超市现行存货管理制度

超市现行存货管理制度总则1.目的本制度旨在规范超市存货管理流程，确保存货的安全、完整，提高存货周转率，降低存货成本，保障超市经营活动的顺利进行，实现超市经济效益最大化。2.适用范围本制度适用于超市总部及各门店的所有存货管理活动，包括商品采购、验收、储存、销售、盘点等环节。3.基本原则准确性原则：确保存货数量、价值记录准确无误，账实相符。及时性原则：各项存货管理活动应及时进行，避免延误导致的损失。安全性原则：保障存货在各个环节的安全，防止损坏、变质、丢失等情况发生。效益性原则：通过合理管理存货，提高存货周转效率，降低存货成本，增加超市效益。存货采购管理1.采购计划制定销售数据分析：采购部门定期（每周/每月）收集、分析销售数据，结合市场趋势、季节变化、促销活动等因素，预测各类商品的销售需求。库存状况评估：协同仓库管理部门，对现有存货进行盘点清查，掌握各类商品的库存数量、质量、保质期等情况，根据库存周转率和安全库存标准，确定补货数量和时间。采购计划编制：依据销售预测和库存评估结果，编制详细的采购计划，明确采购商品的种类、规格、数量、采购时间等信息。采购计划应报超市管理层审批后执行。2.供应商选择与管理供应商筛选：建立供应商评估体系，从供应商的信誉、资质、生产能力、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，选择优质供应商。定期（每年/每半年）对供应商进行考核，淘汰不合格供应商。合作协议签订：与选定的供应商签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务，包括商品规格、价格、交货方式、付款方式、质量标准、售后服务等条款。供应商沟通与协调：采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解商品供应情况、价格波动、新品上市等信息。对于供应过程中出现的问题，如质量问题、交货延迟等，应及时与供应商协商解决，确保采购活动的顺利进行。3.采购流程控制采购订单下达：采购人员根据审批后的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确商品名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等详细信息，并经采购部门负责人审核后发送给供应商。采购合同签订：对于金额较大或重要的采购项目，应签订采购合同。采购合同应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括商品质量标准、价格调整机制、交货方式、验收标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应及时将副本送交相关部门存档。采购进度跟踪：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持联系，确保按时、按质、按量交货。如发现交货延迟或其他问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的解决措施。到货验收：商品到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具、清理验收场地等。商品到货时，验收人员应依据采购订单和相关标准，对商品的数量、质量、规格、型号等进行严格验收。对于验收合格的商品，办理入库手续；对于验收不合格的商品，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。存货验收管理1.验收准备人员安排：仓库管理部门应根据到货情况，安排足够数量的专业验收人员进行验收工作。验收人员应具备相关的业务知识和技能，熟悉商品验收标准和流程。工具与场地准备：准备好验收所需的工具和设备，如计量器具、检验仪器、验收场地等，并确保其准确可靠、清洁卫生。文件资料核对：验收人员在验收前应核对采购订单、送货单、质量证明文件等相关资料，确保资料齐全、准确无误。2.验收标准数量验收：按照采购订单和送货单的要求，对商品的数量进行逐一清点核对，确保数量准确无误。对于按重量、体积等计量的商品，应使用准确的计量器具进行计量。质量验收：依据商品质量标准和相关检验规范，对商品的质量进行检验。检验内容包括商品的外观、包装、规格、型号、性能、保质期等。对于食品、药品等特殊商品，还应检查其相关的质量认证文件和检验报告。规格型号验收：核对商品的规格、型号是否与采购订单一致，避免错发、误发等情况。3.验收流程初步检查：验收人员首先对到货商品的外包装进行检查，查看包装是否完好、有无破损、变形、污染等情况。