资料管理制度实施情况

资料管理制度实施情况一、总则（一）目的为了加强公司资料管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本资料管理制度。本制度适用于公司内部各部门及全体员工。（二）适用范围本制度所指资料包括公司在运营过程中产生的各类文件、档案、数据、报表、合同、协议、技术资料、图纸等纸质和电子形式的资料。（三）基本原则1.集中管理原则：公司资料实行集中统一管理，由专门的资料管理部门负责资料的收集、整理、存储、保管和查阅等工作。2.分类管理原则：按照资料的性质、用途、来源等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保资料的安全，防止资料泄露、丢失、损坏等情况发生。对于涉及公司机密的资料，严格按照保密制度进行管理。4.及时更新原则：资料应及时更新，确保其准确性和时效性。二、资料管理部门及职责（一）资料管理部门公司设立资料管理中心，作为资料管理的归口部门，负责公司资料管理的整体规划、组织实施和监督检查。（二）资料管理部门职责1.制定和完善公司资料管理制度，并组织实施。2.负责公司各类资料的收集、整理、分类、编号、存储、保管等工作。3.建立资料管理信息系统，实现资料的电子化管理，提高资料检索和利用效率。4.对各部门资料管理工作进行指导和监督，定期检查资料管理情况，发现问题及时督促整改。5.负责公司资料的借阅、查阅、复印等服务工作，按照规定办理相关手续。6.做好资料的安全保密工作，制定保密措施，防止资料泄露。7.定期对资料进行清理和归档，销毁过期、无用的资料。8.参与公司重大项目和活动的资料收集、整理和归档工作。三、资料的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作中形成的文件、报告、报表、会议记录等。2.公司签订的各类合同、协议、订单等。3.公司的技术资料、图纸、专利、商标等。4.公司的宣传资料、产品资料、市场调研资料等。5.公司员工的个人资料、培训记录、绩效考核资料等。6.其他与公司运营相关的资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.资料收集人员应按照规定的格式和要求填写资料收集清单，注明资料的名称、来源、日期、份数等信息。3.对于重要资料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照资料的分类标准进行分类，同类资料应放在一起。2.对资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对资料进行编目，编目内容应包括资料名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.对资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保存和查阅。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子资料应存储在服务器或存储设备中，存储设备应定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子资料的索引目录，便于查找和管理。（二）保管期限1.公司资料的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为13年，主要包括一般性的文件、报表、会议记录等。3.中期保管期限为310年，主要包括重要的合同、协议、技术资料等。4.长期保管期限为10年以上，主要包括公司的历史档案、核心技术资料、重大项目资料等。（三）保管要求1.资料管理部门应定期对资料进行检查和盘点，确保资料的安全和完整。2.对于超过保管期限的资料，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁过程应进行记录。3.加强对资料存储场所的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮等设施，确保资料存储环境的安全。五、资料的借阅与查阅（一）借阅流程1.因工作需要借阅资料的人员，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、用途、预计归还日期等信息。2.《资料借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交资料管理部门审批。3.资料管理部门根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并在《资料借阅申请表》上签字盖章。4.借阅人凭批准后的《资料借阅申请表》到资料管理部门领取资料，并在《资料借阅登记册》上签字确认。5.借阅人应按照规定的时间归还资料，如需延期归还，应提前办理延期手续。（二）查阅流程1.因工作需要查阅资料的人员，可直接到资料管理部门进行查阅。2.查阅人员应在《资料查阅登记册》上填写查阅资料的名称、编号、用途、查阅日期等信息。3.资料管理部门应安排专人协助查阅人员查找资料，并提供必要的查阅条件。4.查阅人员不得在资料上涂改、标记、损坏，如需复印资料，应按照规定办理复印手续。（三）借阅与查阅规定1.借阅和查阅资料应严格遵守公司的保密制度，不得将资料泄露给无关人员。2.借阅的资料应妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。3.如需对借阅的资料进行复制或摘录，应经资料管理部门同意，并按照规定进行登记。4.资料归还时，资料管理部门应认真检查资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。六、资料的保密管理（一）保密范围1.公司的商业秘密，包括技术秘密、经营秘密、财务秘密等。2.公司的客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录等。3.公司的内部文件、报告、报表等涉及公司机密的资料。4.其他按照公司规定需要保密的资料。（二）保密措施1.对涉及公司机密的资料，应进行密级标识，明确保密级别。2.资料管理部门应建立保密制度，对保密工作进行规范和管理。3.加强对资料管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任心。4.对资料存储场所和设备采取必要的安全保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备等。5.严格控制资料的借阅和查阅范围，对涉及公司机密的资料，应经公司领导批准后方可借阅和查阅。（三）泄密处理1.如发现资料泄露情况，应立即采取措施进行制止，并及时报告公司领导。2.对泄密事件进行调查，查明泄密原因和责任人。3.根据泄密事件的严重程度，对责任人进行相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。4.对因泄密给公司造成损失的，应依法追究责任人的法律责任，并要求其赔偿公司的经济损失。七、资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的资料管理信息系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、查阅等功能。2.提高资料管理的效率和准确性，减少人工操作，降低管理成本。3.实现资料的共享和协同办公，提高公司各部门之间的工作协同效率。（二）信息化系统功能1.资料录入与存储：支持多种格式的资料录入，包括文档、表格、图片、视频等，并自动存储到服务器中。2.资料检索：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期、类别等进行检索，方便快速查找资料。3.资料借阅与审批：实现网上借阅申请、审批流程，借阅人可在线提交申请，审批人可在线审批。4.资料查阅：授权人员可在线查阅资料，系统记录查阅日志。5.资料分类管理：支持对资料进行分类管理，方便资料的组织和整理。6.数据备份与恢复：定期对资料数据进行备份，确保数据安全，在需要时可进行数据恢复。（三）信息化系统维护1.安排专人负责资料管理信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。2.定期对系统进行升级和优化，提高系统的性能和功能。3.加强对系统数据的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法访问。八、资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据资料的保管期限和实际价值，对资料进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定流程1.资料管理部门定期组织对超过保管期限的资料进行清理，列出需鉴定的资料清单。2.成立鉴定小组，由资料管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。3.鉴定小组对需鉴定的资料进行逐一审查，根据资料的内容、用途、价值等因素，确定其是否仍有保存价值。4.鉴定小组出具鉴定意见，对于已无保存价值的资料，提出销毁建议。（三）销毁流程1.经鉴定需销毁的资料，由资料管理部门填写《资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《资料销毁申请表》经公司领导批准后，方可进行销毁。3.资料销毁应选择安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等，并对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查询。九、监督与考核（一）监督检查1.资料管理部门定期对各部门的资料管理工作进行检查，检查内容包括资料的收集、整理、存储、保管、借阅、查阅等情况。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。3.公司内部审计部门不定期对资料管理工作进行审计，重点检查资料管理的合规性、安全性和有效性。（二）考核办法1.制定资料管理工作考核指标，包括资料收集的完整性、整理的规范性、存储的安全性、借阅查阅的及时性等。2.将资料管理工作纳入部