行政辅助岗位管理制度

行政辅助岗位管理制度一、总则（一）目的为规范行政辅助岗位的工作流程，提高工作效率，确保各项行政事务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政辅助岗位人员，包括但不限于行政前台、行政文员、档案管理员等。（三）基本原则1.高效服务原则：以提供高效、优质的行政服务为宗旨，满足公司各部门及员工的工作需求。2.规范化原则：各项工作流程和操作规范应符合公司整体管理要求，确保工作的一致性和准确性。3.保密性原则：严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的信息和文件妥善保管，不得泄露。二、岗位职责（一）行政前台1.负责公司前台的日常接待工作，包括接听电话、接待来访人员，及时传达信息。2.负责公司快递、信件的收发及登记工作，确保文件资料准确无误地传递。3.维护前台区域的整洁和秩序，对办公用品进行管理和补充。4.协助安排会议室的使用，做好会议的前期准备和后续清理工作。5.完成上级领导交办的其他临时性任务。（二）行政文员1.协助起草、修改和完善公司各类行政文件，如通知、报告、制度等。2.负责公司文件资料的整理、归档和保管工作，建立健全文件档案管理体系。3.协助组织公司各类会议、活动，负责会议记录、活动策划及执行等工作。4.负责公司办公用品的采购、库存管理和发放工作，合理控制费用支出。5.协助处理公司行政事务性工作，如办公设备的维护、办公环境的优化等。（三）档案管理员1.制定并执行公司档案管理制度，负责各类档案的收集、整理、分类、编目和装订工作。2.建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。3.负责档案的借阅、归还登记工作，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案安全。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。5.对过期档案进行鉴定和销毁处理，做好相关记录。三、工作流程与规范（一）接待流程1.电话接待铃响三声内接听电话，使用礼貌用语，自报公司名称和部门。认真倾听对方需求，准确记录关键信息，如有必要进行复述确认。对于一般性问题，当场给予解答；对于复杂问题，转接相关负责人，并告知对方预计回复时间。通话结束后，待对方挂断电话后再放下听筒。2.来访接待热情迎接来访人员，引导至接待区域就座，询问来访事由。及时通知相关负责人，并告知来访人员稍作等待。为来访人员提供茶水等饮品。协助负责人与来访人员进行沟通交流，记录重要信息。来访结束后，礼貌送别来访人员。（二）文件收发流程1.收文签收快递和信件，核对数量和收件信息。对收到的文件进行初步分类，重要文件及时呈交上级领导。对于一般性文件，登记后分发给相关部门或人员，并做好签收记录。2.发文根据领导批示或工作需要起草文件初稿。文件初稿经审核、修改无误后，进行编号、排版和打印。将打印好的文件加盖公司公章，登记发文日期、文号、文件名称、发放部门和份数等信息。通过专人送达、邮件发送或内部办公系统等方式将文件发放给相关部门或人员，并要求收件人签收确认。（三）办公用品管理流程1.采购根据各部门的需求和库存情况，定期制定办公用品采购计划。选择合格的供应商，进行询价、比价和议价，确定采购价格和交货期。填写采购申请单，经审批后下达采购订单。2.入库办公用品到货后，仓库管理人员进行验收，核对数量、规格和质量等信息。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息。将办公用品存放至指定仓库区域，按照类别和规格进行摆放。3.发放各部门根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员根据领用申请表发放办公用品，在领用单上签字确认，并更新库存台账。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。（四）档案管理流程1.收集明确档案收集范围和责任部门，定期收集各部门产生的档案资料。对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无效的文件。2.整理根据档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单。对档案进行装订、装盒，确保档案整齐、美观。3.归档将整理好的档案按照分类顺序存放至档案柜或档案库中。在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录。4.借阅填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限和归还日期等信息。经部门负责人和档案管理员审批后，方可借阅档案。借阅人在借阅登记本上签字，领取档案。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，档案管理员进行核对后办理归还手续。5.销毁定期对过期档案进行鉴定，确定需要销毁的档案清单。填写档案销毁申请表，经审批后进行销毁处理。档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等信息。四、考勤与休假管理（一）考勤制度1.行政辅助岗位人员应严格遵守公司的考勤时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.实行打卡制度，员工应在规定的打卡时间内打卡，如因特殊原因未能打卡，需填写未打卡说明，经上级领导批准后交人力资源部备案。3.每月底，人力资源部统计员工考勤情况，计算迟到、早退、旷工等天数，并按照公司规定进行相应处理。（二）休假制度1.员工享有法定节假日、年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等带薪休假权利。2.年假：员工连续工作满1年以上的，享受带薪年假。年假天数根据员工累计工作年限确定，具体标准按照国家相关规定执行。3.病假：员工因病需要请假的，应提前提交医院证明，按照公司病假规定办理请假手续。病假期间的工资待遇按照国家和公司相关规定执行。4.婚假、产假、陪产假、丧假等：员工按照国家法律法规和公司相关规定享受相应的假期，请假时需提交相关证明材料。五、培训与发展（一）培训计划1.根据行政辅助岗位的工作需求和员工个人发展规划，制定年度培训计划。2.培训计划包括内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，涵盖业务知识、技能提升、职业素养等方面的内容。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展各类培训活动，确保培训质量和效果。2.培训结束后，对员工进行培训考核，考核结果作为员工绩效评估和晋升的参考依据。（三）职业发展1.为行政辅助岗位人员提供职业发展通道，鼓励员工通过不断学习和提升自身能力，晋升到更高层级的岗位。2.定期对员工进行绩效评估，根据评估结果为员工提供个性化的职业发展建议和指导。六、绩效考核（一）考核指标1.工作任务完成情况：包括工作质量、工作效率、工作准确性等方面的考核。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队合作等方面的考核。3.沟通协调能力：包括与同事、上级、客户等沟通协调的效果和效率。4.学习能力：包括对新知识、新技能的学习和掌握情况。（二）考核周期绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核在每季度末进行，年度考核在每年年底进行。（三）考核流程1.员工自评：员工在考核周期结束后，对自己的工作表现进行自我评价，填写自评表。2.上级评价：上级领导根据员工的工作表现，对员工进行评价，填写评价表。3.综合评价：人力资源部汇总员工自评和上级评价结果，进行综合分析，确定员工的绩效考核成绩。4.反馈沟通：人力资源部将绩效考核结果反馈给员工，与员工进行沟通交流，听取员工的意见和建议。（四）考核结果应用1.绩效奖金发放：根据员工的绩效考核成绩，发放相应的绩效奖金。2.晋升调薪：绩效考核结果作为员工晋升、调薪的重要依据。3.培训与发展：针对绩效考核中发现的问题，为员工提供有针对性的培训和发展机会。七、薪酬福利（一）薪酬结构行政辅助岗位人员的薪酬结构包括基本工资、绩效工资、奖金等部分。1.基本工资：根据岗位等级和工作经验确定，为员工提供稳定的收入保障。2.绩效工资：与员工的绩效考核结果挂钩，根据绩效奖金发放比例进行发放。3.奖金：根据公司经营业绩和员工个人表现，发放年终奖金等。（二）福利政策1.法定福利：按照国家法律法规为员工缴纳五险一金。2.公司福利：包括带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等带薪休假；节日福利、生日福利、定期体检等。八、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密，如客户信息、产品研发资料、财务数据等。2.公司内部文件、制度、会议记录等。3.涉及公司知识产权的信息，如商标、专利等。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。2.对涉及公司机密的文件、资料进行加密存储和传输。3.限制对机密信息的访问权限，只有经过授权的人员才能接触和