数量清点：按照验收标准，对商品的数量进行逐件清点或称重、量方等计量操作，记录实际到货数量。质量检验：根据商品的性质和质量要求，采用相应的检验方法对商品质量进行检验。对于需要抽样检验的商品，应按照规定的抽样方法进行抽样，并送专业检验机构进行检验。验收记录：验收人员应如实记录验收情况，包括验收时间、验收人员、采购订单号、送货单号、商品名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查询。验收结果处理：验收合格的商品，验收人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的商品，应填写《验收不合格报告》，详细说明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商处理。对于紧急采购的商品，如因生产急需或销售急需，经超市管理层批准后，可先办理入库手续，但应在规定时间内完成验收工作。如验收仍不合格，应立即采取相应的措施，如退货、换货、补货等，以满足超市经营需求。存货储存管理1.仓库规划与布局功能分区：根据超市存货的特点和管理要求，将仓库划分为不同的功能区域，如收货区、储存区、分拣区、发货区、退货区、不合格品区等。各功能区域应设置明显的标识牌，便于货物的分类存放和管理。货架与货位规划：合理规划货架和货位，根据商品的类别、规格、周转率等因素进行分类存放。对于周转率高的商品，应存放在靠近仓库出入口的位置，便于快速出入库；对于体积较大、重量较重的商品，应存放在底层货架或地面货位；对于易受潮、易变质的商品，应存放在干燥、通风良好的区域，并采取相应的防潮、防虫、防霉等措施。通道规划：仓库内应设置合理的通道，确保货物搬运和人员通行顺畅。通道宽度应根据仓库作业设备的类型和尺寸、货物搬运量等因素确定，一般主通道宽度不小于3米，次通道宽度不小于2米。2.存货入库管理入库单填写：仓库管理人员在货物验收合格后，应根据验收结果填写入库单。入库单应详细记录商品的名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并经验收人员和仓库管理人员签字确认。货物搬运与上架：按照仓库规划和货位安排，组织人员将货物搬运至指定的货架或货位进行存放。在搬运过程中，应注意轻拿轻放，避免货物损坏。对于易碎、易损商品，应采取相应的防护措施。货物上架时，应遵循先进先出的原则，将新入库的货物放在货架的最上层或最外侧，以便于先发出。库存记录更新：仓库管理人员应及时将入库信息录入库存管理系统，更新库存台账，确保库存数量准确无误。同时，应定期与财务部门核对库存账目，做到账账相符。3.存货保管措施温湿度控制：对于有温湿度要求的商品，如食品、药品、化妆品等，仓库应配备相应的温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，将仓库温湿度控制在适宜的范围内。定期监测仓库温湿度，并做好记录。防虫防鼠：仓库内应采取有效的防虫防鼠措施，如安装防虫网、放置鼠夹、鼠药、粘鼠板等。定期对仓库进行清扫和检查，清除仓库内的杂物和垃圾，保持仓库环境整洁卫生，减少害虫和老鼠的滋生。防火防盗：仓库应配备必要的消防设备和器材，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并确保其性能良好、有效。仓库管理人员应熟悉消防设备的使用方法，定期组织消防演练，提高消防安全意识和应急处置能力。同时，仓库应安装防盗报警装置、监控设备等，加强仓库安全防范，防止货物被盗。盘点清查：定期对仓库存货进行盘点清查，确保账实相符。盘点清查可分为定期盘点和不定期盘点，定期盘点一般每月/每季度进行一次，不定期盘点根据实际情况随时进行。盘点清查过程中，应认真核对库存数量、质量、存放位置等信息，发现问题及时记录并查明原因，采取相应的处理措施。盘点结束后，应编制盘点报告，上报超市管理层。4.存货出库管理出库单开具：根据销售订单、领料单等凭证，仓库管理人员开具出库单。出库单应明确记录商品的名称、规格型号、数量、领用部门或客户名称、出库日期等信息，并经相关部门负责人审核签字。货物拣选与包装：仓库管理人员按照出库单的要求，在仓库内进行货物拣选。拣选过程中，应仔细核对商品的名称、规格型号、数量等信息，确保拣选准确无误。对于需要包装的商品，应按照规定的包装标准进行包装，确保商品在运输过程中不受损坏。发货与交接：将拣选包装好的货物交付给运输部门或客户，并办理交接手续。交接时，应核对货物的数量、质量、包装等信息，双方在送货单或交接清单上签字确认。同时，仓库管理人员应及时更新库存管理系统，减少库存数量。存货销售管理1.