供应商国内管理制度

供应商国内管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司国内供应商的管理，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，维护公司与供应商的良好合作关系。2.适用范围本制度适用于公司在国内采购物资及服务过程中对供应商的选择、评估、采购合同管理、采购执行、供应商关系维护等相关活动的管理。3.基本原则公平公正原则：在供应商选择、评估和管理过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会参与竞争。质量优先原则：优先选择能够提供高质量物资和服务的供应商，以满足公司生产经营对产品质量的要求。成本效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，综合考虑采购成本，选择性价比最优的供应商。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商选择与评估1.供应商信息收集采购部门：负责通过多种渠道收集潜在供应商的信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等。信息内容：收集的信息应包括供应商的基本情况（如公司名称、地址、联系方式、经营范围等）、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。2.供应商初步筛选采购部门：根据收集到的供应商信息，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准可包括供应商的生产规模、产品质量认证、行业口碑、价格合理性等。形成初步供应商名单：将初步筛选合格的供应商列入初步供应商名单，并提交给相关部门进行进一步评估。3.供应商实地考察采购部门牵头：组织相关部门（如质量部门、技术部门、生产部门等）对初步供应商名单中的供应商进行实地考察。考察内容：考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、生产设备、人员配备、原材料供应情况、物流配送能力等。撰写考察报告：考察人员应撰写详细的考察报告，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否推荐该供应商的建议。4.供应商评估指标体系质量指标：包括产品合格率、退货率、质量稳定性等。价格指标：包括报价合理性、价格调整灵活性等。交货期指标：包括按时交货率、交货周期等。服务指标：包括售后服务响应速度、服务质量等。信誉指标：包括商业信誉、合同履行情况等。5.供应商评估流程采购部门定期评估：采购部门应定期（每年至少一次）对现有供应商进行评估，收集供应商的相关数据和信息。相关部门协同评估：组织质量部门、技术部门、生产部门等相关部门对供应商进行协同评估，按照评估指标体系对供应商进行打分。综合评估结果：采购部门根据各部门的评估意见，对供应商进行综合评估，确定供应商的等级。6.供应商等级划分优秀供应商：综合评估得分在90分及以上，产品质量、价格、交货期、服务等方面表现优秀，合作良好。良好供应商：综合评估得分在7089分之间，能够满足公司基本要求，合作较为稳定。合格供应商：综合评估得分在6069分之间，存在一些不足之处，但经过改进后仍可继续合作。不合格供应商：综合评估得分在60分以下，无法满足公司要求，应终止合作。三、采购合同管理1.采购合同签订采购部门负责：根据公司采购需求和选定的供应商，起草采购合同。合同审核：采购合同应提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方权利义务，保障公司利益。签订合同：经审核通过的采购合同，由公司授权代表与供应商签订。2.采购合同条款基本条款：包括合同双方的名称、地址、联系方式，采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等。质量条款：明确物资或服务的质量标准、验收方式、质量保证期等。价格条款：约定采购价格及价格调整方式。交货条款：规定交货时间、交货方式、运输费用承担等。付款条款：明确付款方式、付款期限等。违约责任条款：约定双方在合同履行过程中如出现违约行为应承担的责任。3.采购合同变更变更申请：在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，应由采购部门提出变更申请，并说明变更原因和内容。审核与批准：变更申请应提交给相关部门进行审核，经公司授权领导批准后方可进行变更。签订变更协议：变更后的合同条款应签订变更协议，作为原合同的补充文件。4.采购合同执行跟踪采购部门负责：对采购合同的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等情况。