公司驻京办管理制度

公司驻京办管理制度一、总则（一）目的为加强公司驻京办的规范化管理，提高工作效率，树立公司良好形象，确保驻京办各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司驻京办全体工作人员。（三）管理原则1.统一管理原则：驻京办在公司总部的统一领导下开展工作，接受公司相关部门的指导和监督。2.高效服务原则：以服务公司业务为宗旨，积极主动地为公司各部门及在京业务提供优质、高效的服务。3.勤俭节约原则：合理控制费用支出，降低运营成本，提高资源利用效率。4.合规经营原则：严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，依法依规开展工作。二、组织架构与职责（一）组织架构驻京办设主任一名，副主任若干名，下设行政部、业务部、财务部等职能部门。（二）职责分工1.主任职责全面负责驻京办的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调驻京办与公司总部及在京相关单位的关系，确保各项工作顺利开展。负责驻京办人员的管理和考核，激励员工积极工作，提高团队整体素质。审核驻京办的各项费用支出，控制成本，确保财务预算的执行。及时向公司总部汇报驻京办的工作情况，完成公司交办的其他任务。2.副主任职责协助主任开展工作，负责分管部门的日常管理和业务指导。具体组织实施驻京办的各项业务工作，确保业务目标的实现。负责与相关部门和单位的沟通协调，拓展业务渠道，维护良好的合作关系。定期向主任汇报分管工作的进展情况，提出工作建议和改进措施。完成主任交办的其他临时性任务。3.行政部职责负责驻京办的行政管理工作，包括文件收发、档案管理、办公用品采购与管理等。协助主任做好人员招聘、培训、考勤、薪酬福利等人力资源管理工作。负责驻京办的后勤保障工作，包括办公场地租赁、设备维护、车辆管理、安全保卫等。组织开展驻京办的对外联络和接待工作，维护公司形象。完成领导交办的其他行政事务性工作。4.业务部职责负责公司在京业务的拓展和市场调研工作，收集市场信息，分析行业动态，为公司决策提供依据。与在京客户、合作伙伴进行沟通联络，建立良好的合作关系，推动业务合作项目的实施。协助公司总部相关部门开展在京项目的洽谈、签约、执行等工作，确保项目顺利进行。负责驻京办业务资料的整理和归档，总结业务工作经验，不断提高业务水平。完成领导交办的其他业务工作任务。5.财务部职责负责驻京办的财务管理工作，编制财务预算和决算，严格执行财务制度。做好各项费用的核算、报销和资金管理工作，确保资金安全和合理使用。定期对驻京办的财务状况进行分析，为领导决策提供财务数据支持。配合公司总部财务部门做好审计、税务等相关工作。完成领导交办的其他财务工作任务。三、人员管理（一）人员招聘1.根据驻京办工作需要，由行政部制定人员招聘计划，报公司总部审批后组织实施。2.招聘渠道包括网络招聘、人才市场招聘、内部推荐等，确保招聘到符合岗位要求的优秀人才。3.招聘流程包括发布招聘信息、筛选简历、面试、体检、录用等环节，严格按照公司相关规定执行。（二）入职培训1.新员工入职后，由行政部组织进行入职培训，培训内容包括公司概况、企业文化、规章制度、业务知识等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保新员工能够尽快熟悉工作环境和工作内容。3.培训结束后，对新员工进行考核，考核合格后方可正式上岗。（三）考勤管理1.驻京办实行考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限报相关领导批准。请假期间应做好工作交接，确保工作不受影响。3.行政部负责对员工的考勤情况进行统计和公示，每月将考勤结果报公司总部人力资源部门。（四）绩效考核1.建立员工绩效考核制度，对员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面进行全面考核。2.绩效考核周期为月度、季度和年度，考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。3.考核方式包括上级评价、同事评价、自我评价等，确保考核结果客观、公正、公平。（五）薪酬福利1.驻京办员工的薪酬待遇按照公司总部制定的薪酬体系执行，根据员工的岗位、职级、绩效考核结果等确定薪酬水平。2.为员工缴纳社会保险和住房公积金，按照国家和地方相关规定执行。3.提供带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，以及其他福利补贴，如节日福利、生日福利等。四、行政管理（一）文件管理1.驻京办收文由行政部负责签收、登记、传阅、归档，确保文件及时、准确地传达给相关人员。2.发文由相关部门拟稿，经主任审核后，由行政部编号、打印、盖章后发出。发文应严格按照公司公文格式要求执行。3.定期对文件进行整理和归档，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。（二）档案管理1.