销售价格管理价格制定原则：超市应根据市场行情、成本核算、竞争对手价格等因素，制定合理的销售价格。销售价格应确保超市在保证一定利润水平的前提下，具有市场竞争力。价格调整机制：定期对市场价格进行调研，根据市场变化、成本变动、促销活动等情况，适时调整商品销售价格。价格调整应报超市管理层审批后执行，并及时通知相关部门和员工。价格监督与检查：加强对销售价格的监督和检查，确保价格执行的准确性和一致性。定期对商品销售价格进行抽查，发现价格违规行为及时纠正，并追究相关人员的责任。2.销售促销管理促销活动策划：根据超市经营目标、市场需求、季节特点等因素，策划各类销售促销活动，如打折、满减、买一送一、赠品等。促销活动方案应明确活动主题、时间、范围、商品品类、促销方式、促销力度等内容，并报超市管理层审批。促销活动执行：按照促销活动方案，组织相关部门和员工实施促销活动。在促销活动期间，应加强对商品陈列、宣传推广、销售服务等环节的管理，确保促销活动顺利进行，达到预期效果。促销活动效果评估：促销活动结束后，及时对活动效果进行评估。评估内容包括销售额、销售量、客单价、顾客满意度等指标。通过分析评估结果，总结经验教训，为今后的促销活动提供参考依据。3.销售退货管理退货原因分析：对于顾客提出的退货要求，应认真了解退货原因。退货原因可能包括商品质量问题、商品与描述不符、顾客不满意等。退货流程：顾客提出退货申请后，经销售部门审核同意，开具退货单。退货单应注明退货商品的名称、规格型号、数量、退货原因等信息。仓库管理人员根据退货单，对退货商品进行验收。验收合格的退货商品，办理入库手续，并更新库存管理系统；验收不合格的退货商品，应与销售部门协商处理，如补货、换货、退款等。退货商品处理：对于退货商品，应进行分类整理和处理。对于可重新销售的商品，应进行清洗、整理、检验后，重新上架销售；对于不可重新销售的商品，如已损坏、过期、变质等，应按照相关规定进行报废处理。存货盘点管理1.盘点计划制定盘点时间安排：确定定期盘点和不定期盘点的时间。定期盘点一般安排在每月末或每季度末进行，以便及时发现库存管理中的问题，调整库存数量和账目。不定期盘点根据超市经营活动的需要，如仓库搬迁、商品调价、内部审计等情况随时进行。盘点人员分工：成立盘点小组，明确小组成员的职责分工。盘点小组一般由仓库管理人员、财务人员、审计人员等组成，负责具体的盘点工作。仓库管理人员负责实物盘点，财务人员负责监督盘点过程和核对账目，审计人员负责对盘点结果进行审计和监督。盘点范围确定：明确盘点的范围，包括超市总部及各门店的所有存货，涵盖商品、原材料、包装材料、低值易耗品等各类存货。2.盘点前准备库存账目核对：在盘点前，财务人员应与仓库管理人员核对库存账目，确保账账相符。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。货物整理与标识：仓库管理人员对存货进行整理，将货物摆放整齐，便于盘点。同时，对每一种存货进行标识，注明商品名称、规格型号、数量等信息。盘点工具与表格准备：准备好盘点所需的工具，如计量器具、盘点表、计算器等。盘点表应设计合理，能够清晰记录盘点结果。3.盘点实施实地盘点：盘点人员按照分工，对存货进行逐一清点或称重、量方等计量操作。在盘点过程中，应认真核对存货的数量、质量、规格型号等信息，如实记录盘点结果。对于贵重物品、易损物品等，应重点进行盘点。复盘：为确保盘点结果的准确性，在完成初次盘点后，应对部分存货进行复盘。复盘比例一般不低于总盘点数量的10%。复盘人员应独立进行复盘，如发现与初次盘点结果不一致，应重新进行盘点核实。盘点记录：盘点人员应及时将盘点结果记录在盘点表上，包括盘点日期、盘点人员、存货名称、规格型号、数量、实际盘点数量、差异数量等信息。盘点记录应字迹清晰、内容完整，并由盘点人员签字确认。4.盘点结果处理差异分析：盘点结束后，财务人员对盘点结果进行汇总分析，计算出实际库存与账面库存的差异金额和差异率。对差异原因进行深入分析，可能的原因包括存货收发记录错误、盘点过程中的失误、货物丢失、损坏、变质等。账务调整：根据盘点结果和差异分析情况，财务人员及时进行账务调整。如实际库存大于账面库存，应增加库存账目；如实际库存小于账面库存，应减少库存账目，并查明原因进行相应处理。账务调整应编制会计凭证，经财务负责人审核后入账。报告编制：编制盘点报告，详细说明盘点基本情况、盘点结果、差异分析及处理情况等内容。盘点报告应上报超市管理层，为管理层决策提供依据。同时，将盘点报告副本送交相关部门存档，以便日后查阅。存货损耗管理1.损耗定义与分类定义：存货损耗是指在超市存货采购、验收、储存、销售等环节中，由于各种原因导致的存货数量减少、质量下降或价值降低的情况。分类：存货损耗可分为正常损耗和非正常损耗。正常损耗是指在合