规范外包清算管理制度

规范外包清算管理制度一、总则（一）目的为加强公司外包业务的管理，规范外包清算工作流程，确保外包项目顺利结束，保障公司与外包商双方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包项目的清算管理工作，包括但不限于软件开发外包、业务流程外包、人力资源外包等各类外包业务。（三）原则1.合法性原则：外包清算工作应严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：在清算过程中，应公平对待公司与外包商双方，确保清算结果客观、公正。3.全面性原则：涵盖外包项目从启动到结束的各个环节，对工作成果、费用结算、知识产权归属等进行全面清算。4.及时性原则：外包项目结束后，应及时开展清算工作，避免拖延导致问题复杂化。二、外包清算工作流程（一）项目结束通知1.当外包项目按照合同约定完成全部工作内容后，由项目负责人填写《外包项目结束通知单》，详细说明项目完成情况、交付成果、验收情况等。2.《外包项目结束通知单》经项目负责人所在部门主管审核签字后，提交至公司外包管理部门。（二）清算准备1.外包管理部门收到《外包项目结束通知单》后，组织相关人员成立清算小组，成员包括项目负责人、财务人员、法务人员等。2.清算小组依据合同条款、项目文档、工作记录等资料，对项目进行全面梳理，明确清算范围和重点。3.与外包商沟通，告知其项目已结束，准备进行清算工作，并要求外包商提交相关清算资料，如工作成果报告、费用明细清单、发票等。（三）工作成果验收1.清算小组按照合同要求，对外包商提交的工作成果进行验收。2.验收内容包括但不限于工作质量、数量、交付时间、功能实现等方面。可采用文档审查、测试、现场演示等方式进行验收。3.如发现工作成果存在问题，应及时向外包商提出整改意见，并要求其限期整改。整改完成后进行再次验收，直至达到合同要求。4.验收合格后，由清算小组出具《外包项目工作成果验收报告》，明确工作成果符合合同约定。（四）费用结算1.财务人员根据合同约定的计价方式和验收合格的工作成果，对外包商的费用进行核算。2.费用核算内容包括项目费用总额、已支付金额、应支付金额等。如涉及费用调整事项，应依据合同约定及相关变更记录进行处理。3.财务人员编制《外包项目费用结算清单》，详细列出各项费用明细及计算依据，并提交至外包管理部门审核。4.外包管理部门对费用结算清单进行审核，重点审核费用计算的准确性、合同执行情况等。审核无误后，报公司领导审批。5.经公司领导审批通过后，财务人员按照合同约定的支付方式和时间，向外包商支付剩余款项。同时，要求外包商提供合法有效的发票。（五）知识产权归属确认1.法务人员负责审核外包合同中关于知识产权归属的条款，并根据实际情况确定知识产权的归属。2.如合同约定工作成果的知识产权归公司所有，外包商应在清算时提交相关知识产权转让证明文件，包括但不限于软件著作权登记证书、专利证书等。3.对于涉及知识产权的工作成果，在清算完成后，应办理相关交接手续，确保公司对知识产权的合法拥有和有效管理。（六）清算报告编制1.清算工作完成后，清算小组负责编制《外包项目清算报告》。2.《外包项目清算报告》应包括项目概况、清算依据、工作成果验收情况、费用结算情况、知识产权归属情况、存在问题及处理建议等内容。3.《外包项目清算报告》经清算小组全体成员签字确认后，提交至外包管理部门审核。（七）清算报告审批1.外包管理部门对《外包项目清算报告》进行审核，重点审核报告内容的完整性、准确性、合规性等。2.审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据清算报告情况，做出最终决策。3.如清算报告存在问题，公司领导应提出修改意见，清算小组根据意见进行修改完善后，再次提交审批。（八）存档备案1.经公司领导审批通过的《外包项目清算报告》及相关清算资料，由外包管理部门负责整理归档。2.归档资料应包括《外包项目结束通知单》、《外包项目工作成果验收报告》、《外包项目费用结算清单》、《外包项目清算报告》、外包合同、相关变更记录、发票等。3.同时，将外包项目清算情况录入公司项目管理系统，以便查询和统计分析。三、外包清算过程中的沟通与协调（一）与外包商的沟通1.在清算过程中，清算小组应保持与外包商的密切沟通，及时了解其工作进展和需求。2.对于外包商提出的疑问和问题，应及时给予解答和反馈，确保沟通顺畅。3.如因工作成果验收、费用结算等问题产生分歧，应通过友好协商解决。协商不成的，可依据合同约定的争议解决方式处理。（二）部门间的协调1.外包管理部门应加强与项目负责人所在部门、财务部门、法务部门等相关部门的协调配合。2.各部门应按照职责分工，各司其职，共同推进外包清算工作顺利进行。如在工作中出现交叉或需要其他部门协助的情况，应及时沟通协调。3.建立定期沟通会议制度，由外包管理部门牵头，各相关部门参加，汇报外包清算工作进展情况，协调解决工作中存在的问题。四、外包清算中的风险控制（一）合同风险1.签订外包合同时，应明确详细的清算条款，包括工作成果验收标准、费用结算方式、知识产权归属等。2.定期对合同进行审查和评估，及时发现并解决合同中存在的潜在风险。如因业务发展或法律法规变化需要对合同进行修订的，应及时办理相关手续。（二）工作成果风险1.在验收工作成果时，严格按照合同要求进行，确保工作成果符合质量标准。2.对于关键工作成果，可要求外包商提供质量保证承诺，并在一定期限内承担质量保证责任。如发现质量问题，应及时要求外包商进行整改或承担相应责任。（三）费用风险1.财务人员在费用核算过程中，应仔细核对各项费用，确保费用计算准确无误。2.加强对外包商费用支付的管理，严格按照合同约定的支付方式和时间进行支付。如遇外包商提出不合理的费用要求，应及时进行核实和处理。（四）知识产权风险1.明确知识产权归属是外包清算中的重要环节，法务人员应严格审核合同条款，确保公司对工作成果的知识产权合法拥有。2.在清算过程中，督促外包商履行知识产权转让等相关义务，避免出现知识产权纠纷。五、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对外包清算工作进行审计监督，检查清算工作是否符合本制度及相关规定要求。2.审计部门可通过查阅清算资料、访谈相关人员、实地检查等方式进行审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，积极配合提供有关外包清算工作的资料和信息。2.根据外部监督检查意见，及时改进公司外包清算管理工作，不断提高管理水平。六、违规处理（一）对于外包商的违规处理1.如外包商在清算过程中存在提供虚假资料、拒不履行合同义务、工作成果不符合要求等违规行为，公司有权按照合同约定扣除相应款项，并要求外包商承担违约责任。2.情节严重的，公司可解除外包合同，并依法追究外包商的法律责任。同时，将外包商的违规行为记录在案，限制其今后参与公司的外包项目。（二）对于公司内部人员的违规处理1.公司内部人员在外包清算工作中如存在违反本制度、营私舞弊、滥用职权等行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、降职、撤