沟通协调：如发现问题，应及时与供应商沟通协调，督促供应商解决问题，确保合同顺利履行。异常情况处理：对于合同执行过程中出现的异常情况（如交货延迟、产品质量不合格等），应按照合同约定和公司相关规定进行处理。5.采购合同归档采购部门负责：采购合同签订后，应及时将合同原件及相关资料进行归档保存。归档内容：归档内容包括合同文本、合同变更协议、采购订单、验收报告、付款凭证等。档案管理：建立完善的档案管理制度，确保合同档案的安全、完整和可查阅。四、采购执行1.采购订单下达采购部门根据合同：向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等。订单审核：采购订单应提交给相关部门进行审核，确保订单内容准确无误。发送订单：审核通过后，将采购订单发送给供应商，并要求供应商确认。2.采购订单跟踪采购部门负责：对采购订单的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的备货情况、生产进度、运输情况等。信息反馈：定期向公司内部相关部门反馈采购订单的执行情况，如出现问题及时协调解决。3.交货验收质量部门牵头：组织相关部门（如采购部门、使用部门等）对供应商交付的物资或服务进行验收。验收标准：按照采购合同约定的质量标准和验收方式进行验收。验收结果处理：验收合格的物资或服务办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。4.付款管理财务部门负责：根据采购合同和验收报告，按照公司付款流程办理付款手续。付款审核：付款前应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。付款方式：根据合同约定选择合适的付款方式，如支票、电汇、承兑汇票等。五、供应商关系维护1.定期沟通机制采购部门定期组织：与供应商召开沟通会议，了解供应商的经营状况、产品研发进展、市场动态等信息。反馈公司需求：向供应商反馈公司对物资和服务的需求变化、质量要求、价格期望等信息，加强双方的沟通与协作。2.供应商培训与辅导根据需要组织：对供应商进行培训，包括公司采购政策、质量标准、技术要求等方面的培训，帮助供应商提高产品质量和服务水平。辅导改进：对于供应商在生产经营过程中存在的问题，提供必要的辅导和支持，协助供应商改进管理，提高绩效。3.供应商激励机制建立激励措施：设立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如订单优先、价格优惠、表彰奖励等。激励标准：根据供应商的质量表现、交货期表现、服务表现等方面制定激励标准，定期对供应商进行评价和奖励。4.供应商投诉处理设立投诉渠道：建立供应商投诉渠道，接受供应商的意见和建议，及时处理供应商的投诉。调查与处理：对供应商的投诉进行调查核实，根据调查结果采取相应的处理措施，维护供应商的合法权益。5.合作关系评估与调整定期评估：采购部门应定期对与供应商的合作关系进行评估，根据评估结果决定是否继续合作或调整合作策略。调整合作关系：对于合作不佳的供应商，应及时与供应商沟通，分析原因，提出改进要求；如供应商无法满足要求，应考虑终止合作关系。六、供应商风险管理1.风险识别采购部门负责：对供应商可能存在的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、交货风险、信誉风险等。风险因素分析：分析导致风险产生的因素，如供应商经营状况变化、原材料价格波动、自然灾害等。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法：对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。风险等级划分：可将风险分为高风险、中风险、低风险三个等级，以便采取相应的风险应对措施。3.风险应对措施高风险：对于高风险供应商，应采取严格的监控措施，如增加检验频次、缩短付款周期等；必要时，可考虑更换供应商。中风险：对于中风险供应商，加强沟通与协调，要求供应商采取改进措施，降低风险发生的可能性；同时，做好风险应对预案。低风险：对于低风险供应商，保持适当的关注，定期进行评估和沟通。4.风险监控与预警建立风险监控机制：采购部门应定期对供应商的风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。风险预警：当风险达到预警值时，及时发出预警信号，通知相关部门采取应对措施，降低风险损失。七、监督与考核1.内部监督审计部门定期审计：对采购活动进行内部审计，检查采购流程是否合规，采购合同是否有效执行，供应商管理是否规范等。监督反馈：审计部门应将审计结果及时反馈给相关部门，并提出改进建议。2.供应商考核采购部门负责考核：按照供应商评估指标体系，定期对供应商进行考核。考核结果应用：考核结果作为供应商等级调整、合作关系维护、激励措施实施等的重要依据。3.责任追究