行政管理制度传媒公司

行政管理制度传媒公司总则制度目的本行政管理制度旨在规范传媒公司内部行政事务的管理，确保公司各项工作有序开展，提高工作效率，保障公司的正常运营，为实现公司的战略目标提供有力支持。适用范围本制度适用于传媒公司全体员工，包括但不限于公司总部各部门、分公司、子公司以及驻外办事处的员工。基本原则1.合法性原则：各项行政管理制度的制定应符合国家法律法规的要求，确保公司运营活动的合法性。2.规范化原则：明确各项行政事务的流程、标准和责任，实现行政工作的规范化、标准化管理。3.效率原则：优化行政工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，降低运营成本。4.服务原则：行政部门应树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务，保障公司业务的顺利进行。办公环境管理办公区域规划1.根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公地点。2.办公区域应设置必要的功能区域，如会议室、接待区、休息区等，并确保布局合理，方便员工使用。办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，并定期进行维护和更新，确保设备正常运行。2.根据工作需要，为各部门配备相应的办公文具、文件资料柜等办公用品。办公环境维护1.保持办公区域的整洁卫生，每日安排专人进行清扫，定期进行全面清洁消毒。2.员工应保持个人办公区域的整洁，物品摆放整齐有序，不得在办公区域内堆放杂物。3.爱护办公设施和公共财物，不得随意损坏或挪用，如有损坏应及时报告并照价赔偿。4.维护办公区域的安静，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人工作的行为。办公用品管理办公用品采购1.行政部门负责制定办公用品采购计划，根据各部门的需求和库存情况，定期采购办公用品。2.采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.采购的办公用品应及时入库，并进行登记和验收，确保数量、规格和质量符合要求。办公用品发放1.员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取办公用品。2.行政部门按照审批后的申请表发放办公用品，并做好发放记录，注明领用日期、物品名称、数量等信息。3.对于限量使用的办公用品，如笔记本、签字笔等，应严格控制发放数量，避免浪费。办公用品使用与节约1.员工应合理使用办公用品，避免浪费，如纸张应双面打印、复印，墨盒、硒鼓等应及时更换，以延长使用寿命。2.鼓励员工自带水杯，减少一次性纸杯的使用；提倡无纸化办公，尽量通过电子文档进行文件传递和存储。3.行政部门定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，根据实际情况调整采购计划，提高办公用品的使用效率。会议管理会议分类1.公司例会：包括周例会、月例会等，由公司管理层主持，各部门负责人参加，总结工作进展，安排下一阶段工作任务。2.部门会议：由各部门自行组织召开，传达公司会议精神，安排本部门工作，解决部门内部问题。3.专项会议：针对公司特定项目、业务或问题召开的会议，如项目策划会、业务研讨会、问题解决会等。4.临时会议：因工作需要临时召集的会议，时间和参会人员根据具体情况确定。会议组织1.会议通知：会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通过邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知。2.会议准备：会议组织者应提前做好会议场地布置、资料准备、设备调试等工作，确保会议顺利进行。3.会议记录：安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等，会议结束后及时整理会议纪要，并发送给参会人员。会议纪律1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、玩手机、打瞌睡等。3.严格遵守会议保密制度，对于会议讨论的机密事项，不得擅自泄露。会议决议执行与跟踪1.会议决议形成后，相关部门和人员应按照决议要求认真执行，并及时反馈执行情况。2.行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和督促，定期向公司管理层汇报执行进度，确保决议事项得到有效落实。档案管理档案分类1.行政档案：包括公司文件、规章制度、会议记录、工作计划与总结、合同协议等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、绩效考核记录、培训记录等。3.业务档案：公司各类业务项目的策划方案、合同文本、执行记录、客户资料等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。档案收集与整理1.各部门负责收集和整理本部门产生的档案资料，并定期移交至行政部门进行统一管理。2.行政部门对收集到的档案资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案资料的安全存放。2.建立档案管理制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行清查和盘点，确保档案资料的数量和质量准确无误。3.严格控制档案借阅权限，借阅档案需填写借阅申请表，经部门负责人和档案保管部门审批后，方可借阅，并在规定时间内归还。档案销毁1.对于已过保存期限或失去保存价值的档案资料，由档案保管部门提出销毁申请，经公司管理层审批后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，并做好销毁记录，确保档案信息的安全销毁。车辆管理车辆使用1.公司车辆主要用于公务活动，如业务拜访、客户接送、会议组织、文件传递等。2.员工因工作需要使用公司车辆，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门办理车辆使用手续。3.行政部门根据车辆使用情况，合理安排车辆调度，确保车辆使用的合理性和高效性。车辆调度1.行政部门负责制定车辆调度计划，根据各部门的用车需求和车辆状况，合理安排车辆的使用时间和行驶路线。2.在车辆调度过程中，应优先保障重要公务活动和紧急任务的用车需求，同时兼顾其他部门的工作需要。3.对于多人同时申请用车的情况，行政部门应根据工作的轻重缓急和车辆承载能力，进行合理调配。车辆维护与保养1.行政部门负责建立车辆档案，记录车辆的购置时间、行驶里程、维修保养记录等信息。2.定期对车辆进行维护保养，按照车辆使用说明书的要求，按时更换机油、机滤、空滤等部件，确保车辆性能良好。3.车辆出现故障或损坏时，驾驶员应及时报告行政部门，行政部门安排维修人员进行维修，并做好维修记录。驾驶员管理1.驾驶员应具备相应的驾驶证和从业资格证，遵守交通法规，确保行车安全。2.驾驶员应定期参加安全培训和教育，提高安全意识和驾驶技能。3.驾驶员负责车辆的日常清洁和保养，保持车辆内外整洁卫生。4.驾驶员应严格遵守公司车辆使用规定，不得将车辆擅自借给他人使用，不得利用车辆从事与公务无关的活动。安全与保密管理安全管理1.安全制度：建立健全公司安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高员工的安全意识。2.办公区域安全：加强办公区域的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保办公区域的人员和财产安全。3.消防安全：配备必要的消防器材，定期组织消防演练，确保员工熟悉消防知识和应急逃生技能，保障消防安全。4.信息安全：加强公司信息系统的安全管理，设置防火墙、加密数据等措施，防止信息泄露和网络攻击。保密管理1.保密制度：制定公司保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任，加强对公司机密信息的保护。2.保密培训：定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和保密技能。3.文件保密：对涉及公司机密的文件、资料等进行严格管理，标明密级，限制知悉范围，妥善保管。4.信息系统保密：对公司信息系统设置访问权限，加强用户认证和密码管理，防止信息泄露。5.对外交流保密：在对外交流、合作等活动中，严格遵守保密规定，不得擅自泄露公司机密信息。费用报销管理报销范围1.员工因公务发生的差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费、交通费等费用，符合公司规定的可以报销。2.报销费用应真实、合法、有效，发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。报销流程1.员工填写费用报销申请表，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票和凭证。2.将报销申请表提交给部门负责人进行审批，部门负责人根据业务情况审核费用的合理性和必要性。3.经部门负责人审批后，报销申请表提交给财务部门进行审核，财务部门审核发票的真实性、合法性以及报销金额的准确性。4.财务部门审核通过后，报销申请表提交给公司管理层进行最终审批，审批通过后予以