账凭证及所附原始凭证传递给稽核人员进行稽核。稽核人员稽核无误后，在记账凭证上签名或盖章，并将记账凭证传递给记账人员。记账人员根据审核后的记账凭证登记账簿。登记完成后，记账凭证应传递给会计档案管理人员进行整理和保管。（三）传递时间要求1.业务部门应在经济业务发生后的[x]个工作日内将原始凭证传递至财务部门。2.财务部门制单人员应在收到原始凭证后的[x]个工作日内填制记账凭证。3.稽核人员应在收到记账凭证后的[x]个工作日内完成稽核工作。4.记账人员应在稽核通过后的[x]个工作日内登记账簿。六、财务凭证的保管（一）保管期限1.原始凭证和记账凭证的保管期限按照国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定执行。一般情况下，会计凭证的保管期限为[x]年。2.对于涉及到重要经济业务、税务事项、诉讼纠纷等的财务凭证，应按照相关规定延长保管期限，直至事项完结后[x]年。（二）保管方式1.财务凭证应定期装订成册，防止散失。装订凭证时，应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。2.装订成册的财务凭证应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、月份等顺序排列，便于查阅。3.对于电子财务凭证，应进行备份存储，并按照规定的存储格式和命名规则进行管理。备份存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）保管要求1.财务凭证保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保凭证的安全。2.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、借出财务凭证。因工作需要查阅财务凭证的，应按照公司规定的审批流程办理借阅手续，并在规定的时间内归还。3.财务凭证保管期满，需要销毁时，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁。销毁时，应编制销毁清单，由专人负责监销，并在销毁清单上签名或盖章。七、财务凭证的销毁（一）销毁条件1.财务凭证保管期满，且该凭证所涉及的经济业务已结清，无未了事项。2.经公司财务部门、档案管理部门及相关领导审核批准同意销毁。（二）销毁流程1.财务部门应在财务凭证保管期满前[x]个月，提出销毁申请，填写《财务凭证销毁申请表》，注明拟销毁凭证的名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、册数等内容，并说明销毁原因。2.《财务凭证销毁申请表》经财务部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.经总经