行政部负责驻京办档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案资料的完整性和安全性。2.档案包括人事档案、业务档案、财务档案、行政档案等，应按照档案类别进行分类存放。3.严格档案借阅制度，借阅档案需填写借阅申请表，经相关领导批准后，在规定时间内归还。（三）办公用品管理1.行政部负责办公用品的采购、保管和发放工作，建立办公用品台账，定期盘点。2.根据工作需要，合理配置办公用品，避免浪费。员工领用办公用品应填写领用登记表，领用后妥善保管。3.定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，根据实际需求调整采购计划。（四）车辆管理1.驻京办配备公务车辆，由行政部统一管理和调度。2.建立车辆使用登记制度，驾驶员应如实记录车辆使用情况，包括出车时间、地点、事由、里程等。3.车辆定期进行保养和维护，确保车辆性能良好，安全行驶。驾驶员应遵守交通规则，严禁酒后驾车。4.车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修保养费等，由行政部统一核算和报销。（五）安全保卫1.加强驻京办的安全保卫工作，制定安全保卫制度和应急预案，确保人员和财产安全。2.配备必要的安全设施和设备，如监控摄像头、门禁系统、灭火器等，并定期进行检查和维护。3.加强对员工的安全教育，提高安全意识，要求员工妥善保管个人财物，注意防火、防盗、防诈骗等。4.严格人员出入登记制度，非本单位人员进入驻京办需经批准并进行登记。（六）环境卫生管理1.保持驻京办办公区域的环境卫生整洁，定期进行清扫和消毒。2.划分卫生责任区，明确各部门和员工的卫生职责，确保环境卫生工作落到实处。3.爱护公共设施和花草树木，不得随意破坏和践踏。五、业务管理（一）业务拓展1.业务部应积极开展市场调研，了解行业动态和市场需求，制定业务拓展计划，并组织实施。2.通过多种渠道拓展业务，如参加行业展会、商务活动、拜访客户、网络营销等，提高公司在京的知名度和影响力。3.建立客户关系管理系统，对客户信息进行收集、整理、分析和维护，及时了解客户需求，为客户提供优质的服务。（二）项目管理1.负责公司在京项目的洽谈、签约、执行等工作，确保项目顺利进行。2.制定项目工作计划和目标，明确项目责任人及各阶段的工作任务和时间节点。3.加强项目过程管理，定期对项目进展情况进行检查和评估，及时解决项目中出现的问题，确保项目质量和进度。4.项目结束后，及时进行项目总结和验收，整理项目资料并归档。（三）合同管理1.业务合同的签订应严格按照公司合同管理制度执行，确保合同的合法性、有效性和完整性。2.合同签订前，业务部应进行合同评审，涉及法律条款的合同需由公司法律顾问审核。3.合同签订后，由专人负责合同的履行和跟踪，及时与客户沟通协调，确保合同按时、足额履行。4.定期对合同执行情况进行统计和分析，发现问题及时采取措施解决，避免合同纠纷的发生。（四）业务资料管理1.业务部负责收集、整理和保管业务资料，包括市场调研报告、项目文档、合同文件、客户资料等。2.业务资料应分类存放，建立电子和纸质档案，便于查询和使用。3.严格业务资料借阅制度，借阅资料需填写借阅申请表，经相关领导批准后，在规定时间内归还。六、财务管理（一）预算管理1.驻京办应根据公司总部下达的年度预算指标，结合实际工作需要，编制年度财务预算。2.财务预算应包括收入预算、成本预算、费用预算等，经公司总部审核批准后执行。3.定期对财务预算的执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施进行调整，确保预算目标的实现。（二）费用报销1.严格执行公司费用报销制度，员工报销费用应填写费用报销申请表，并附上相关发票和凭证。2.费用报销审批流程按照公司规定执行，经相关领导审批后，由财务部审核报销。3.财务部应严格审核费用报销的真实性、合法性和合理性，对不符合规定的报销单据予以退回。（三）资金管理1.加强资金管理，合理安排资金使用，确保资金安全和正常周转。2.严格执行资金审批制度，大额资金支出需经公司总部审批。3.定期对资金收支情况进行核对和盘点，编制资金报表，及时向公司总部汇报资金状况。（四）财务审计1.驻京办应接受公司总部的财务审计，积极配合审计工作的开展。2.按照审计要求提供相关财务资料和文件，对审计提出的问题及时进行整改。3.定期对财务工作进行自查自纠，发现问题及时解决，不断提高财务管理水平。七、接待管理（一）接待原则1.热情周到原则：以热情、礼貌的态度接待来访客人，提供优质的服务。2.对口接待原则：根据客人的来访目的和业务范围，安排相应的部门和人员进行接待。3.勤俭节约原则：合理控制接待费用，杜绝铺张浪费。（二）接待流程1.接到接待任务后，行政部应及时了解客人的基本情况、来访目的、行程安排等信息，并制定接待方案。2.根据接待方案，安排车辆、住宿、餐饮、会议室等接待事宜，并提前与客人沟通确认。3.接待过程中，安排专人负责陪同客人，介绍公司情况，解答客人疑问，确保接待工作顺利进行。4.接待结束后，及时对接待工作进行总结和评估，收集客人的反馈意见，不断改进接待工作。（三）接待标准1.住宿标