项目成果归档管理制度

项目成果归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司项目成果的管理，确保项目成果的完整性、准确性和规范性，便于项目成果的保存、查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有项目（包括但不限于研发项目、工程项目、营销项目等）成果的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司项目成果归档工作由综合管理部统一负责，确保各类项目成果集中、规范管理。2.完整准确原则项目团队应保证项目成果资料的完整性和准确性，如实反映项目实施过程和最终结果。3.便于利用原则归档的项目成果应分类科学、编号清晰，便于快速查阅和高效利用。二、项目成果归档范围（一）项目前期文件1.项目立项申请书、可行性研究报告、项目批复文件等。2.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。（二）项目实施过程文件1.项目策划书、实施方案、进度计划等。2.项目会议纪要、工作简报、沟通记录等。3.项目各类合同、协议，包括采购合同、服务合同、合作协议等。4.项目技术文件，如设计图纸、技术方案、测试报告、实验数据等。5.项目质量控制文件，如质量计划、检验记录、质量事故处理报告等。6.项目成本核算文件，如预算报告、成本支出记录、费用报销凭证等。（三）项目验收文件1.项目验收申请报告。2.项目验收报告，包括验收意见、验收结论等。3.项目成果评估报告、用户反馈意见等。（四）项目总结文件1.项目总结报告，包括项目目标完成情况、实施过程回顾、经验教训总结等。2.项目团队成员绩效评估材料。三、项目成果归档流程（一）项目启动阶段项目负责人在项目启动后，向综合管理部提交《项目成果归档计划申请表》，明确项目成果归档的范围、时间节点和责任人等信息。综合管理部审核通过后，将项目列入归档管理清单。（二）项目实施阶段1.项目团队成员按照项目成果归档范围，及时收集、整理各自负责的项目文件资料，并定期提交给项目负责人。2.项目负责人对收集到的项目文件资料进行审核、分类和汇总，确保资料的完整性和准确性。3.在项目实施过程中，如需查阅已归档的项目文件资料，应填写《项目文件查阅申请表》，经项目负责人和综合管理部负责人批准后，方可查阅。（三）项目验收阶段1.项目完成后，项目负责人组织项目团队对项目成果进行自查，确保项目成果符合归档要求。2.自查合格后，项目负责人向综合管理部提交《项目成果归档申请单》，并附上完整的项目成果资料。3.综合管理部对提交的项目成果资料进行验收，验收内容包括资料的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，及时反馈给项目负责人进行整改。4.验收合格后，综合管理部对项目成果资料进行编号、分类，录入档案管理系统，并按照档案存放要求进行归档保存。（四）项目总结阶段1.项目结束后，项目负责人应在规定时间内完成项目总结报告，并提交给综合管理部。2.综合管理部将项目总结报告与项目成果资料一并归档保存，作为公司项目管理经验积累和后续项目参考的重要依据。四、项目成果归档要求（一）文件资料的完整性1.项目成果归档应涵盖项目从启动到结束的全过程文件资料，不得遗漏重要信息。2.对于项目中的各类合同、协议，应确保合同文本的完整性，包括合同条款、附件、补充协议等。（二）文件资料的准确性1.项目团队成员应认真核对所提交的文件资料，确保数据准确、文字表述清晰、逻辑关系合理。2.对于涉及技术参数、指标等关键信息的文件资料，应经过严格的审核和验证，确保其准确性。（三）文件资料的规范性1.文件资料应采用公司统一规定的格式和模板，如文档格式、表格形式、图表样式等。2.文件资料的编号、日期、签名等应符合公司的相关规定，确保规范性和一致性。3.纸质文件资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整；电子文件资料应按照公司规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中。（四）文件资料的保密性1.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的项目成果文件资料，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息安全。2.在项目成果归档过程中，对涉及保密信息的文件资料应进行加密处理，并限制查阅权限。五、项目成果档案的保管与维护（一）档案保管场所1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。（二）档案保管方式1.项目成果档案应按照档案类别、项目名称、时间顺序等进行分类存放，并建立相应的档案索引和目录，便于查找和利用。2.纸质档案应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、项目名称、年度、保管期限等信息。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保数据的安全性和完整性。（三）档案维护与检查1.综合管理部应定期对项目成果档案进行维护和检查，如检查档案的完整性、准确性、规范性，以及档案保管设备的运行情况等。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复和补充，并查明原因，追究相关责任人的责任。3.根据档案的保管期限，定期对到期档案进行鉴定和处置，对已失去保存价值的档案，按照公司规定进行销毁处理。六、项目成果档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目成果档案的，应填写《项目文件查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并按照以下权限审批：查阅本部门负责的项目成果档案，由部门负责人审批。查阅跨部门项目成果档案，由项目负责人或综合管理部负责人审批。查阅涉及公司重要机密或敏感信息的项目成果档案，由公司分管领导审批。2.外部单位或个人因工作需要查阅项目成果档案的，应提交正式的查阅申请函，并说明查阅目的、查阅内容等信息，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格按照批准的查阅范围和要求进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《项目文件查阅申请表》，并提交给相应的审批人。2.审批人对查阅申请进行审核，如同意查阅，在申请表上签署审批意见，并注明查阅期限。3.查阅人持审批通过的申请表到综合管理部档案库房办理查阅手续，档案管理人员按照申请表上的查阅内容提供相应的档案资料，并做好查阅记录。4.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案资料，如因特殊原因需要延长查阅期限的，应重新办理审批手续。（三）利用规定1.查阅项目成果档案时，查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。2.如需复印、扫描档案资料，应经档案管理人员同意，并按照公司规定的程序进行操作。复印、扫描后的档案资料应与原件一致，并注明用途和保存期限。3.利用项目成果档案形成的二次文献资料，如调研报告、论文等，其知识产权归公司所有。如需对外发表或使用，应按照公司相关规定进行审批。七、项目成果归档的监督与考核（一）监督机制1.综合管理部负责对项目成果归档工作进行日常监督检查，定期对项目成果归档情况进行统计和分析，及时发现和解决存在的问题。2.公司内部审计部门有权对项目成果归档工作进行审计监督，检查项目成果归档的真实性、完整性和合规性等情况。（二）考核办法1.将项目成果归档工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对项目成果归档工作完成情况较好的部门和个人进行表彰和奖励。2.对未按照本制度要求及时、完整归档项目成果资料的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、绩效扣分等。3.对于因项目成果归档